Esporre come un esperto: approfondimenti sulla sede dall'Exhibition Centre di Liverpool

Le fiere e gli eventi sono imprese complesse e sfaccettate, in cui la scelta del luogo di svolgimento può fare la differenza. Per ottenere informazioni dal punto di vista di una sede, abbiamo parlato con Brian Charity, uno dei senior event manager di Centro espositivo di Liverpool, un rinomato complesso di sedi espositive del Regno Unito.

L'Exhibition Centre di Liverpool è un complesso di spazi espositivi che ospita eventi come The Manufacturer Live, Comic Con LiverpoolIl Liverpool Wedding Show, il National Beauty Show UK. Quando ho parlato con Brian, aveva appena lavorato a uno spettacolo chiamato Liverpool Cat Extravaganza. Quando gli ho chiesto se i gatti potevano partecipare, mi ha risposto "sì, certo! C'era anche una Cat Walk!". 

Una cosa che risulta chiara parlando con Brian è che la sede è investita nel successo di un evento tanto quanto l'organizzatore e gli espositori. Era pieno di consigli e informazioni su come ottenere una fiera sicura, protetta, efficiente e, in definitiva, di successo.

Marketing collaborativo

 

Il marketing di un evento è fondamentale e la sede può svolgere un ruolo importante in tal senso. Spesso le sedi offrono pacchetti di marketing agli organizzatori come parte dell'accordo per l'affitto della sede. In genere includono spazi espositivi, brochure, presenza sul web, mailing e scatti elettronici che gli organizzatori possono utilizzare per promuovere il loro evento.

"Alcuni clienti vogliono una campagna di marketing dedicata. Alcuni sono felici di farlo da soli", dice Brian, "se state organizzando un evento con biglietto e avete scelto il vostro spazio, allora forse potreste voler investire in una sorta di pacchetto, che vi permetta di ottenere un servizio di posta elettronica, e-mail, una presenza sul nostro sito web e qualche attività sui social media".

Per andare oltre, Brian e i suoi colleghi dell'Exhibition Centre Liverpool cercheranno di adattare il marketing al pubblico. "Il nostro team si impegnerà a fondo per creare campagne di marketing più personalizzate e mirate, rivolte a persone realmente interessate a questo tipo di eventi".

Pianificazione di un layout

La pianificazione del layout è un altro aspetto critico in cui la sede aggiunge valore. Si terrà conto delle dimensioni degli stand, della proporzione tra stand di tipo "shell scheme" e stand su misura, nonché dei dati specialistici che la sede può aver raccolto sul tempo di permanenza e sull'afflusso di pubblico per i diversi tipi di eventi all'interno del suo spazio. Sapranno anche come creare un flusso di traffico gestibile intorno all'evento, assicurando che i percorsi, i bagni e le uscite di sicurezza siano accessibili a tutti.

Brian ha spiegato come la loro tecnologia e la loro esperienza siano in grado di creare layout precisi e personalizzati: "Abbiamo tecnici CAD in grado di elaborare qualsiasi allestimento entro un centimetro dall'edificio e entro un centimetro dai requisiti". Ciò significa che il team della sede è in grado di elaborare una disposizione su misura per gli eventi che non solo sfrutta al meglio lo spazio, ma è anche adattata alle esigenze specifiche dell'evento stesso.

In tutte le aree di pianificazione ed esecuzione è chiaro che la sicurezza è sempre in cima alla lista delle priorità di Brian. La pianificazione del layout non fa eccezione: "Il requisito principale è assicurarsi che l'evento sia sicuro. Attraverso la conversazione con il cliente, iniziamo a conoscere il numero di delegati, gli spostamenti dei delegati, i tempi di permanenza e cose del genere. Questo ci permetterà di adattare i nostri piani per le esposizioni dei consumatori, per eventi come le convention di fumetti, che sono molto affollate, o anche per le conferenze di partito". È chiaro che i risultati migliori si ottengono quando l'intuizione dell'organizzatore e l'esperienza della sede si uniscono per risolvere in anticipo eventuali problemi di allestimento.

