Exposer comme un expert : le centre d'exposition de Liverpool nous éclaire sur les lieux.

Les salons professionnels et les événements sont des entreprises complexes, aux multiples facettes, où le choix du lieu peut faire ou défaire l'expérience. Pour avoir un aperçu du point de vue d'un lieu, nous nous sommes entretenus avec Brian Charity, l'un des principaux gestionnaires d'événements au sein de la société Centre d'exposition de LiverpoolUn complexe de salles d'exposition réputé au Royaume-Uni.

L'Exhibition Centre Liverpool est un complexe d'espaces d'exposition qui accueille des événements tels que The Manufacturer Live, Comic Con LiverpoolIl a également travaillé sur le Liverpool Wedding Show, le National Beauty Show UK et le Liverpool Cat Extravaganza. Lorsque j'ai parlé à Brian, il venait de travailler sur un spectacle appelé Liverpool Cat Extravaganza. Lorsque je lui ai demandé si les chats étaient autorisés à y participer, il m'a répondu "oui, bien sûr ! Il y avait même une marche des chats ! 

L'une des choses qui ressort clairement des discussions avec Brian est que le site est tout aussi investi dans la réussite d'un événement que l'organisateur et les exposants. Il était plein de conseils et d'informations sur la manière d'assurer la sécurité, l'efficacité et, en fin de compte, la réussite d'un salon.

Marketing collaboratif

 

Le marketing d'un événement est vital et le lieu peut jouer un rôle dans ce domaine. Les lieux proposent souvent des packages marketing aux organisateurs dans le cadre de la location du lieu. Ils comprennent généralement un espace d'affichage, un espace pour les brochures, une présence sur le web, des envois postaux et des photos électroniques que les organisateurs peuvent utiliser pour promouvoir leur événement.

Certains clients souhaitent une campagne de marketing spécifique, d'autres préfèrent s'en charger eux-mêmes", explique Brian. Si vous organisez un événement avec des billets et que vous avez choisi votre espace, vous voudrez peut-être investir dans une sorte de forfait, qui vous permettra de recevoir des courriers, des courriels, d'être présent sur notre site web et d'avoir une activité sur les médias sociaux".

Brian et ses collègues de l'Exhibition Centre Liverpool s'efforceront d'adapter le marketing au public. "Notre équipe travaillera d'arrache-pied pour créer des campagnes de marketing plus personnalisées et plus ciblées, destinées aux personnes qui s'intéressent réellement à ce type d'événement.

Planification de la mise en page

La planification de l'agencement est un autre aspect critique où le site apporte une valeur ajoutée. Il tiendra compte de la taille des stands, de la proportion entre les stands "shell scheme" et les stands sur mesure, ainsi que des données spécialisées que le site peut avoir recueillies sur le temps de séjour et l'affluence pour différents types d'événements dans son espace. Ils sauront également comment créer un flux de circulation gérable autour de l'événement, en veillant à ce que les itinéraires, les salles de repos et les issues de secours soient accessibles à tous.

Brian explique comment leur technologie et leur expertise permettent de créer des plans précis et personnalisés : "Nous disposons de techniciens en CAO capables de réaliser n'importe quel aménagement à un centimètre près du bâtiment et à un centimètre près des exigences. Cela signifie que l'équipe du lieu est en mesure de concevoir un aménagement sur mesure pour les événements, qui non seulement tire le meilleur parti de l'espace, mais qui est également adapté aux besoins spécifiques de l'événement lui-même.

Dans tous les domaines de la planification et de l'exécution, il est clair que la sécurité figure toujours en tête de liste des priorités de Brian. La planification de la mise en page ne fait pas exception à la règle : "La principale exigence est de s'assurer que l'événement est sûr. En discutant avec le client, nous commençons à nous renseigner sur le nombre de délégués, leurs déplacements, leur temps d'attente, etc. Cela nous permet d'adapter nos plans pour les expositions destinées aux consommateurs, pour des événements tels qu'un comic con où il y a beaucoup de monde, ou même pour des conférences de partis". Il est clair que les meilleurs résultats sont obtenus lorsque la perspicacité de l'organisateur et l'expérience du site s'allient pour résoudre à l'avance les problèmes d'agencement.

