Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen auf einer Messe zu präsentieren, ist die Vorbereitung der Schlüssel, um das Beste aus dieser aufregenden Gelegenheit zu machen. Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal oder zum fünfzigsten Mal an einer Messe teilnehmen, die Vorbereitung auf eine Messe bietet Ihnen die beste Gelegenheit, wertvolle Kontakte zu knüpfen, sich zu präsentieren und von anderen in Ihrer Branche zu lernen.
Wir haben unsere Druckereikunden befragt, und die Antworten der erfahrenen Aussteller unter ihnen liefern einige sehr nützliche Hinweise. Außerdem haben wir selbst schon auf einer Reihe von Konferenzen und Veranstaltungen ausgestellt. Die Druckereiausstellung Wir haben viel gelernt, und wir haben auch viel Erfahrung, die wir weitergeben können. Wir haben alles zusammengetragen, was wir bei uns selbst und bei unseren Kunden gelernt haben, und daraus einen Leitfaden für die Vorbereitung einer erfolgreichen Messe erstellt.
Nehmen Sie teil, bevor Sie ausstellen!
Bevor Sie Ihren eigenen Messeauftritt planen, sollten Sie eine Messe als Teilnehmer erleben. So können Sie sich ein Bild von den Besuchern, der Umgebung und den Erwartungen der Aussteller machen. Es ist eine wertvolle Erkundungsmission, die wichtige Erkenntnisse für Ihre eigene Messestrategie liefert.
Ziele setzen
Es ist wichtig zu wissen, was Sie auf der Messe erreichen wollen. Wollen Sie Kontakte zu bestehenden Kunden knüpfen, neue Interessenten an Bord holen oder Ihre Marke einem neuen Publikum vorstellen? Die Identifizierung Ihrer Zielgruppe ist entscheidend für die Gestaltung Ihrer Botschaft, Ihres Designs und Ihres Gesamtkonzepts. Außerdem sollten Sie Tools und Strategien für die Erfassung von Daten aus Interaktionen vorbereiten, um sicherzustellen, dass jedes Gespräch potenziell zu einer Geschäftsmöglichkeit führt.
Wählen Sie eine Show, wählen Sie einen Pitch
Wählen Sie eine Messe, die zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe passt. Versuchen Sie, sich einen Platz zu sichern, der gut besucht ist. Sie sollten in der Lage sein, sich vor der Buchung Ihres Standplatzes einen Plan des Veranstaltungsortes zu besorgen. Denken Sie an die Besucherwege, die Sichtachsen und die Lage der Eingänge, Ausgänge, Erfrischungen und Toiletten, um die besten Standorte zu ermitteln.
Ein Budget festlegen
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung auf eine Messe ist die Festlegung eines Budgets. Überlegen Sie, welche Einnahmen Sie durch Verkäufe und Aufträge während der Messe und durch die Gewinnung neuer Kunden und Abonnenten erzielen könnten. Dies wird Ihnen helfen, ein Budget festzulegen, das eine lohnende Rendite für Ihre Investition bietet. Ihr Budget sollte alle Kosten abdecken, einschließlich Ausstellungsmaterial, Werbegeschenke und Personalkosten. Eine transparente Budgetplanung hilft, unerwartete Kosten zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen, stressfreien Ablauf der Veranstaltung.
Standgestaltung
Ihr Stand ist Ihr kleines Schaufenster auf der Messe, daher ist seine Gestaltung entscheidend. In unserem Design-Blog finden Sie nützliche Tipps und Ideen.
cdavies aus Coed Cadw (The Woodland Trust in Wales) hatte dies zu sagen:
Überlegen Sie genau, wie viel Platz Sie gebucht haben - versuchen Sie sich vorzustellen, wie alles in den Raum passen wird, einschließlich Personal und Besucher. Vergessen Sie nicht, einen sicheren Stauraum für Mäntel, Taschen usw. sowie für Ersatzbroschüren usw. einzuplanen.
