Ръководство за Royal Mail Candidate Mail и EL1 Banding

Royal Mail Candidate Mail е схема, която осигурява безплатно изпращане по пощата на предизборни материали за кандидати, участващи в общи или частични парламентарни избори в Обединеното кралство, както и в избори за децентрализирани парламенти, включително шотландския парламент и Сенеда. Solopress подкрепя кандидатите и агентите, като произвежда съвместими печатни материали и ги подготвя в съответствие с изискванията на Royal Mail, помагайки на кампаниите да намалят риска от забавяния, грешки и ненужна преработка.

Подкрепили сме стотици предизборни кампании с висококачествен печат, отговарящ на изискванията. В това ръководство се посочва какво се изисква на всеки етап от процеса - от ранното планиране до предаването на Кралската поща - и се обяснява как да поръчате материалите си в Solopress по начин, който съответства на тези изисквания.

Royal Mail администрира схемата Candidate Mail и следи за одобрението, документацията и доставката на произведенията на изкуството. Информацията по-долу има за цел да помогне на кандидатите и агентите да разберат как процесът работи на практика и как Solopress се вписва в него. За подробни или окончателни правила относно допустимостта и спазването на изискванията винаги трябва да следвате официалните указания на Избирателна комисия и Royal Mail.

Какво е кандидатска поща?

Candidate Mail е услуга на Royal Mail, която позволява на кандидатите, които имат право на участие в изборите, да изпратят едно безплатно съобщение до всеки избирател или до всяко домакинство в случай на неадресирана поща. Схемата е част от законоустановения безплатен изборен адрес и функционира съгласно Общите условия за кандидатските пощи на Royal Mail и съответното изборно законодателство.

Всички материали, изпратени по схемата, трябва да са свързани единствено със съответните избори, да са в съответствие с изборното законодателство и да отговарят на техническите стандарти на Royal Mail за размер, тегло, представяне и документация. Само поща, която е проверена, одобрена и представена правилно, ще бъде приета и доставена от Royal Mail.

Кой може да използва Candidate Mail

Кандидатската поща е на разположение на кандидатите, които се явяват:

• Парламентарни избори в Обединеното кралство

• Частични парламентарни избори в Обединеното кралство

• Избори за шотландски парламент

• Избори за Senedd (парламент на Уелс)

Правото на участие се определя от Royal Mail и важи само за видовете избори, изброени по-горе.

Кой не може да използва Candidate Mail

Кандидатската поща не е налична за следните видове избори:

• Избори за районни, общински, графски или унитарни съвети

• Избори за общински съвет на Лондон

• Избори в столичните общини

• Най-много пряко избрани кметски избори

• Избори за енорийски и градски съвети

Кандидатите, които участват в тези избори, трябва да планират да използват платени услуги за доставка, като адресираните или неадресираните продукти на Royal Mail, или Solopress Разпространение на листовки от врата до врата, където отпечатването и доставката могат да бъдат организирани в рамките на една източна транзакция.

Стъпка 1: Разберете правата си

Допустимите кандидати могат да имат право да изпратят едно съобщение по пощата на кандидата по време на изборния период, при спазване на условията на Royal Mail.

• Адресирана поща се изпраща на посочените избиратели или на техните пълномощници.
• Неадресираната поща се изпраща до всички пунктове за доставка в съответния район.

Елементът на пощенските разходи е безплатен само ако се спазват изцяло правилата на Royal Mail. Пълните подробности за допустимостта, ограниченията и отговорностите са изложени в официалните указания на Избирателна комисия и Royal Mail.

Стъпка 2: Подготвяне на съвместими произведения на изкуството

Произведенията на кандидатите за пощенски услуги трябва да отговарят както на правните, така и на техническите изисквания.

• Съдържанието трябва да се отнася само до съответните избори.
• Не се допуска включването на търговски реклами или несвързани материали.
• Трябва да има отпечатък, отговарящ на изискванията, в който да са посочени името и адресът на организатора, печатницата и всички други необходими страни.
• Форматът трябва да отговаря на ограниченията за размер, тегло и дебелина на Кралската поща. Обикновено това означава пратки между
  • Дължина 140 и 240 мм
  • Ширина от 90 до 164 мм
  • Под 60 г
  • Не по-дебел от 5 мм
• Материалите не трябва да съдържат неприлично, обидно или непристойно съдържание.
• Всички артикули в една и съща пощенска пратка трябва да са идентични по размер и тегло.
• Когато се изисква, думите “Съобщение за изборите” трябва да бъдат изписани ясно на лицевата страна на изделието с размер на шрифта най-малко 10 пункта.

Solopress предоставя шаблони за обичайните размери на предизборните брошури и може да ви консултира относно разположението на отпечатъка и оформлението. Файловете за печат, изготвени от Solopress, отговарят на техническите изисквания на Royal Mail, след като творбите бъдат официално одобрени.

