{"id":74646,"date":"2023-11-20T12:45:36","date_gmt":"2023-11-20T12:45:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.solopress.com\/blog\/?p=74646"},"modified":"2023-11-20T13:18:23","modified_gmt":"2023-11-20T13:18:23","slug":"exponga-como-un-experto-en-el-centro-de-exposiciones-de-liverpool","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.solopress.com\/blog\/es\/exhibitions-trade-shows\/exhibit-like-an-expert-venue-insights-from-exhibition-centre-liverpool\/","title":{"rendered":"Exponga como un experto: Ideas del recinto ferial de Liverpool"},"content":{"rendered":"
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Las ferias y eventos son empresas complejas y polifac\u00e9ticas en las que la elecci\u00f3n del lugar de celebraci\u00f3n puede marcar la diferencia. Para conocer el punto de vista de los organizadores, hemos hablado con Brian Charity, uno de los responsables de eventos de Centro de exposiciones de Liverpool<\/a>un renombrado complejo de recintos feriales del Reino Unido.<\/span><\/p>\n

Exhibition Centre Liverpool es un complejo con espacios de exposici\u00f3n que alberga eventos como The Manufacturer Live, <\/span>Comic Con Liverpool<\/span><\/a>The Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Cuando habl\u00e9 con Brian acababa de trabajar en un espect\u00e1culo llamado Liverpool Cat Extravaganza. Cuando le pregunt\u00e9 si se permit\u00eda la asistencia de gatos, me dijo \"s\u00ed, \u00a1por supuesto! Incluso hubo un Paseo de Gatos\".\u00a0<\/span><\/p>\n

Una cosa que queda clara al hablar con Brian es que el lugar de celebraci\u00f3n est\u00e1 tan implicado en el \u00e9xito de un evento como el organizador y los expositores. Nos dio muchos consejos e informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo conseguir un certamen seguro, eficiente y, en definitiva, exitoso.<\/span><\/p>\n

Marketing colaborativo<\/b><\/h2>\n

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La comercializaci\u00f3n de un evento es vital, y el lugar de celebraci\u00f3n puede contribuir a ello. Los recintos suelen ofrecer paquetes de marketing a los organizadores como parte del contrato de alquiler. Suelen incluir espacio para expositores, folletos, presencia en Internet, env\u00edos por correo y fotos electr\u00f3nicas que los organizadores pueden utilizar para promocionar su evento.<\/span><\/p>\n

\"Algunos clientes quieren una campa\u00f1a de marketing espec\u00edfica. Otros se conforman con hacerlo ellos mismos\", dice Brian. \"Si vas a organizar un evento con entrada y ya has elegido tu espacio, quiz\u00e1 te interese invertir en alg\u00fan tipo de paquete, con el que conseguir\u00edas un mailing, correos electr\u00f3nicos, presencia en nuestra web y algo de actividad en las redes sociales\".<\/span>
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\n<\/span>Yendo m\u00e1s all\u00e1, Brian y sus colegas del Exhibition Centre Liverpool intentar\u00e1n adaptar el marketing al p\u00fablico. \"Nuestro equipo trabajar\u00e1 muy duro para crear campa\u00f1as de marketing m\u00e1s personalizadas y dirigidas a personas que realmente est\u00e9n interesadas en ese tipo de evento\".<\/span><\/p>\n

Planificar un dise\u00f1o<\/b><\/h2>\n

La planificaci\u00f3n de la disposici\u00f3n es otro aspecto cr\u00edtico en el que el recinto aporta valor a\u00f1adido. Se tendr\u00e1 en cuenta el tama\u00f1o de los stands, la proporci\u00f3n de stands prefabricados y stands a medida, as\u00ed como los datos especializados que el recinto haya recopilado sobre el tiempo de permanencia y la afluencia de p\u00fablico para los distintos tipos de eventos que se celebren en su espacio. Tambi\u00e9n sabr\u00e1n c\u00f3mo crear un flujo de tr\u00e1fico manejable en torno al evento, garantizando que las rutas, las salas de descanso y las salidas de emergencia sean accesibles para todos.<\/span><\/p>\n