Für Standkonzepte und Gestaltungstipps haben wir zwei praktische Blogartikel für Sie. Der eine behandelt die Gestaltung für Schemata und kleine Räumeund für den ambitionierten Aussteller, Fünf Expertentipps für maßgeschneiderte Messestände.
Bereiten Sie Ihre Materialien vor
Bringen Sie sowohl Werbematerial, das Ihre Geschichte erzählt, als auch Werbegeschenke mit, die die Teilnehmer zu schätzen wissen. Diese Geschenke locken nicht nur Menschen an Ihren Stand, sondern dienen auch als Erinnerung an Ihre Marke, wenn die Messe vorbei ist.
Basics wie Visitenkarten und eine Flugblatt oder Broschüre die Ihr aktuelles Angebot erklären, sind "Must-haves".
Baumwolltaschen eignen sich hervorragend für Geschenktüten und Markenartikel Stifte oder Notizbücher werden mit Sicherheit viel genutzt werden. Darüber hinaus sind Markenartikel Süßigkeiten oder gedruckt Werbemittel können zu individuellen Geschenken werden, mit denen sie sich an Sie erinnern werden.
Soziale Medien
Wenn Sie sich auf eine Messe vorbereiten, sollten Sie Ihre Teilnahme rechtzeitig ankündigen. Verwenden Sie relevante Hashtags, die von Ausstellern und Veranstaltern verwendet werden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
Besucher einbinden
Ziehen Sie in Erwägung, ein Spiel oder einen Wettbewerb an Ihrem Stand zu veranstalten. Dies wird nicht nur die Besucher ansprechen, sondern kann auch ein wertvolles Instrument zum Sammeln von Kontaktinformationen und anderen Daten sein.
Wählen Sie Ihr Team und informieren Sie es
Wählen Sie ein Team, das enthusiastisch, sachkundig und sympathisch ist. Informieren Sie sie über die Ziele, Erwartungen und den Zeitplan für die Messe.
Proben Sie
Üben Sie für eine Messe, indem Sie Ihre Displays aufbauen und Ihre Interaktionen vor der Veranstaltung durchspielen. Dies kann Ihnen helfen, potenzielle Probleme zu erkennen und Ihren tatsächlichen Aufbau zu optimieren.
Tails & Trails Tierärztliche Physiotherapie hat sich gemeldet, um dies mitzuteilen:
Machen Sie einen Probelauf für den Aufbau im Freien, damit Sie bei Ihrer Ankunft keine Zeit mit dem Umräumen verschwenden.
Es lohnt sich nicht nur, den Aufbau zu proben, sondern auch einige Rollenspiele mit Ihrem Team durchzuführen, damit es sich bei der Präsentation vor Besuchern wohl fühlt. Beachten Sie diesen Ratschlag von S2 Design und Werbung:
Üben Sie das Verkaufen. Sie müssen in der Lage sein, Dinge schnell und einfach zu vermitteln - ein Elevator Pitch, der nicht zu einstudiert oder roboterhaft klingt.
Vorführungen
Wenn Ihr Produkt greifbar ist, sollten die Demonstrationen einfach sein. Wenn Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung jedoch eher abstrakt ist, wie Software oder große Maschinen, müssen Sie kreativ darüber nachdenken, wie Sie die Vorteile am besten demonstrieren können.
Recherche und Kontaktaufnahme
Informieren Sie sich über die Teilnehmer und andere Aussteller. Ziehen Sie in Erwägung, im Vorfeld Kontakt aufzunehmen und sogar Termine mit wichtigen Ansprechpartnern während der Veranstaltung zu vereinbaren.
Logistik
Überlegen Sie sich Ihre Reisevorbereitungen, Parkplätze und Unterkünfte rechtzeitig, um Stress in letzter Minute zu vermeiden.
Kümmern Sie sich um Ihr Team
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team hydriert, ernährt und motiviert ist. Ihr Wohlergehen hat direkten Einfluss auf ihre Effektivität, also sorgen Sie dafür, dass sie gut versorgt sind.
