{"id":74646,"date":"2023-11-20T12:45:36","date_gmt":"2023-11-20T12:45:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.solopress.com\/blog\/?p=74646"},"modified":"2023-11-20T13:18:23","modified_gmt":"2023-11-20T13:18:23","slug":"esporre-come-un-esperto-le-intuizioni-del-centro-espositivo-di-liverpool","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.solopress.com\/blog\/it\/exhibitions-trade-shows\/exhibit-like-an-expert-venue-insights-from-exhibition-centre-liverpool\/","title":{"rendered":"Esporre come un esperto: approfondimenti sulla sede dall'Exhibition Centre di Liverpool"},"content":{"rendered":"
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Le fiere e gli eventi sono imprese complesse e sfaccettate, in cui la scelta del luogo di svolgimento pu\u00f2 fare la differenza. Per ottenere informazioni dal punto di vista di una sede, abbiamo parlato con Brian Charity, uno dei senior event manager di Centro espositivo di Liverpool<\/a>, un rinomato complesso di sedi espositive del Regno Unito.<\/span><\/p>\n

L'Exhibition Centre di Liverpool \u00e8 un complesso di spazi espositivi che ospita eventi come The Manufacturer Live, <\/span>Comic Con Liverpool<\/span><\/a>Il Liverpool Wedding Show, il National Beauty Show UK. Quando ho parlato con Brian, aveva appena lavorato a uno spettacolo chiamato Liverpool Cat Extravaganza. Quando gli ho chiesto se i gatti potevano partecipare, mi ha risposto \"s\u00ec, certo! C'era anche una Cat Walk!\".\u00a0<\/span><\/p>\n

Una cosa che risulta chiara parlando con Brian \u00e8 che la sede \u00e8 investita nel successo di un evento tanto quanto l'organizzatore e gli espositori. Era pieno di consigli e informazioni su come ottenere una fiera sicura, protetta, efficiente e, in definitiva, di successo.<\/span><\/p>\n

Marketing collaborativo<\/b><\/h2>\n

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Il marketing di un evento \u00e8 fondamentale e la sede pu\u00f2 svolgere un ruolo importante in tal senso. Spesso le sedi offrono pacchetti di marketing agli organizzatori come parte dell'accordo per l'affitto della sede. In genere includono spazi espositivi, brochure, presenza sul web, mailing e scatti elettronici che gli organizzatori possono utilizzare per promuovere il loro evento.<\/span><\/p>\n

\"Alcuni clienti vogliono una campagna di marketing dedicata. Alcuni sono felici di farlo da soli\", dice Brian, \"se state organizzando un evento con biglietto e avete scelto il vostro spazio, allora forse potreste voler investire in una sorta di pacchetto, che vi permetta di ottenere un servizio di posta elettronica, e-mail, una presenza sul nostro sito web e qualche attivit\u00e0 sui social media\".<\/span>
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\n<\/span>Per andare oltre, Brian e i suoi colleghi dell'Exhibition Centre Liverpool cercheranno di adattare il marketing al pubblico. \"Il nostro team si impegner\u00e0 a fondo per creare campagne di marketing pi\u00f9 personalizzate e mirate, rivolte a persone realmente interessate a questo tipo di eventi\".<\/span><\/p>\n

Pianificazione di un layout<\/b><\/h2>\n

La pianificazione del layout \u00e8 un altro aspetto critico in cui la sede aggiunge valore. Si terr\u00e0 conto delle dimensioni degli stand, della proporzione tra stand di tipo \"shell scheme\" e stand su misura, nonch\u00e9 dei dati specialistici che la sede pu\u00f2 aver raccolto sul tempo di permanenza e sull'afflusso di pubblico per i diversi tipi di eventi all'interno del suo spazio. Sapranno anche come creare un flusso di traffico gestibile intorno all'evento, assicurando che i percorsi, i bagni e le uscite di sicurezza siano accessibili a tutti.<\/span><\/p>\n

Brian ha spiegato come la loro tecnologia e la loro esperienza siano in grado di creare layout precisi e personalizzati: \"Abbiamo tecnici CAD in grado di elaborare qualsiasi allestimento entro un centimetro dall'edificio e entro un centimetro dai requisiti\". Ci\u00f2 significa che il team della sede \u00e8 in grado di elaborare una disposizione su misura per gli eventi che non solo sfrutta al meglio lo spazio, ma \u00e8 anche adattata alle esigenze specifiche dell'evento stesso.<\/span><\/p>\n