Brian explic\u00f3 c\u00f3mo su tecnolog\u00eda y experiencia son capaces de crear trazados precisos y personalizados: \"Disponemos de t\u00e9cnicos de CAD capaces de dise\u00f1ar cualquier disposici\u00f3n con una precisi\u00f3n de un mil\u00edmetro del edificio y de un mil\u00edmetro de los requisitos\". Esto significa que el equipo del recinto es capaz de dise\u00f1ar una disposici\u00f3n a medida para eventos que no s\u00f3lo aproveche al m\u00e1ximo el espacio, sino que se adapte a las necesidades espec\u00edficas del propio evento.<\/span><\/p>\n

En todas las \u00e1reas de planificaci\u00f3n y ejecuci\u00f3n, est\u00e1 claro que la seguridad siempre encabeza la lista de prioridades de Brian. La planificaci\u00f3n del trazado no es una excepci\u00f3n: \"El principal requisito es garantizar la seguridad del acto. A trav\u00e9s de las conversaciones con el cliente, empezamos a conocer el n\u00famero de delegados, el movimiento de los delegados, el tiempo de permanencia y cosas por el estilo. Esto nos permitir\u00e1 adaptar nuestros planes para ferias de consumo, cosas como una convenci\u00f3n de c\u00f3mics, donde hay mucha gente, o incluso el trabajo de las conferencias de los partidos\". Est\u00e1 claro que los mejores resultados se obtienen cuando se a\u00fanan los conocimientos del organizador y la experiencia del recinto para resolver con antelaci\u00f3n cualquier problema de disposici\u00f3n.<\/span><\/p>\n

El manual del expositor<\/b><\/h2>\n

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El Manual del Expositor es una herramienta fundamental para cualquier expositor que se aventure a participar en un certamen. Brian arroja luz sobre su importancia, describi\u00e9ndolo como \"esencialmente una Biblia para todos los expositores\". Este documento, meticulosamente recopilado y repleto de informaci\u00f3n por el recinto ferial, sirve de gu\u00eda principal a los expositores que reservan un stand en un certamen.<\/span><\/p>\n

Brian destaca la exhaustividad del Manual del Expositor: \"Si lees el manual del expositor, lo encontrar\u00e1s todo: el aparcamiento, la vigilancia, los horarios... Todo lo que necesitas est\u00e1 en ese manual\". Se trata de una hoja de ruta detallada que aclara todos los aspectos del proceso de exposici\u00f3n, desde la preparaci\u00f3n hasta la descarga.<\/span><\/p>\n

El enfoque colaborativo del recinto a la hora de crear este manual es evidente. Como explica Brian: \"Compartimos esa informaci\u00f3n de las conversaciones iniciales con nuestros clientes que nos ayudan a crear, o ayudan al cliente a crear, ese manual del expositor\". Esto garantiza que el manual no s\u00f3lo sea informativo, sino que tambi\u00e9n se adapte a las necesidades espec\u00edficas de cada evento.<\/span><\/p>\n

Aprovechar al m\u00e1ximo el manual<\/strong><\/h2>\n

Adem\u00e1s, los manuales del expositor para los eventos del Exhibition Centre Liverpool sirven de gu\u00eda para su sistema de pedidos en l\u00ednea, donde los expositores pueden encontrar todo tipo de art\u00edculos \u00fatiles para mejorar y facilitar su presencia en el evento. Esto significa que el manual ofrece un \u00fanico punto de referencia en el que los expositores pueden informarse sobre el equipo y las instalaciones adicionales que pueden necesitar, adem\u00e1s de saber exactamente c\u00f3mo y d\u00f3nde pueden conseguirlos.<\/span><\/p>\n