Le manuel de l'exposant

Au cœur d'une expérience d'exposition réussie se trouve le manuel de l'exposant, un outil crucial pour tout exposant qui s'aventure dans un événement. Brian nous éclaire sur son importance, le décrivant comme "essentiellement une bible pour tous les exposants". Ce document, méticuleusement compilé et rempli d'informations par le site, sert de guide principal aux exposants qui réservent un stand pour un événement.

Brian souligne l'exhaustivité du manuel de l'exposant : "Si vous lisez le manuel de l'exposant, tout s'y trouve : le parking, l'intendance, les horaires, tout ce dont vous avez besoin se trouve dans ce manuel". Il s'agit d'une feuille de route détaillée qui clarifie chaque aspect du processus d'exposition, de la préparation au chargement.

L'approche collaborative du site dans la création de ce manuel est évidente. Comme l'explique Brian, "nous partageons les informations issues des conversations initiales avec nos clients qui nous aident à créer, ou à aider le client à créer, ce manuel de l'exposant". Cela permet de s'assurer que le manuel n'est pas seulement informatif, mais qu'il est également adapté aux besoins spécifiques de chaque événement.

Tirer le meilleur parti du manuel

En outre, les manuels de l'exposant pour les événements organisés au Centre d'exposition de Liverpool servent de guide pour leur système de commande en ligne personnalisé, où les exposants peuvent trouver toutes sortes d'articles utiles pour améliorer et faciliter leur présence à l'événement. Cela signifie que le manuel constitue un point de référence unique où les exposants peuvent apprendre quels sont les équipements et les installations supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin, et où et comment ils peuvent se les procurer.

Brian souligne qu'il est essentiel de lire et de comprendre ce manuel avant d'arriver à l'événement. En cas de questions, les exposants disposent d'une ligne d'assistance directe. "Si vous avez des questions, vous avez un point de contact, qui est votre directeur d'événement, votre directeur de production, votre directeur de la restauration, vous avez un point de contact sur le site, qui est un expert", assure Brian. Ce niveau de soutien et d'orientation souligne l'engagement du site à garantir à chaque exposant une expérience harmonieuse et réussie.

Répondre aux demandes spéciales

Tout en adhérant à des processus stricts et à des réglementations en matière de santé et de sécurité, des sites comme l'Exhibition Centre Liverpool ne sont pas des gardiens rigides. Au contraire, ils s'efforcent de répondre aux demandes uniques et extraordinaires afin que les événements soient à la fois amusants et impressionnants. S'il ne s'agit peut-être pas d'une attitude "tout est possible", il s'agit certainement d'une attitude "tout est possible si l'évaluation des risques est positive". Brian nous a fait part de ses réflexions sur cet équilibre délicat.

Des possibilités surprenantes

Brian encourage les organisateurs à communiquer leurs besoins spécifiques : "Vous pourriez être surpris de ce qui peut être réalisé". Il cite des exemples comme l'organisation de barbecues, de démonstrations médicales, d'animaux et de murs d'escalade, montrant ainsi la polyvalence du lieu dans la gestion d'une grande variété d'événements.

Brian se souvient de cas particuliers où des exposants ont entrepris des activités qui n'avaient pas été approuvées au préalable : "J'ai eu quelqu'un qui tatouait des gens sur le site, ce dont nous n'étions pas au courant au départ". De même, un incident impliquant un drone non autorisé montre l'importance de la notification préalable : "Nous avons passé dix minutes à poursuivre le drone... S'il avait obtenu les autorisations nécessaires, nous aurions pu travailler avec lui pour réaliser ses prises de vue par drone. Ces anecdotes soulignent la volonté du lieu de faciliter diverses activités, à condition qu'elles répondent aux exigences légales et de sécurité.