In tutte le aree di pianificazione ed esecuzione \u00e8 chiaro che la sicurezza \u00e8 sempre in cima alla lista delle priorit\u00e0 di Brian. La pianificazione del layout non fa eccezione: \"Il requisito principale \u00e8 assicurarsi che l'evento sia sicuro. Attraverso la conversazione con il cliente, iniziamo a conoscere il numero di delegati, gli spostamenti dei delegati, i tempi di permanenza e cose del genere. Questo ci permetter\u00e0 di adattare i nostri piani per le esposizioni dei consumatori, per eventi come le convention di fumetti, che sono molto affollate, o anche per le conferenze di partito\". \u00c8 chiaro che i risultati migliori si ottengono quando l'intuizione dell'organizzatore e l'esperienza della sede si uniscono per risolvere in anticipo eventuali problemi di allestimento.<\/span><\/p>\n

Il manuale dell'espositore<\/b><\/h2>\n

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Al centro di un'esperienza fieristica di successo c'\u00e8 il Manuale dell'espositore, uno strumento fondamentale per ogni espositore che si avventura in una manifestazione. Brian ne spiega l'importanza, descrivendolo come \"essenzialmente una Bibbia per tutti gli espositori\". Questo documento, meticolosamente compilato e ricco di informazioni dalla sede, serve come guida principale per gli espositori che prenotano uno stand a un evento.<\/span><\/p>\n

Brian sottolinea la completezza del Manuale dell'espositore: \"Se leggete il manuale dell'espositore, c'\u00e8 tutto: il parcheggio, lo stewarding, i tempi, tutto ci\u00f2 di cui avete bisogno \u00e8 in quel manuale\". Si tratta di una tabella di marcia dettagliata, che offre chiarezza su ogni aspetto del processo espositivo, dalla preparazione al carico.<\/span><\/p>\n

L'approccio collaborativo della sede nella creazione di questo manuale \u00e8 evidente. Come spiega Brian, \"condividiamo le informazioni ricavate dalle conversazioni iniziali con i nostri clienti che ci aiutano a creare, o aiutano il cliente a creare, il manuale per gli espositori\". Questo garantisce che il manuale non sia solo informativo, ma anche adattato alle esigenze specifiche di ogni evento.<\/span><\/p>\n

Ottenere il massimo dal manuale<\/strong><\/h2>\n

Inoltre, i manuali per espositori per gli eventi dell'Exhibition Centre Liverpool servono come guida al loro sistema di ordini online su misura, dove gli espositori possono trovare ogni sorta di articoli utili per migliorare e rendere pi\u00f9 efficace la loro presenza all'evento. Ci\u00f2 significa che il manuale fornisce un unico punto di riferimento dove gli espositori possono conoscere le attrezzature e i servizi aggiuntivi di cui potrebbero aver bisogno, oltre a sapere esattamente come e dove possono procurarseli.<\/span><\/p>\n

Brian sottolinea il ruolo cruciale della lettura e della comprensione di questo manuale prima di arrivare all'evento. In caso di domande, gli espositori hanno una linea diretta con l'assistenza. \"Se avete domande, avete un punto di contatto, che \u00e8 il vostro responsabile dell'evento, il responsabile della produzione, il responsabile del catering, avete un punto di contatto presso la sede, che \u00e8 un esperto\", assicura Brian. Questo livello di supporto e guida sottolinea l'impegno della sede a garantire un'esperienza fluida e di successo per ogni espositore.<\/span><\/p>\n

Accogliere le richieste speciali<\/b><\/h2>\n

Pur aderendo a processi rigorosi e a norme di salute e sicurezza, sedi come l'Exhibition Centre Liverpool non sono rigidi guardiani. Al contrario, si sforzano di accogliere richieste uniche e straordinarie per garantire eventi divertenti e di grande impatto. Sebbene non si tratti di un'attitudine incondizionata a \"fare\", \u00e8 certamente un'attitudine a \"fare se la valutazione del rischio va bene\". Brian ha condiviso con noi le sue intuizioni su questo delicato equilibrio.<\/span><\/p>\n

Possibilit\u00e0 sorprendenti<\/b><\/h2>\n

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Brian incoraggia gli organizzatori a comunicare le loro esigenze specifiche: \"Potreste rimanere sorpresi da ci\u00f2 che si pu\u00f2 ottenere\". Cita esempi come la possibilit\u00e0 di ospitare barbecue, dimostrazioni mediche, animali e pareti da arrampicata, mostrando la versatilit\u00e0 della struttura nel gestire una variet\u00e0 di eventi.<\/span><\/p>\n

Brian ricorda casi specifici in cui gli espositori hanno intrapreso attivit\u00e0 che non erano state preventivamente autorizzate: \"C'\u00e8 stato qualcuno che ha tatuato delle persone sul posto e di cui non eravamo a conoscenza\". Allo stesso modo, un incidente che ha coinvolto un drone non autorizzato dimostra l'importanza della notifica preventiva: \"Abbiamo passato 10 minuti a inseguire il drone... Se avesse avuto le licenze corrette, avremmo potuto lavorare con lui per fare le riprese con il drone\". Questi aneddoti sottolineano la disponibilit\u00e0 del locale a facilitare diverse attivit\u00e0, purch\u00e9 rispettino i requisiti di sicurezza e di legge.<\/span><\/p>\n