Brian se\u00f1ala la importancia crucial de leer y comprender este manual antes de llegar al certamen. En caso de duda, los expositores disponen de una l\u00ednea directa de asistencia. \"Si tienen alguna pregunta, tienen un punto de contacto: el director del evento, el director de producci\u00f3n, el director de catering... En el recinto hay un punto de contacto que es un experto\", asegura Brian. Este nivel de apoyo y orientaci\u00f3n subraya el compromiso del recinto de garantizar a todos los expositores una experiencia satisfactoria y sin contratiempos.<\/span><\/p>\n

Peticiones especiales<\/b><\/h2>\n

Aunque se adhieren a estrictos procesos y normas de salud y seguridad, los recintos como el Exhibition Centre Liverpool no son r\u00edgidos guardianes. Por el contrario, se esfuerzan por satisfacer peticiones \u00fanicas y extraordinarias para garantizar que los eventos sean divertidos e impresionantes. Aunque puede que no sea una actitud incondicional de \"s\u00ed se puede\", es sin duda una actitud de \"s\u00ed se puede si la evaluaci\u00f3n del riesgo es correcta\". Brian comparti\u00f3 con nosotros sus ideas sobre este delicado equilibrio.<\/span><\/p>\n

Posibilidades sorprendentes<\/b><\/h2>\n

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Brian anima a los organizadores a comunicar sus necesidades particulares: \"Se sorprender\u00e1n de lo que se puede conseguir\". Cita ejemplos como la celebraci\u00f3n de barbacoas, demostraciones m\u00e9dicas, animales y roc\u00f3dromos, lo que demuestra la versatilidad del recinto para gestionar una gran variedad de eventos.<\/span><\/p>\n

Brian recuerda casos concretos en los que los expositores emprendieron actividades que no hab\u00edan sido aprobadas previamente: \"Hubo alguien que estaba tatuando a gente en el recinto, algo de lo que no \u00e9ramos conscientes en un principio\". Del mismo modo, un incidente con un dron no autorizado pone de manifiesto la importancia de la notificaci\u00f3n previa: \"Nos pasamos diez minutos persiguiendo al dron... Si hubiera obtenido las licencias correctas, podr\u00edamos haber trabajado con \u00e9l para conseguir sus tomas con el dron\". Estas an\u00e9cdotas subrayan la disposici\u00f3n del recinto a facilitar actividades diversas, siempre que cumplan los requisitos legales y de seguridad.<\/span><\/p>\n

La regla de oro: avisar con antelaci\u00f3n<\/b><\/h2>\n

La clave para satisfacer peticiones especiales est\u00e1 en la planificaci\u00f3n previa. Brian subraya: \"Lo peor que se puede hacer es presentarse el d\u00eda y esperar salirse con la suya\". Avisar con suficiente antelaci\u00f3n permite al lugar de celebraci\u00f3n prepararse y asegurarse de que se dispone de todas las evaluaciones de riesgos y protocolos de salud y seguridad necesarios.<\/span><\/p>\n

Las evaluaciones de riesgos son primordiales. Brian explica: \"Siempre que lo hagamos, \u00a1seremos felices!\". Este proceso es crucial tanto para la seguridad de los asistentes como para la buena ejecuci\u00f3n del evento. Por eso, recintos como el Exhibition Centre Liverpool insisten en una preparaci\u00f3n y una comunicaci\u00f3n minuciosas.<\/span><\/p>\n

El papel de una buena comunicaci\u00f3n<\/b><\/h2>\n

La comunicaci\u00f3n eficaz entre los clientes y el local es esencial. \"Los buenos clientes nos dan informaci\u00f3n\", afirma Brian, destacando la diferencia que puede marcar una comunicaci\u00f3n proactiva. Se trata de crear una asociaci\u00f3n en la que la informaci\u00f3n se intercambie libremente, se cumplan los protocolos de seguridad y el evento se desarrolle sin problemas\".<\/span><\/p>\n