La règle d'or : prévenir à l'avance

La clé pour répondre aux demandes spéciales réside dans la planification à l'avance. Brian souligne que "la pire chose à faire est d'arriver le jour J et d'espérer s'en sortir". Un préavis suffisant permet au lieu de se préparer et de s'assurer que toutes les évaluations de risques et tous les protocoles de santé et de sécurité nécessaires sont en place.

L'évaluation des risques est primordiale. Brian explique : "Si nous y parvenons, nous sommes satisfaits !". Ce processus est crucial pour la sécurité des participants et le bon déroulement de l'événement. C'est pourquoi des sites comme l'Exhibition Centre Liverpool insistent sur une préparation et une communication approfondies.

Le rôle d'une bonne communication

Une communication efficace entre les clients et le site est essentielle. "Les bons clients nous donnent des informations", déclare Brian, soulignant la différence qu'une communication proactive peut faire. Il s'agit de créer un partenariat où les informations sont échangées librement, ce qui permet de respecter les protocoles de sécurité et de garantir le bon déroulement de l'événement.

Répondre aux demandes spéciales est un effort de collaboration qui nécessite une planification détaillée, une communication ouverte et une attention particulière à la sécurité. Avec ces éléments en place, des sites comme l'Exhibition Centre Liverpool peuvent transformer les idées les plus extraordinaires en réalité, garantissant ainsi des événements mémorables et réussis.

Sûreté et sécurité : la priorité absolue

Comme nous l'avons déjà mentionné, et en référence à tous les aspects de la planification et de l'exécution d'un événement, la santé, la sécurité et la sûreté sont la priorité absolue du site à tout moment. Brian insiste sur ce point sans équivoque.

"La santé et la sécurité sont une priorité", affirme Brian, qui précise que cet aspect n'est pas négociable. L'engagement du lieu en faveur de la sécurité se manifeste par la formation complète de son équipe de gestion des événements et par son adhésion aux guides et protocoles établis. Brian précise : "Nous travaillons avec le guide électronique pour nous assurer que nous respectons les normes les plus élevées et les plus récentes de notre secteur", en faisant référence à les lignes directrices publiées par l'AEV (The Association of Event Venues).

Le centre d'exposition de Liverpool n'est pas isolé en matière de sécurité. Brian mentionne sa collaboration avec d'autres sites, notamment par l'intermédiaire de la NAA (National Arenas Association), qui met en évidence une communauté d'expertise partagée. "Nous entretenons de bonnes relations avec d'autres sites et nous partageons nos connaissances et nos expériences", explique-t-il, démontrant ainsi l'importance de la connaissance collective dans la gestion efficace de la sécurité.

Mesures de sécurité : attention aux détails

En matière de sécurité, Brian souligne l'importance de la rigueur : "Savoir quels véhicules arrivent, quand ils sont censés arriver et qui ils sont". Cette attention méticuleuse aux détails permet de mettre en place un cadre de sécurité solide et de se prémunir contre toute violation potentielle. Après tout, comme le dit Brian, "la sécurité est aussi forte que son maillon le plus faible".

Il souligne également le rôle des clients dans le processus de sûreté et de sécurité. "Les bons clients nous donnent des informations.Je pense que c'est plus difficile à comprendre pour les nouveaux clients qui n'ont jamais organisé d'événements avec nous. On a l'impression que nous demandons beaucoup de choses, mais en fait ces informations sont diffusées à différentes équipes pour différentes raisons, et c'est tout à fait nécessaire".

L'accueil de l'événement

Une fois que la planification est terminée et que l'événement est en cours, Brian Charity insiste sur l'importance de profiter du moment présent. "Le début devrait être le moment où tout le travail est récompensé", conseille-t-il, suggérant que l'ouverture des portes devrait être la partie la plus exaltante de l'événement. Son expérience dans le domaine du spectacle et du théâtre renforce ce point de vue : le véritable spectacle commence lorsque les portes s'ouvrent, que les exposants sont prêts et que le public arrive. C'est le moment pour les organisateurs de voir leur dur labeur porter ses fruits et de savourer l'expérience.