Il manuale dell'espositore

Al centro di un'esperienza fieristica di successo c'è il Manuale dell'espositore, uno strumento fondamentale per ogni espositore che si avventura in una manifestazione. Brian ne spiega l'importanza, descrivendolo come "essenzialmente una Bibbia per tutti gli espositori". Questo documento, meticolosamente compilato e ricco di informazioni dalla sede, serve come guida principale per gli espositori che prenotano uno stand a un evento.

Brian sottolinea la completezza del Manuale dell'espositore: "Se leggete il manuale dell'espositore, c'è tutto: il parcheggio, lo stewarding, i tempi, tutto ciò di cui avete bisogno è in quel manuale". Si tratta di una tabella di marcia dettagliata, che offre chiarezza su ogni aspetto del processo espositivo, dalla preparazione al carico.

L'approccio collaborativo della sede nella creazione di questo manuale è evidente. Come spiega Brian, "condividiamo le informazioni ricavate dalle conversazioni iniziali con i nostri clienti che ci aiutano a creare, o aiutano il cliente a creare, il manuale per gli espositori". Questo garantisce che il manuale non sia solo informativo, ma anche adattato alle esigenze specifiche di ogni evento.

Ottenere il massimo dal manuale

Inoltre, i manuali per espositori per gli eventi dell'Exhibition Centre Liverpool servono come guida al loro sistema di ordini online su misura, dove gli espositori possono trovare ogni sorta di articoli utili per migliorare e rendere più efficace la loro presenza all'evento. Ciò significa che il manuale fornisce un unico punto di riferimento dove gli espositori possono conoscere le attrezzature e i servizi aggiuntivi di cui potrebbero aver bisogno, oltre a sapere esattamente come e dove possono procurarseli.

Brian sottolinea il ruolo cruciale della lettura e della comprensione di questo manuale prima di arrivare all'evento. In caso di domande, gli espositori hanno una linea diretta con l'assistenza. "Se avete domande, avete un punto di contatto, che è il vostro responsabile dell'evento, il responsabile della produzione, il responsabile del catering, avete un punto di contatto presso la sede, che è un esperto", assicura Brian. Questo livello di supporto e guida sottolinea l'impegno della sede a garantire un'esperienza fluida e di successo per ogni espositore.

Accogliere le richieste speciali

Pur aderendo a processi rigorosi e a norme di salute e sicurezza, sedi come l'Exhibition Centre Liverpool non sono rigidi guardiani. Al contrario, si sforzano di accogliere richieste uniche e straordinarie per garantire eventi divertenti e di grande impatto. Sebbene non si tratti di un'attitudine incondizionata a "fare", è certamente un'attitudine a "fare se la valutazione del rischio va bene". Brian ha condiviso con noi le sue intuizioni su questo delicato equilibrio.

Possibilità sorprendenti

Brian incoraggia gli organizzatori a comunicare le loro esigenze specifiche: "Potreste rimanere sorpresi da ciò che si può ottenere". Cita esempi come la possibilità di ospitare barbecue, dimostrazioni mediche, animali e pareti da arrampicata, mostrando la versatilità della struttura nel gestire una varietà di eventi.

Brian ricorda casi specifici in cui gli espositori hanno intrapreso attività che non erano state preventivamente autorizzate: "C'è stato qualcuno che ha tatuato delle persone sul posto e di cui non eravamo a conoscenza". Allo stesso modo, un incidente che ha coinvolto un drone non autorizzato dimostra l'importanza della notifica preventiva: "Abbiamo passato 10 minuti a inseguire il drone... Se avesse avuto le licenze corrette, avremmo potuto lavorare con lui per fare le riprese con il drone". Questi aneddoti sottolineano la disponibilità del locale a facilitare diverse attività, purché rispettino i requisiti di sicurezza e di legge.

La regola d'oro: preavviso

La chiave per soddisfare le richieste speciali sta nella pianificazione anticipata. Brian sottolinea: "La cosa peggiore da fare è presentarsi il giorno stesso e sperare di cavarsela". Un ampio preavviso consente alla sede di prepararsi e di garantire tutte le valutazioni dei rischi e i protocolli di salute e sicurezza necessari.