Besondere Anforderungen für die Einrichtung
Bevor die Messe ihre Pforten öffnet und der Glanz und Trubel der Veranstaltung losgeht, ist der Aufbau oft eine ganz andere Geschichte. Je nach Veranstaltungsort und Art Ihrer Ausstellung müssen während der Auf- und Abbauphase bestimmte Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.
Wenn Sie sich vor Ort einrichten, bevor die Öffentlichkeit zugelassen wird, arbeiten Sie möglicherweise in einer baustellenähnlichen Umgebung. Große Installationen, schweres Gerät und eine rege Betriebsamkeit können Gefahren mit sich bringen. Um diese zu minimieren, verlangen viele Veranstaltungsorte das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (PSA), insbesondere während der Auf- und Abbauzeiten.
Hier sind einige gängige Artikel, die Sie benötigen könnten:
Gut sichtbare Kleidung
Eine Warnweste oder -jacke kann dazu beitragen, dass Sie in der Hektik des Aufbaus gesehen werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in der Nähe von schweren Maschinen oder fahrenden Fahrzeugen arbeiten.
Schutzhelm
Wenn die Gefahr von herabfallenden Gegenständen besteht oder Sie in einem Bereich mit Überkopfbelastung arbeiten, kann ein Schutzhelm erforderlich sein. Erkundigen Sie sich beim Veranstaltungsort oder -veranstalter über diese Anforderung.
Stahlkappenstiefel
Beim Einrichten können Sie mit schweren Gegenständen hantieren. Stahlkappenstiefel können Ihre Füße vor möglichen Unfällen schützen und gehören in potenziell gefährlichen Umgebungen zur Standard-Sicherheitsausrüstung.
Handschuhe
Wenn Sie bei der Einrichtung mit schweren oder potenziell scharfen Gegenständen hantieren, können Schutzhandschuhe Ihre Hände vor Schnitten, Splittern und Abschürfungen schützen.
Gehörschutz
In einigen Fällen kann der Einrichtungsprozess mit lauten Maschinen oder Werkzeugen verbunden sein. In solchen Fällen kann ein Gehörschutz wie Ohrenschützer oder Ohrstöpsel erforderlich sein.
Schutzbrille
Bei der Arbeit mit Werkzeugen oder Materialien, die umherfliegende Teile verursachen können, kann eine Schutzbrille Ihre Augen schützen.
In jedem Fall ist es von entscheidender Bedeutung, alle besonderen Anforderungen rechtzeitig vor der Veranstaltung mit dem Organisator abzustimmen. Er kann Ihnen eine Liste der erforderlichen Sicherheitsausrüstung und anderer standortspezifischer Anforderungen zur Verfügung stellen. Übersehen Sie diese Vorgaben nicht - sie sind nicht nur für Ihre Sicherheit notwendig, sondern können bei Nichteinhaltung auch zu Verzögerungen oder Geldstrafen führen.
Denken Sie daran, dass jede Messe einzigartig ist. Die besonderen Anforderungen für eine Messe gelten möglicherweise nicht für die nächste. Recherchieren Sie immer und bereiten Sie sich entsprechend vor, um eine reibungslose, sichere und erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten.
Die letzte Vorbereitung
Und schließlich finden Sie hier eine Checkliste, um Ihre Vorbereitungen auf Kurs zu halten:
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Ziele für die Veranstaltung
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Zielpublikum
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Haushalt
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Standgestaltung
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Werbematerialien
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Plan für soziale Medien
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Strategie des Engagements
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Teamauswahl und Briefing
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Probe
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Vorführungen
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Forschung und Öffentlichkeitsarbeit
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Logistik
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Informieren Sie sich über besondere Anforderungen, z. B. PSA.
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Team-Wohlfahrt
Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und einer klaren Vision ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie eine erfolgreiche Messe erleben. Denken Sie daran, dass jede Veranstaltung eine Gelegenheit zum Lernen ist. Tauchen Sie also in die Erfahrung ein, saugen Sie so viel Wissen wie möglich auf, und vor allem: Genießen Sie die Reise! Während Sie sich auf eine Messe vorbereiten, sollten Sie sich eindecken mit Messe- und Konferenzdruck von Solopress.
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