Créativité et surprises sur le sol de l'exposition

Brian parle également de la créativité et de la diversité qu'il observe dans les stands d'exposition. Qu'il s'agisse de simples présentoirs de table ou d'installations élaborées ressemblant à des cafés ou à des studios de télévision en direct, chaque événement apporte quelque chose de nouveau et de surprenant. "Il y a tellement de stands. En fin de compte, c'est créatif", remarque Brian, soulignant les possibilités infinies en matière de conception d'expositions. Il se souvient d'événements particulièrement mémorables, comme les salons du mariage, où la joie et l'excitation des participants ajoutent une touche spéciale à l'occasion.

Une sortie responsable

À l'approche de la fin d'un événement, le processus de désengagement devient crucial. Brian explique l'importance d'une stratégie de sortie bien planifiée pour les exposants. "À la seconde où les portes s'ouvrent, l'espace devient essentiellement un chantier. Il est très important que les gens travaillent ensemble".

"En fonction des besoins du client, nous pouvons procéder à un démontage complet ou à un démontage en douceur", explique-t-il en décrivant les deux approches. Le démontage complet implique le port de casques de sécurité, de gilets de haute visibilité et d'une assistance mécanique telle que des chariots élévateurs, tandis que le démontage en douceur est plus simple et permet aux exposants de débarrasser manuellement leurs stands.

La fatigue et le désir de rentrer chez soi poussent souvent les exposants à précipiter leur sortie. Brian a même vu des exposants quitter les lieux à la fin de l'événement, abandonnant des stands entiers et tout leur matériel d'exposition et de promotion. Il est important pour les organisateurs de s'assurer que tout le monde nettoie, car les déchets laissés sur place au-delà d'un certain seuil entraîneront des frais supplémentaires pour l'organisateur. 

"Il y a un volume de déchets qui est inclus dans tous les contrats", dit Brian, "mais les clients doivent toujours faire de leur mieux pour encourager les gens à emporter les déchets ou à les recycler". Le conseil qu'il donne aux exposants est pratique et direct : "Tout le monde doit prendre son temps. Nous n'avons pas tous besoin de courir vers la même porte en même temps". 

Arrêter, redémarrer

Le Centre d'exposition de Liverpool fait preuve d'une efficacité remarquable en matière de rotation des événements, souvent dans un délai de quatre à six heures seulement. "Nous visons généralement un délai de quatre à six heures entre deux événements", révèle Brian Charity, qui explique la rapidité du rythme opérationnel du site. Cette rapidité est cruciale pour accueillir des événements qui se suivent, tels qu'un spectacle dans une arène qui se termine au petit matin et un autre qui commence à l'aube.

La capacité du site à faciliter ces transitions rapides repose sur l'expertise et la coordination de son équipe. Brian souligne leur compétence : "Notre équipe, nos nettoyeurs, nos stewards, tout le monde est tellement habitué à ce qu'il fait que c'est comme une seconde nature. Cette machine bien huilée veille à ce que le site soit rapidement nettoyé, préparé et prêt pour le prochain événement.

Conseils aux exposants

En discutant avec Brian, il est clair que certains comportements clés peuvent contribuer grandement à assurer le succès des salons pour les exposants. 

• Il est essentiel de comprendre et de respecter les directives du site, communiquées dans le manuel de l'exposant. 
• Une communication proactive avec le site permet de concevoir des stands sûrs et créatifs, tandis que les actions non autorisées de dernière minute peuvent perturber et poser des risques pour la sécurité.
• Partir de manière responsable, sans laisser de traces, aide énormément l'équipe du site. 

Enfin, les exposants doivent veiller à Ils doivent apprécier le processus, laisser libre cours à leur créativité et être heureux de voir leur vision se concrétiser pendant l'événement. Chez Solopress, nous disposons de nombreuses options inspirantes pour répondre à vos besoins d'impression en matière de Expositions et conférences.