Dar cabida a peticiones especiales es un esfuerzo de colaboraci\u00f3n que requiere una planificaci\u00f3n detallada, una comunicaci\u00f3n abierta y una atenci\u00f3n especial a la seguridad. Con estos elementos, recintos como el Exhibition Centre Liverpool pueden hacer realidad incluso las ideas m\u00e1s extraordinarias, garantizando eventos memorables y exitosos.<\/span><\/p>\n

Seguridad y protecci\u00f3n: la m\u00e1xima prioridad<\/b><\/h2>\n

Como se ha mencionado en todo momento, y en referencia a todos los aspectos de la planificaci\u00f3n y ejecuci\u00f3n de un evento, la salud, la seguridad y la protecci\u00f3n son la m\u00e1xima prioridad del lugar de celebraci\u00f3n en todo momento. Brian hace hincapi\u00e9 en este punto de forma inequ\u00edvoca.<\/span><\/p>\n

\"La salud y la seguridad son prioritarias\", afirma Brian, dejando claro que este aspecto no es negociable. El compromiso del local con la seguridad queda patente en la exhaustiva formaci\u00f3n de su equipo de gesti\u00f3n de eventos y en su adhesi\u00f3n a las gu\u00edas y protocolos establecidos. Brian se\u00f1ala: \"Trabajamos con la eGuide para asegurarnos de que cumplimos las normas m\u00e1s estrictas y actualizadas de nuestro sector\", refiri\u00e9ndose a <\/span>directrices publicadas por la AEV<\/span><\/a> (Asociaci\u00f3n de Locales de Eventos).<\/span><\/p>\n

El Exhibition Centre Liverpool no act\u00faa de forma aislada en materia de seguridad. Brian menciona su colaboraci\u00f3n con otros recintos, especialmente a trav\u00e9s de la NAA (National Arenas Association), lo que pone de relieve la existencia de una comunidad de conocimientos compartidos. \"Mantenemos buenas relaciones con otros recintos y compartimos conocimientos y experiencias\", afirma, lo que demuestra la importancia del conocimiento colectivo para gestionar la seguridad con eficacia.<\/span><\/p>\n

Medidas de seguridad: atenci\u00f3n al detalle<\/b><\/h2>\n

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En materia de seguridad, Brian subraya la importancia de la minuciosidad: \"Saber qu\u00e9 veh\u00edculos llegan, cu\u00e1ndo se supone que deben llegar y qui\u00e9nes son\". Una atenci\u00f3n tan meticulosa a los detalles garantiza un marco de seguridad s\u00f3lido, que protege contra cualquier posible infracci\u00f3n. Al fin y al cabo, como dice Brian, \"la seguridad es tan fuerte como su eslab\u00f3n m\u00e1s d\u00e9bil\".<\/span><\/p>\n

Tambi\u00e9n destaca el papel de los clientes en el proceso de seguridad. \"Los buenos clientes nos dan informaci\u00f3n\", dice, \"<\/span>Creo que es m\u00e1s dif\u00edcil de entender para los nuevos clientes que no han organizado eventos con nosotros antes. Parece que pedimos muchas cosas, pero en realidad toda esa informaci\u00f3n se difunde a distintos equipos por distintas razones, y todo es muy necesario.\"<\/span><\/p>\n

Acoger el acontecimiento<\/b><\/h2>\n

Una vez finalizada la planificaci\u00f3n y puesto en marcha el evento, Brian Charity insiste en la importancia de disfrutar del momento. \"El comienzo debe ser el momento en que todo el trabajo se vea recompensado\", aconseja, sugiriendo que la apertura de puertas debe ser la parte m\u00e1s estimulante del evento. Su experiencia en el mundo del espect\u00e1culo y el teatro refuerza este punto de vista: el verdadero espect\u00e1culo comienza cuando se abren las puertas, los expositores est\u00e1n listos y llega el p\u00fablico. Es el momento de que los organizadores vean c\u00f3mo su duro trabajo da fruto y disfruten de la experiencia.<\/span><\/p>\n

