La Fundación contra la Endometriosis en el Fertility Show

La Fundación contra la Endometriosis asistió recientemente a su primera exposición, el Fertility Show, en el Olympia de Londres.  

Tras apoyarles con exposición imprimir y consejo nos pusimos en contacto con Carla Cressy, fundadora de The Endometriosis Foundation, para saber cómo les fue y qué aprendieron de la experiencia.

La acumulación 

Era la primera vez que Carla exponía en este tipo de eventos, así que compartimos con ella algunas ideas que habíamos aprendido de nuestras propias experiencias. También pudimos transmitirle los conocimientos que hemos adquirido hablando con clientes que son expositores experimentados. 

Estas ideas permitieron a Carla reflexionar sobre temas y preguntas importantes antes del acto y evitar sorpresas ese mismo día. 

Las cuestiones clave que debatimos en los preparativos del Fertility Show fueron las siguientes: 

• ¿Cuál es la mejor manera de destacar? 
• ¿De cuánto espacio disponemos y cómo podemos aprovecharlo mejor? 
• ¿Cuál es la mejor manera de adaptar la información al acontecimiento? 
• ¿Cuál es la mejor manera de difundir nuestro mensaje? 

Al estar constantemente ocupada con otros eventos antes de la feria, Carla tuvo muchas oportunidades de practicar el montaje de su stand antes del gran día. 

dijo Carla: "Hicimos dos ensayos para montar el stand antes de ir, así que nos sentimos preparados.  

"Hicimos un par de pruebas para practicar, como cuando visitamos al equipo femenino del West Ham. Gracias a ello, el día del partido no tuvimos ningún problema ni estrés a la hora de prepararnos". 

La exposición 

El Fertility Show llegó en un abrir y cerrar de ojos para Carla y su equipo. 

Como expertos en endometriosis, acudieron con una gran experiencia en su campo. Sin embargo, como expositores primerizos, ni Carla ni su equipo sabían qué esperar de la feria.  

dijo Carla: "Mis expectativas sobre la exposición antes de que tuviera lugar eran que iba a ser un día tranquilo en el que hablaríamos con algunas personas sobre nosotros mismos". 

En realidad, la exposición resultó ser un acontecimiento bullicioso, con multitud de visitantes ansiosos por conocer el trabajo de la Fundación.  

Una mano amiga 

Para ayudar a hacer frente a la enorme audiencia que asistía a The Fertility Show, Carla trajo consigo un equipo de apoyo. Con la ayuda de cuatro voluntarios a lo largo de los dos días, la Endometriosis Foundation estaba preparada para montar su primera exposición. 

dice Carla: "Nuestra parcela era un espacio abierto que llenamos fácilmente. La posición y el montaje de nuestro stand daban una sensación acogedora que esperábamos animara al mayor número posible de personas a venir a hablar con nosotros". 

Afortunadamente, la preparación dio sus frutos. Carla explicó que llegaron con 30 minutos de margen antes de que entrara el público. Gracias a sus minuciosos ensayos, sólo tardaron 15 minutos en prepararse. 

 

¡Adelante con el espectáculo!

Resultó que la Fundación contra la Endometriosis era la única organización benéfica presente en la feria. 

Carla añadió: "Todos los demás eran clínicas, así que mucha gente acudía a nosotros porque éramos una voz diferente en la sala. Al ser la única organización benéfica, la gente acudía a nosotros en busca de un respiro". 

En previsión de la feria, Carla y su equipo tenían dudas sobre la popularidad de su stand. 

Sin embargo, en el transcurso de los dos días, quedaron sorprendidos por el apoyo y la popularidad que recibió su stand. 

dijo Carla: "Ninguno de nosotros esperaba que tanta gente interactuara con nuestro stand como lo hizo.  

"Especialmente no esperábamos que acudieran a nosotros tantas personas que, o bien padecían ellas mismas endometriosis, o bien conocían a un amigo o familiar que había padecido la enfermedad". 