La valutazione dei rischi è fondamentale. Brian spiega: "Se riusciamo a farlo, siamo contenti!". Questo processo è fondamentale sia per la sicurezza dei partecipanti che per il corretto svolgimento dell'evento. È per questo che sedi come l'Exhibition Centre Liverpool insistono su una preparazione e una comunicazione approfondite.

Il ruolo di una buona comunicazione

Una comunicazione efficace tra i clienti e la sede è essenziale. "I buoni clienti ci danno informazioni", afferma Brian, sottolineando la differenza che può fare una comunicazione proattiva. Si tratta di creare una partnership in cui le informazioni vengono scambiate liberamente, garantendo il rispetto dei protocolli di sicurezza e lo svolgimento dell'evento senza intoppi.

Accogliere le richieste speciali è uno sforzo di collaborazione che richiede una pianificazione dettagliata, una comunicazione aperta e un'attenzione particolare alla sicurezza. Con questi elementi, sedi come l'Exhibition Centre Liverpool possono trasformare in realtà anche le idee più straordinarie, garantendo eventi memorabili e di successo.

Sicurezza e protezione: la priorità assoluta

Come già detto, e in riferimento a ogni aspetto della pianificazione e dell'esecuzione dell'evento, la salute, la sicurezza e l'incolumità sono la priorità assoluta della sede in ogni momento. Brian sottolinea questo punto in modo inequivocabile.

"La salute e la sicurezza sono la priorità", afferma Brian, chiarendo che questo aspetto non è negoziabile. L'impegno del locale per la sicurezza è evidente nella formazione completa del team di gestione degli eventi e nell'adesione alle guide e ai protocolli stabiliti. Brian osserva: "Lavoriamo con l'eGuide per assicurarci di aderire agli standard più elevati e aggiornati del nostro settore", riferendosi a linee guida pubblicate dall'AEV (Associazione delle sedi per eventi).

L'Exhibition Centre Liverpool non opera in modo isolato quando si tratta di sicurezza. Brian cita la collaborazione con altre sedi, in particolare attraverso la NAA (National Arenas Association), evidenziando una comunità di competenze condivise. "Abbiamo buoni rapporti con altre sedi e condividiamo insegnamenti ed esperienze", afferma, dimostrando l'importanza della conoscenza collettiva nella gestione efficace della sicurezza.

Misure di sicurezza: attenzione ai dettagli

Per quanto riguarda la sicurezza, Brian sottolinea l'importanza della scrupolosità: "Sapere quali veicoli arrivano, quando devono arrivare e chi sono". Un'attenzione così meticolosa per i dettagli assicura un solido quadro di sicurezza, che protegge da qualsiasi potenziale violazione. Dopo tutto, come dice Brian, "la sicurezza è forte quanto il suo anello più debole".

Sottolinea inoltre il ruolo dei clienti nel processo di sicurezza. I clienti bravi ci danno informazioni", dice, "ma non ci sono problemi di sicurezza".Penso che sia più difficile da apprezzare per i nuovi clienti che non hanno mai organizzato eventi con noi. Sembra che chiediamo un sacco di cose, ma in realtà queste informazioni vengono diffuse a diversi team per motivi diversi, e sono tutte molto necessarie".

Abbracciare l'evento

Una volta completata la pianificazione e avviato l'evento, Brian Charity sottolinea l'importanza di godersi il momento. "L'inizio dovrebbe essere il momento in cui tutto il lavoro viene ripagato", consiglia, suggerendo che l'apertura delle porte dovrebbe essere la parte più esaltante dell'evento. La sua esperienza nel campo dell'intrattenimento e del teatro rafforza questo punto di vista: il vero spettacolo inizia quando le porte si aprono, gli espositori sono pronti e il pubblico arriva. È un momento in cui gli organizzatori possono vedere il loro duro lavoro realizzarsi e assaporare l'esperienza.