Стъпка 3: Получаване на одобрение на творбата от Royal Mail

Royal Mail изисква всички произведения на изкуството на Candidate Mail да бъдат проверени и одобрени преди отпечатване. Това е задължително условие на схемата.

Пробите на творбите и основните данни се изпращат на екипа за проверка на творбите на Royal Mail по имейл или по пощата. След като бъдат одобрени, Royal Mail ще издаде:

• Уникален код за проверка на произведения на изкуството
• Електронен формуляр за сертификат за командироване EL1e
• Данни за контакт с ръководителя на съответния пункт за разтоварване
• Инструкции за резервиране на слот за предаване

Не трябва да пристъпвате към отпечатване, преди да получите това одобрение. Ако след отпечатването са необходими промени, разходите за препечатване остават за сметка на кандидата или кампанията.

Стъпка 4: Попълнете сертификата за командироване EL1e

Формулярът EL1e потвърждава подробностите за планираното изпращане и трябва да бъде попълнен и подаден преди предаването му на Royal Mail.

Ще трябва да предоставите:

• Кодът за проверка на произведения на изкуството
• Избирателен район или избирателна област
• Име на кандидата и партиен или независим статут
• Вид на пощенската пратка, включително дали е адресирана или неадресирана
• Точният брой на предметите, които трябва да се предадат
• Предпочитана дата на предаване

Кралската поща не приема непълни формуляри, така че те трябва да бъдат попълнени веднага след издаването им.

Стъпка 5: Поръчайте и отпечатайте със Solopress

След като получите одобрение на творбата и документацията EL1e, можете да поръчате печат от Solopress.

• Посетете сайта solopress.com и изберете подходящите предизборни листовки или брошури, които отговарят на спецификациите на Candidate Mail.
• Качете одобреното от Royal Mail произведение на изкуството по време на поръчката.
• В опцията EL1 election banding (Групиране за избори) изберете banding for election mailing only (Групиране за изборна поща), ако притежавате валиден сертификат EL1e.
• Изберете хартиен материал и покрития, подходящи за вашата кампания и бюджет.
• Уверете се, че датите на доставка осигуряват достатъчно време за предаването на Кралската поща.

При избор на лента EL1 Solopress подготвя печата в съответствие с правилата за представяне на Кралската поща, включително пакетиране в количества от 100 и опаковане на кутии под 10 кг. Всички качени произведения на изкуството се проверяват от производствения персонал на Solopress преди отпечатването.

Ако имате нужда от съдействие, нашите мениджъри за изборния печат могат да ви дадат насоки на [email protected] и [email protected].

Стъпка 6: Подготвяне на пощата за предаване от Royal Mail

Royal Mail прилага строги правила за начина на представяне на пощенските пратки на кандидатите.

• На адресираните пратки трябва да са посочени името на избирателя, пълният му адрес и пощенският код.
• Върху цялата поща на кандидатите трябва ясно да е обозначено “Съобщение за изборите”, когато това се изисква.
• Адресираните пощенски пратки трябва да бъдат подготвени с помощта на Electionsort или Streetsort, в зависимост от метода на представяне, договорен с Royal Mail.
• Неадресираната поща трябва да се пакетира в одобрени количества.
• Всички пакети и контейнери трябва да бъдат етикетирани в съответствие с инструкциите на Royal Mail.

Подробностите за подготовката се предоставят от Royal Mail като част от процеса на одобрение на творбите и трябва да се спазват точно.

Стъпка 7: Резервиране и завършване на предаването с Royal Mail

Мениджърът на точката за предаване ще уговори дата и час за предаването. Направете резервацията си веднага след като одобрението на творбите и документацията EL1e са готови, тъй като капацитетът е ограничен.

На договорената дата:

• Доставяне на подготвената поща до посочения Кралска пощенска точка за кацане.
• Уверете се, че документацията за EL1e вече е подадена.
• Royal Mail ще провери изпращането на пратката спрямо одобрените произведения на изкуството и документи.
• След като бъде приета, Royal Mail издава разписка и насрочва доставката.

Заключителни бележки 

Кандидатстващата поща е ценен начин за мащабно достигане до избирателите без заплащане на пощенски разходи, но изисква внимателно планиране, точно администриране и стриктно спазване на правилата на Кралската поща. Това ръководство има за цел да ви помогне да подготвите правилно печата и да разберете как Solopress подпомага този процес. Окончателната отговорност за допустимостта, одобрението и изпращането се носи от Royal Mail и кандидата, в съответствие с условията на схемата и изборното законодателство.

Нашият екип е тук, за да ви помогне да изберете правилните формати, да планирате производството и да спазите сроковете на кампанията с увереност. За лична помощ се свържете с 01702 460047 или имейл [email protected]