Udstil som en ekspert: Indsigt i udstillingsstedet fra Exhibition Centre Liverpool

Messer og events er komplekse, mangesidede foretagender, hvor valget af sted kan være afgørende for oplevelsen. For at få indsigt fra et steds perspektiv talte vi med Brian Charity, en af de ledende eventmanagere hos Udstillingscenter Liverpoolet berømt kompleks af udstillingssteder i Storbritannien.

Exhibition Centre Liverpool er et kompleks med udstillingsområder, der er vært for begivenheder som The Manufacturer Live, Comic Con LiverpoolThe Liverpool Wedding Show, The National Beauty Show UK. Da jeg talte med Brian, havde han lige arbejdet på et show ved navn Liverpool Cat Extravaganza. Da jeg spurgte, om katte måtte være med, sagde han: "Ja, selvfølgelig! Der var endda en Cat Walk!" 

En ting, der står klart, når man taler med Brian, er, at mødestedet er lige så interesseret i en begivenheds succes som arrangøren og udstillerne. Han var fuld af råd og information om, hvordan man kunne opnå et sikkert, effektivt og i sidste ende vellykket show.

Fælles markedsføring

 

Markedsføring af en begivenhed er afgørende, og stedet kan spille en rolle i at hjælpe med dette. Spillestedet tilbyder ofte markedsføringspakker til arrangørerne som en del af aftalen, når de lejer stedet. De omfatter typisk udstillingsplads, brochureplads, tilstedeværelse på nettet, postudsendelser og e-shots, som arrangørerne kan bruge til at promovere deres event.

"Nogle kunder vil have en dedikeret markedsføringskampagne. Nogle er glade for at gøre det selv", siger Brian, "hvis du afholder et arrangement med billet, og du har valgt din plads, så vil du måske gerne investere i en slags pakke, der giver dig en mailing, e-mails, en tilstedeværelse på vores hjemmeside og noget aktivitet på de sociale medier."

Brian og hans kolleger i Exhibition Centre Liverpool vil forsøge at matche markedsføringen med publikum. "Vores team vil arbejde hårdt på at skabe mere skræddersyede, målrettede marketingkampagner rettet mod folk, der virkelig er interesserede i den type begivenheder."

Planlægning af et layout

Layoutplanlægning er et andet kritisk aspekt, hvor mødestedet tilfører værdi. Her tages der højde for størrelsen på standene, forholdet mellem standardstande og skræddersyede stande samt specialiserede data, som mødestedet kan have indsamlet om opholdstid og fodgængere til forskellige typer arrangementer på deres område. De vil også vide, hvordan man skaber en håndterbar trafikstrøm omkring arrangementet og sikrer, at ruter, toiletter og nødudgange er tilgængelige for alle.

Brian forklarede, hvordan deres teknologi og ekspertise er i stand til at skabe præcise, skræddersyede layouts: "Vi har CAD-teknikere, der kan tegne et hvilket som helst layout inden for en centimeter af bygningen og inden for en centimeter af kravene." Det betyder, at stedets team er i stand til at udarbejde et skræddersyet layout til arrangementer, som ikke bare udnytter pladsen optimalt, men som også er skræddersyet til arrangementets specifikke behov.

På alle områder af planlægning og udførelse er det tydeligt, at sikkerhed altid står øverst på Brians prioriteringsliste. Layoutplanlægning er ingen undtagelse: "Hovedkravet er at sørge for, at arrangementet er sikkert. Gennem samtaler med kunden begynder vi at lære om antallet af deltagere, deltagernes bevægelser og opholdstid og den slags ting. Det giver os mulighed for at tilpasse vores planer for forbrugerudstillinger, ting som en tegneseriemesse, hvor der er meget travlt, eller endda arbejde med partikonferencer." Det er klart, at de bedste resultater opstår, når arrangørens indsigt og mødestedets erfaring går op i en højere enhed og løser eventuelle layoutproblemer på forhånd.

Udstillermanualen

I hjertet af en vellykket udstillingsoplevelse ligger udstillermanualen, et afgørende værktøj for enhver udstiller, der vover sig ind i en begivenhed. Brian kaster lys over dens betydning og beskriver den som "i bund og grund en bibel for alle udstillere". Dette dokument, som er omhyggeligt udarbejdet og fyldt med information af mødestedet, fungerer som den primære vejledning for udstillere, der booker en stand til en begivenhed.

Brian understreger, hvor omfattende udstillermanualen er, og siger: "Hvis du læser udstillermanualen, står alt deri: din parkering, din stewarding, dine tidspunkter, alt, hvad du har brug for, står i den manual." Den udgør en detaljeret køreplan, der giver klarhed over alle aspekter af udstillingsprocessen, fra forberedelse til aflæsning.

Spillestedets samarbejdsorienterede tilgang til udarbejdelsen af denne manual er tydelig. Som Brian forklarer: "Vi deler de oplysninger fra de indledende samtaler med vores kunder, som hjælper os med at skabe, eller hjælper kunden med at skabe, udstillermanualen." Det sikrer, at manualen ikke kun er informativ, men også skræddersyet til hver enkelt begivenheds specifikke behov.