Creatività e sorprese in fiera

Brian parla anche della creatività e della diversità che vede negli stand fieristici. Da semplici espositori da tavolo a elaborati allestimenti che assomigliano a caffetterie o studi televisivi dal vivo, ogni evento porta con sé qualcosa di nuovo e sorprendente. "Ci sono così tanti stand. È creativo, in definitiva", osserva Brian, sottolineando le infinite possibilità di allestimento. Ricorda eventi particolarmente memorabili, come le mostre di matrimonio, dove la gioia e l'eccitazione dei partecipanti aggiungono un tocco speciale all'occasione.

Un'uscita responsabile

Quando le manifestazioni si avviano alla conclusione, il processo di deregolamentazione diventa cruciale. Brian spiega l'importanza di una strategia di uscita ben pianificata per gli espositori. "Nel momento in cui si aprono le porte, lo spazio diventa essenzialmente un cantiere. È molto importante che le persone lavorino insieme".

"A seconda delle esigenze del cliente, possiamo procedere a uno sgombero completo... o a uno sgombero soft", spiega, illustrando i due approcci. Lo smontaggio completo prevede l'uso di elmetti, giubbotti ad alta visibilità e assistenza meccanica come i carrelli elevatori, mentre lo smontaggio morbido è più semplice e consente agli espositori di sgomberare manualmente i propri stand.

La stanchezza e il desiderio di tornare a casa spesso spingono gli espositori ad affrettare l'uscita. Brian ha persino visto espositori andarsene semplicemente alla fine dell'evento, abbandonando interi stand e tutto il materiale espositivo e promozionale. È importante che gli organizzatori si assicurino che tutti puliscano, perché l'eccesso di rifiuti lasciati oltre un livello prestabilito comporta un costo aggiuntivo per l'organizzatore. 

"Tutti i contratti prevedono un volume di rifiuti", afferma Brian, "ma i clienti dovrebbero sempre fare del loro meglio per incoraggiare le persone a portare via i rifiuti o a riciclare". Il suo consiglio agli espositori è pratico e diretto: "Ognuno deve prendersi il suo tempo. Non dobbiamo correre tutti alla stessa porta nello stesso momento". 

Spegnimento, riavvio

L'Exhibition Centre Liverpool dimostra una notevole efficienza nei tempi di realizzazione degli eventi, spesso in sole quattro-sei ore. "Di solito puntiamo a far passare dalle quattro alle sei ore tra un evento e l'altro", rivela Brian Charity, spiegando il rapido ritmo operativo della struttura. Questo ritmo rapido è fondamentale per gestire eventi in successione, come uno spettacolo nell'arena che termina nelle prime ore del mattino e un altro che inizia all'alba.

La capacità della sede di facilitare queste rapide transizioni si basa sulla competenza e sul coordinamento del suo team. Brian sottolinea la loro competenza: "Il nostro team della sede, i nostri addetti alle pulizie, gli steward, tutti sono così abituati a fare quello che fanno, che è una specie di seconda natura". Questa macchina ben oliata assicura che la sede sia prontamente pulita, preparata e pronta per l'evento successivo.

Suggerimenti per gli espositori

Parlando con Brian è emerso chiaramente che alcuni comportamenti chiave possono garantire il successo della fiera per gli espositori. 

• È fondamentale comprendere e rispettare le linee guida della sede, comunicate attraverso il manuale dell'espositore. 
• Una comunicazione proattiva con la sede permette di progettare stand sicuri e creativi, mentre azioni non autorizzate dell'ultimo minuto possono disturbare e mettere a rischio la sicurezza.
• Partire in modo responsabile, senza lasciare disordine, aiuta enormemente il team della sede. 

Infine, gli espositori devono assicurarsi di si godono il processo, abbracciano la loro creatività e sperimentano la ricompensa di vedere la loro visione prendere vita durante l'evento. In Solopress abbiamo un'ampia gamma di opzioni stimolanti per quanto riguarda le vostre esigenze di stampa per Mostre e conferenze.