La regola d'oro: preavviso<\/b><\/h2>\n

La chiave per soddisfare le richieste speciali sta nella pianificazione anticipata. Brian sottolinea: \"La cosa peggiore da fare \u00e8 presentarsi il giorno stesso e sperare di cavarsela\". Un ampio preavviso consente alla sede di prepararsi e di garantire tutte le valutazioni dei rischi e i protocolli di salute e sicurezza necessari.<\/span><\/p>\n

La valutazione dei rischi \u00e8 fondamentale. Brian spiega: \"Se riusciamo a farlo, siamo contenti!\". Questo processo \u00e8 fondamentale sia per la sicurezza dei partecipanti che per il corretto svolgimento dell'evento. \u00c8 per questo che sedi come l'Exhibition Centre Liverpool insistono su una preparazione e una comunicazione approfondite.<\/span><\/p>\n

Il ruolo di una buona comunicazione<\/b><\/h2>\n

Una comunicazione efficace tra i clienti e la sede \u00e8 essenziale. \"I buoni clienti ci danno informazioni\", afferma Brian, sottolineando la differenza che pu\u00f2 fare una comunicazione proattiva. Si tratta di creare una partnership in cui le informazioni vengono scambiate liberamente, garantendo il rispetto dei protocolli di sicurezza e lo svolgimento dell'evento senza intoppi.<\/span><\/p>\n

Accogliere le richieste speciali \u00e8 uno sforzo di collaborazione che richiede una pianificazione dettagliata, una comunicazione aperta e un'attenzione particolare alla sicurezza. Con questi elementi, sedi come l'Exhibition Centre Liverpool possono trasformare in realt\u00e0 anche le idee pi\u00f9 straordinarie, garantendo eventi memorabili e di successo.<\/span><\/p>\n

Sicurezza e protezione: la priorit\u00e0 assoluta<\/b><\/h2>\n

Come gi\u00e0 detto, e in riferimento a ogni aspetto della pianificazione e dell'esecuzione dell'evento, la salute, la sicurezza e l'incolumit\u00e0 sono la priorit\u00e0 assoluta della sede in ogni momento. Brian sottolinea questo punto in modo inequivocabile.<\/span><\/p>\n

\"La salute e la sicurezza sono la priorit\u00e0\", afferma Brian, chiarendo che questo aspetto non \u00e8 negoziabile. L'impegno del locale per la sicurezza \u00e8 evidente nella formazione completa del team di gestione degli eventi e nell'adesione alle guide e ai protocolli stabiliti. Brian osserva: \"Lavoriamo con l'eGuide per assicurarci di aderire agli standard pi\u00f9 elevati e aggiornati del nostro settore\", riferendosi a <\/span>linee guida pubblicate dall'AEV<\/span><\/a> (Associazione delle sedi per eventi).<\/span><\/p>\n

L'Exhibition Centre Liverpool non opera in modo isolato quando si tratta di sicurezza. Brian cita la collaborazione con altre sedi, in particolare attraverso la NAA (National Arenas Association), evidenziando una comunit\u00e0 di competenze condivise. \"Abbiamo buoni rapporti con altre sedi e condividiamo insegnamenti ed esperienze\", afferma, dimostrando l'importanza della conoscenza collettiva nella gestione efficace della sicurezza.<\/span><\/p>\n

Misure di sicurezza: attenzione ai dettagli<\/b><\/h2>\n

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Per quanto riguarda la sicurezza, Brian sottolinea l'importanza della scrupolosit\u00e0: \"Sapere quali veicoli arrivano, quando devono arrivare e chi sono\". Un'attenzione cos\u00ec meticolosa per i dettagli assicura un solido quadro di sicurezza, che protegge da qualsiasi potenziale violazione. Dopo tutto, come dice Brian, \"la sicurezza \u00e8 forte quanto il suo anello pi\u00f9 debole\".<\/span><\/p>\n

Sottolinea inoltre il ruolo dei clienti nel processo di sicurezza. I clienti bravi ci danno informazioni\", dice, \"ma non ci sono problemi di sicurezza\".<\/span>Penso che sia pi\u00f9 difficile da apprezzare per i nuovi clienti che non hanno mai organizzato eventi con noi. Sembra che chiediamo un sacco di cose, ma in realt\u00e0 queste informazioni vengono diffuse a diversi team per motivi diversi, e sono tutte molto necessarie\".<\/span><\/p>\n