De hecho, su stand fue tan popular que no daban abasto. Su stock de bolsas y folletos gratuitos se agotó tan rápidamente que tuvieron que crear los suyos propios. 

dijo Carla: "Repartimos todas nuestras bolsas de regalos antes de que acabara el espectáculo. Pensamos que sobrarían muchas cosas".  

"Al principio pensábamos repartir 100 al día como mucho, pero acabamos repartiendo más de 200 cada día. Acabamos confeccionando nuestras propias bolsas de regalos porque seguían teniendo mucha demanda". 

Destacar

Pero, ¿qué hizo que su stand fuera tan popular y que destacaran en un Olympia londinense abarrotado? 

Carla destacó la importancia de los regalos impresos: "A todo el mundo le gustan los regalos". 

Y añadió: "Casi todos los demás stands eran blancos y azules. Nuestro stand estaba lleno de impresiones amarillas y rosas, rodeadas por nuestro Wide Banner y los Roller Banners que lo acompañaban. 

"¡Nuestro stand era imperdible!" 

Además de participar en su primera exposición, Carla fue embajadora del Fertility Show.  

Esto significó un día de multitarea entre papeles. Entre su stand y los debates de actualidad en el escenario principal, tuvo un día de lo más ajetreado. 

Carla añadió: "Como embajadora del certamen, tuve que correr hasta el otro extremo del London Olympia para que me pusieran el micrófono en las charlas. Fue un poco ajetreado porque el escenario estaba al otro lado de nuestro stand". 

Conclusiones para la próxima vez 

Los primeros programas no salen mucho mejor que Los cimientos de la endometriosis. Sin embargo, siempre hay lecciones que aprender para tenerlas en cuenta la próxima vez. 

Al fin y al cabo, ¡nada cambia si nada cambia! Estas son algunas de las ideas que Carla tendrá en cuenta para futuros eventos: 

¡Prepárate para la generosidad de la gente! 

La próxima vez, Carla quiere incluir una forma fácil para que los asistentes puedan hacer donaciones a The Endometriosis Foundation. Al ser la única organización benéfica en la exposición, mucha gente quiso dar su dinero, sin embargo, esto no era algo que Carla había previsto. 

Y añadió: "Necesitábamos una forma de recaudar dinero de la gente mientras estábamos allí. Mucha gente se nos acercaba y quería donar, pero solo podíamos enviarles a nuestra página web.  

"Necesitábamos una forma fácil de que la gente donara. O un lector de tarjetas o un código QR escaneable".

Elige un papel y quédate con él

Una de las principales cosas que Carla cambiaría es su multitarea entre atender su stand y ser embajadora de la feria. 

Y añadió: "Fue una multitarea frenética, ya que nuestra tribuna y el escenario no podían estar más lejos el uno del otro. La próxima vez creo que tendría que elegir entre los papeles y hacer sólo uno de ellos".

Asegúrese de que el material promocional sea abundante y completo

Después de haber repartido todas sus Bolsas antes de que terminara el espectáculo, Carla quiere llevarse más Bolsas, así como otros productos, la próxima vez. 

Aunque sus folletos estaban llenos de temas e información esenciales, ella quiere abarcar temas más amplios para su público. 

Carla añadió: "Estábamos preparados para hablar de fertilidad, pero no tanto de otros temas. 

"La próxima vez quiero ofrecer más información y temas variados en nuestros folletos, que abarcan temas más amplios, como la nutrición y el tratamiento del dolor". 

El espectáculo debe continuar. 

Lo que Carla aprendió de su primera experiencia como expositora es que, si quieres exponer por primera vez, es mejor llevar demasiado que quedarte sin nada. 

Es mejor tener demasiada mercancía que no tener suficiente. 

Un buen punto de partida para hacerse una idea del tipo de certamen en el que podría exponer, para hacerse una idea de su público y su tamaño, sería ponerse en contacto con los organizadores del salón para que le aclaren cualquier duda que pueda tener. 

Si necesita algún material impreso para llevarse, estaremos aquí para ayudarle en todo momento. 

Al fin y al cabo, como dice Carla, ¿a quién no le gustan los regalos?