En guide til Royal Mail Candidate Mail og EL1 Banding

Royal Mail Candidate Mail er en ordning, der giver mulighed for gratis udsendelse af valgmateriale til kandidater, der stiller op til parlamentsvalg eller suppleringsvalg i Storbritannien og til valg til de decentrale parlamenter, herunder det skotske parlament og Senedd. Solopress støtter kandidater og agenter ved at producere tryksager, der overholder kravene, og forberede dem i overensstemmelse med Royal Mails krav, hvilket hjælper kampagner med at reducere risikoen for forsinkelser, fejl og unødvendigt omarbejde.

Vi har støttet hundredvis af valgkampagner med tryk i høj kvalitet, der overholder kravene. Denne vejledning beskriver, hvad der kræves på hvert trin i processen, fra den tidlige planlægning til overdragelsen til Royal Mail, og forklarer, hvordan du bestiller dine materialer hos Solopress på en måde, der er i overensstemmelse med disse krav.

Royal Mail administrerer Candidate Mail-ordningen og fører tilsyn med godkendelse af illustrationer, dokumentation og levering. Nedenstående oplysninger er beregnet til at hjælpe kandidater og agenter med at forstå, hvordan processen fungerer i praksis, og hvordan Solopress passer ind i den. For detaljerede eller endelige regler om berettigelse og overholdelse bør du altid følge den officielle vejledning fra Valgkommissionen og Royal Mail.

Hvad er kandidatmail?

Candidate Mail er en Royal Mail-tjeneste, der giver berettigede kandidater mulighed for at sende en gratis valgkommunikation til hver vælger eller hver husstand i tilfælde af adresseløs post. Ordningen er en del af den lovpligtige gratis postadresse og fungerer i henhold til Royal Mail's Candidate Mail Terms and Conditions og relevant valglovgivning.

Alt materiale, der sendes under ordningen, skal udelukkende vedrøre det pågældende valg, være i overensstemmelse med valgloven og opfylde Royal Mails tekniske standarder for størrelse, vægt, præsentation og dokumentation. Kun post, der er blevet kontrolleret, godkendt og præsenteret korrekt, vil blive accepteret og leveret af Royal Mail.

Hvem kan bruge kandidatmail

Kandidatmail er tilgængelig for kandidater, der stiller op:

• Parlamentsvalg i Storbritannien

• Supplerende valg til det britiske parlament

• Valg til det skotske parlament

• Valg til Senedd (det walisiske parlament)

Berettigelse bestemmes af Royal Mail og gælder kun for de valgtyper, der er anført ovenfor.

Hvem kan ikke bruge kandidatmail

Kandidatmail er ikke tilgængelig for følgende valgtyper:

• Valg til distrikts-, bydels-, amts- eller kommunalbestyrelse

• Valg til byråd i London

• Valg til storbykommuner

• De fleste direkte valgte borgmestervalg

• Valg til sogne- og byråd

Kandidater, der stiller op til disse valg, skal planlægge at bruge betalte leveringstjenester, såsom Royal Mails adresserede eller uadresserede produkter, eller Solopress dør-til-dør-distribution af brochurer, hvor print og levering kan ordnes i én og samme transaktion.

Trin 1: Forstå dine rettigheder

Valgbare kandidater kan have ret til at sende én Candidate Mail-kommunikation i løbet af valgperioden i henhold til Royal Mails betingelser.

• Adresseret post sendes til navngivne vælgere eller deres fuldmægtige.
• Adresseløse forsendelser sendes til alle udleveringssteder i det pågældende område.

Portoen er kun gratis, hvis Royal Mails regler følges fuldt ud. Alle detaljer om berettigelse, begrænsninger og ansvar er beskrevet i den officielle vejledning fra Valgkommissionen og Royal Mail.

Trin 2: Forbered kompatible illustrationer

Postens illustrationer skal opfylde både juridiske og tekniske krav.

• Indholdet må kun vedrøre det pågældende valg.
• Der må ikke medtages kommerciel reklame eller ikke-relateret materiale.
• Der skal være et overensstemmende aftryk, der viser navn og adresse på arrangøren, trykkeren og andre nødvendige parter.
• Formatet skal opfylde Royal Mails grænser for størrelse, vægt og tykkelse. Det betyder typisk forsendelser mellem
  • 140 og 240 mm i længden
  • 90 til 164 mm i bredden
  • Under 60 g
  • Ikke tykkere end 5 mm
• Materialet må ikke indeholde obskønt, stødende eller uanstændigt indhold.
• Alle varer i samme forsendelse skal være identiske i størrelse og vægt.
• Hvor det er påkrævet, skal ordene “Valgkommunikation” stå tydeligt på forsiden af indslaget med en skriftstørrelse på mindst 10 punkter.

Solopress leverer skabeloner til almindelige valgfolderstørrelser og kan rådgive om placering af tryk og layout. Trykfiler produceret af Solopress opfylder Royal Mails tekniske krav, når illustrationerne er blevet formelt godkendt.