Abbracciare l'evento<\/b><\/h2>\n

Una volta completata la pianificazione e avviato l'evento, Brian Charity sottolinea l'importanza di godersi il momento. \"L'inizio dovrebbe essere il momento in cui tutto il lavoro viene ripagato\", consiglia, suggerendo che l'apertura delle porte dovrebbe essere la parte pi\u00f9 esaltante dell'evento. La sua esperienza nel campo dell'intrattenimento e del teatro rafforza questo punto di vista: il vero spettacolo inizia quando le porte si aprono, gli espositori sono pronti e il pubblico arriva. \u00c8 un momento in cui gli organizzatori possono vedere il loro duro lavoro realizzarsi e assaporare l'esperienza.<\/span><\/p>\n

Creativit\u00e0 e sorprese in fiera<\/b><\/h2>\n

Brian parla anche della creativit\u00e0 e della diversit\u00e0 che vede negli stand fieristici. Da semplici espositori da tavolo a elaborati allestimenti che assomigliano a caffetterie o studi televisivi dal vivo, ogni evento porta con s\u00e9 qualcosa di nuovo e sorprendente. \"Ci sono cos\u00ec tanti stand. \u00c8 creativo, in definitiva\", osserva Brian, sottolineando le infinite possibilit\u00e0 di allestimento. Ricorda eventi particolarmente memorabili, come le mostre di matrimonio, dove la gioia e l'eccitazione dei partecipanti aggiungono un tocco speciale all'occasione.<\/span><\/p>\n

Un'uscita responsabile<\/b><\/h2>\n

Quando le manifestazioni si avviano alla conclusione, il processo di deregolamentazione diventa cruciale. Brian spiega l'importanza di una strategia di uscita ben pianificata per gli espositori. \"Nel momento in cui si aprono le porte, lo spazio diventa essenzialmente un cantiere. \u00c8 molto importante che le persone lavorino insieme\".<\/span>
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\n<\/span>\"A seconda delle esigenze del cliente, possiamo procedere a uno sgombero completo... o a uno sgombero soft\", spiega, illustrando i due approcci. Lo smontaggio completo prevede l'uso di elmetti, giubbotti ad alta visibilit\u00e0 e assistenza meccanica come i carrelli elevatori, mentre lo smontaggio morbido \u00e8 pi\u00f9 semplice e consente agli espositori di sgomberare manualmente i propri stand.<\/span><\/p>\n

La stanchezza e il desiderio di tornare a casa spesso spingono gli espositori ad affrettare l'uscita. Brian ha persino visto espositori andarsene semplicemente alla fine dell'evento, abbandonando interi stand e tutto il materiale espositivo e promozionale. \u00c8 importante che gli organizzatori si assicurino che tutti puliscano, perch\u00e9 l'eccesso di rifiuti lasciati oltre un livello prestabilito comporta un costo aggiuntivo per l'organizzatore.\u00a0<\/span><\/p>\n

\"Tutti i contratti prevedono un volume di rifiuti\", afferma Brian, \"ma i clienti dovrebbero sempre fare del loro meglio per incoraggiare le persone a portare via i rifiuti o a riciclare\". Il suo consiglio agli espositori \u00e8 pratico e diretto: \"Ognuno deve prendersi il suo tempo. Non dobbiamo correre tutti alla stessa porta nello stesso momento\".\u00a0<\/span><\/p>\n

Spegnimento, riavvio<\/b><\/h2>\n

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L'Exhibition Centre Liverpool dimostra una notevole efficienza nei tempi di realizzazione degli eventi, spesso in sole quattro-sei ore. \"Di solito puntiamo a far passare dalle quattro alle sei ore tra un evento e l'altro\", rivela Brian Charity, spiegando il rapido ritmo operativo della struttura. Questo ritmo rapido \u00e8 fondamentale per gestire eventi in successione, come uno spettacolo nell'arena che termina nelle prime ore del mattino e un altro che inizia all'alba.<\/span><\/p>\n

La capacit\u00e0 della sede di facilitare queste rapide transizioni si basa sulla competenza e sul coordinamento del suo team. Brian sottolinea la loro competenza: \"Il nostro team della sede, i nostri addetti alle pulizie, gli steward, tutti sono cos\u00ec abituati a fare quello che fanno, che \u00e8 una specie di seconda natura\". Questa macchina ben oliata assicura che la sede sia prontamente pulita, preparata e pronta per l'evento successivo.<\/span><\/p>\n

Suggerimenti per gli espositori<\/b><\/h2>\n

Parlando con Brian \u00e8 emerso chiaramente che alcuni comportamenti chiave possono garantire il successo della fiera per gli espositori.\u00a0<\/span><\/p>\n