Creatividad y sorpresas en la feria<\/b><\/h2>\n

Brian tambi\u00e9n habla de la creatividad y diversidad que ve en los stands de las ferias. Desde sencillos expositores de sobremesa hasta elaborados montajes que parecen cafeter\u00edas o estudios de televisi\u00f3n en directo, cada evento aporta algo nuevo y sorprendente. \"Hay tantos stands. En definitiva, es creativo\", comenta Brian, destacando las infinitas posibilidades del dise\u00f1o de exposiciones. Recuerda eventos especialmente memorables, como las exposiciones de bodas, en las que la alegr\u00eda y la emoci\u00f3n de los asistentes a\u00f1aden un toque especial a la ocasi\u00f3n.<\/span><\/p>\n

Una salida responsable<\/b><\/h2>\n

A medida que los eventos se acercan a su fin, el proceso de retirada es crucial. Brian explica la importancia de una estrategia de salida bien planificada para los expositores. \"En cuanto se abren las puertas, el espacio se convierte en una obra en construcci\u00f3n. Es muy importante que la gente colabore\".<\/span>
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\n<\/span>\"Dependiendo de las necesidades del cliente, podemos proceder a un desalojo completo o a un desalojo suave\", explica. El desmontaje completo implica cascos, chalecos de alta visibilidad y asistencia mec\u00e1nica, como carretillas elevadoras, mientras que el desmontaje suave es m\u00e1s sencillo y permite a los expositores desalojar manualmente sus stands.<\/span><\/p>\n

El cansancio y las ganas de volver a casa llevan a menudo a los expositores a apresurar su salida. Brian ha visto incluso c\u00f3mo algunos expositores se marchaban sin m\u00e1s al final del evento, abandonando stands enteros y todo su material de exposici\u00f3n y promoci\u00f3n. No obstante, es importante que los organizadores se aseguren de que todo el mundo limpie, ya que el exceso de basura por encima del nivel acordado con antelaci\u00f3n supondr\u00e1 un coste adicional para el organizador.\u00a0<\/span><\/p>\n

\"Hay un volumen de basura que se incluye en todos los contratos\", dice Brian, \"pero los clientes siempre deben hacer lo posible por animar a la gente a que se lleve los residuos o los recicle\". Su consejo a los expositores es pr\u00e1ctico y directo: \"Todo el mundo debe tomarse su tiempo. No todos tenemos que correr hacia la misma puerta al mismo tiempo\".\u00a0<\/span><\/p>\n

Apagar, reiniciar<\/b><\/h2>\n

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El Centro de Exposiciones de Liverpool hace gala de una notable eficiencia en la organizaci\u00f3n de eventos, a menudo en apenas cuatro o seis horas. \"Nuestro objetivo suele ser que transcurran entre cuatro y seis horas entre un evento y otro\", revela Brian Charity, que explica el r\u00e1pido ritmo operativo del recinto. Este r\u00e1pido ritmo es crucial para organizar eventos consecutivos, como un espect\u00e1culo que termina de madrugada y otro que comienza al amanecer.<\/span><\/p>\n

La capacidad de la sede para facilitar estas r\u00e1pidas transiciones depende de la experiencia y la coordinaci\u00f3n de su equipo. Brian subraya su competencia: \"Nuestro equipo, los limpiadores, el mayordomo, todos est\u00e1n tan acostumbrados a lo que hacen que es algo natural\". Esta m\u00e1quina bien engrasada se encarga de que el recinto est\u00e9 limpio, preparado y listo para el siguiente evento.<\/span><\/p>\n

Consejos para expositores<\/b><\/h2>\n

Tras hablar con Brian, est\u00e1 claro que ciertos comportamientos clave pueden contribuir en gran medida a garantizar el \u00e9xito de los expositores en las ferias.\u00a0<\/span><\/p>\n