Trin 3: Indhent godkendelse af illustrationer fra Royal Mail

Royal Mail kræver, at alle Candidate Mail illustrationer kontrolleres og godkendes, før de trykkes. Dette er en obligatorisk betingelse for ordningen.

Korrekturer og grundlæggende oplysninger sendes til Royal Mail Artwork Checking Team via e-mail eller post. Når det er godkendt, udsender Royal Mail det:

• En unik kode til kontrol af kunstværker
• En elektronisk EL1e-attest for udstationering
• Kontaktoplysninger for den relevante Drop Off Point Manager
• Instruktioner til at booke en overdragelsestid

Du bør ikke gå i gang med at printe, før du har modtaget denne godkendelse. Hvis der er behov for ændringer efter trykning, er det kandidaten eller kampagnen, der er ansvarlig for omkostningerne til genoptryk.

Trin 4: Udfyld EL1e-certifikatet for udstationering

EL1e-formularen bekræfter detaljerne om din planlagte forsendelse og skal udfyldes og indsendes, før den overdrages til Royal Mail.

Det skal du sørge for:

• Koden til kontrol af illustrationer
• Valgkredsen eller valgområdet
• Kandidatens navn og parti- eller uafhængighedsstatus
• Forsendelsestypen, herunder om den er adresseret eller uadresseret
• Det nøjagtige antal genstande, der skal afleveres
• En foretrukken overdragelsesdato

Royal Mail accepterer ikke ufuldstændige formularer, så den skal udfyldes, så snart den er udsendt.

Trin 5: Bestil og print med Solopress

Når artwork-godkendelsen og EL1e-dokumentationen er på plads, kan du bestille dit tryk hos Solopress.

• Besøg solopress.com og vælg passende valgbrochurer eller foldere, der opfylder specifikationerne for kandidatpost.
• Upload det Royal Mail-godkendte artwork under checkout.
• I valgmuligheden EL1 election banding skal du kun vælge banding for election mailing, hvis du har et gyldigt EL1e-certifikat.
• Vælg papir og finish, der passer til din kampagne og dit budget.
• Sørg for, at leveringsdatoerne giver tilstrækkelig tid til overdragelse til Royal Mail.

Når EL1-båndet er valgt, forbereder Solopress dit tryk i overensstemmelse med Royal Mails præsentationsregler, herunder bundtning i mængder på 100 og pakning af kasser under 10 kg. Alle uploadede illustrationer kontrolleres af Solopress' produktionspersonale inden trykning.

Hvis du har brug for hjælp, kan vores account managers for valgprint give dig vejledning på [email protected] og [email protected].

Trin 6: Gør posten klar til overdragelse til Royal Mail

Royal Mail har strenge regler for, hvordan kandidatpost skal præsenteres.

• Adresserede forsendelser skal indeholde vælgerens navn, fulde adresse og postnummer.
• Al kandidatpost skal tydeligt vise “Valgkommunikation”, hvor det er påkrævet.
• Adresseret post skal forberedes ved hjælp af Electionsort eller Streetsort, afhængigt af den præsentationsmetode, der er aftalt med Royal Mail.
• Adresseløse forsendelser skal bundtes i godkendte mængder.
• Alle pakker og containere skal mærkes i overensstemmelse med Royal Mails anvisninger.

Forberedelsesoplysningerne leveres af Royal Mail som en del af godkendelsesprocessen for illustrationer og skal følges nøje.

Trin 7: Book og gennemfør overdragelsen med Royal Mail

Drop Off Point Manager vil aftale en dato og et tidspunkt for overdragelsen. Foretag din booking, så snart illustrationerne er godkendt, og EL1e-dokumentationen er færdig, da kapaciteten er begrænset.

På den aftalte dato:

• Lever den forberedte post til den angivne Indleveringssted for Royal Mail.
• Sørg for, at EL1e-dokumentationen allerede er indsendt.
• Royal Mail kontrollerer forsendelsen i forhold til de godkendte illustrationer og papirer.
• Når den er accepteret, udsteder Royal Mail en kvittering og planlægger leveringen.

Afsluttende noter 

Kandidatpost er en værdifuld måde at nå ud til vælgere i stor skala uden at betale porto, men det kræver omhyggelig planlægning, nøjagtig administration og streng overholdelse af Royal Mail-reglerne. Denne vejledning er beregnet til at hjælpe dig med at forberede print korrekt og forstå, hvordan Solopress understøtter denne proces. Det endelige ansvar for berettigelse, godkendelse og udsendelse ligger hos Royal Mail og kandidaten i overensstemmelse med ordningens vilkår og valglovgivningen.

Vores team er her for at hjælpe dig med at vælge de rigtige formater, planlægge produktionen og overholde kampagnens deadlines med sikkerhed. For personlig assistance, kontakt 01702 460047 eller e-mail [email protected]