Få mest muligt ud af manualen

Derudover fungerer udstillermanualer til arrangementer i Exhibition Centre Liverpool som en guide til deres skræddersyede onlinebestillingssystem, hvor udstillere kan finde alle mulige nyttige ting til at forbedre og muliggøre deres tilstedeværelse ved arrangementet. Det betyder, at manualen er et enkelt referencepunkt, hvor udstillerne kan finde ud af, hvad de har brug for af ekstra udstyr og faciliteter, og præcis hvordan og hvor de kan købe det.

Brian påpeger, at det er vigtigt at læse og forstå denne manual, før man ankommer til arrangementet. I tilfælde af spørgsmål har udstillerne en direkte linje til hjælp. "Hvis du har spørgsmål, har du et kontaktpunkt, som er din eventmanager, din produktionschef, cateringchefen, du har et kontaktpunkt på stedet, som er ekspert," forsikrer Brian. Dette niveau af støtte og vejledning understreger stedets forpligtelse til at sikre en problemfri og vellykket oplevelse for alle udstillere.

Imødekommelse af særlige ønsker

Selv om de overholder strenge processer og sundheds- og sikkerhedsbestemmelser, er steder som Exhibition Centre Liverpool ikke stive dørvogtere. I stedet stræber de efter at imødekomme unikke og ekstraordinære anmodninger for at sikre, at begivenhederne bliver både sjove og imponerende. Selv om det måske ikke er en ukvalificeret "kan-gøre-holdning", er det bestemt en "kan-gøre-hvis-risikovurderingen-går-OK-holdning". Brian delte sin indsigt i denne delikate balance med os.

Overraskende muligheder

Brian opfordrer arrangører til at kommunikere deres unikke behov: "Du vil måske blive overrasket over, hvad der kan lade sig gøre." Han nævner eksempler som afholdelse af grillfester, medicinske demonstrationer, dyr og klatrevægge, hvilket viser stedets alsidighed i forhold til at håndtere en række forskellige arrangementer.

Brian husker specifikke tilfælde, hvor udstillere foretog aktiviteter, som ikke var blevet godkendt på forhånd: "Jeg havde en, der tatoverede folk på stedet, og det var vi ikke klar over til at begynde med." På samme måde viser en hændelse med en uautoriseret drone, hvor vigtigt det er at give besked på forhånd: "Vi brugte stort set 10 minutter på at jage dronen ... Hvis han havde haft de rigtige tilladelser, kunne vi have arbejdet sammen med ham om at få sine droneoptagelser." Disse anekdoter understreger stedets vilje til at facilitere forskellige aktiviteter, forudsat at de opfylder sikkerheds- og lovkrav.

Den gyldne regel: varsel på forhånd

Nøglen til at imødekomme særlige ønsker ligger i planlægning på forhånd. Brian understreger: "Det værste, man kan gøre, er at dukke op på dagen og håbe, at man kan slippe af sted med noget." Et godt varsel giver stedet mulighed for at forberede sig og sikre, at alle nødvendige risikovurderinger og sundheds- og sikkerhedsprotokoller er på plads.

Risikovurderinger er altafgørende. Brian forklarer: "Hvis vi gør det, er vi glade!" Denne proces er afgørende for både deltagernes sikkerhed og en gnidningsløs afvikling af arrangementet. Det er derfor, at steder som Exhibition Centre Liverpool insisterer på grundig forberedelse og kommunikation.

Rollen for god kommunikation

Effektiv kommunikation mellem kunderne og spillestedet er afgørende. "De gode kunder giver os information," siger Brian og fremhæver den forskel, proaktiv kommunikation kan gøre. Det handler om at skabe et partnerskab, hvor information udveksles frit, så man sikrer, at sikkerhedsprotokollerne overholdes, og at arrangementet forløber problemfrit.

At imødekomme særlige ønsker er en fælles indsats, der kræver detaljeret planlægning, åben kommunikation og fokus på sikkerhed. Med disse elementer på plads kan steder som Exhibition Centre Liverpool gøre selv de mest ekstraordinære ideer til virkelighed og sikre mindeværdige og vellykkede begivenheder.

Sikkerhed og tryghed: højeste prioritet

Som nævnt hele vejen igennem, og med henvisning til alle aspekter af planlægning og afvikling af arrangementer, er sundhed, sikkerhed og tryghed altid stedets højeste prioritet. Brian understreger dette punkt utvetydigt.

"Sundhed og sikkerhed er en prioritet", siger Brian og gør det klart, at dette aspekt ikke er til forhandling. Spillestedets engagement i sikkerhed er tydeligt i den omfattende træning af deres event management team og deres overholdelse af etablerede vejledninger og protokoller. Brian bemærker: "Vi arbejder med eGuide for at sikre, at vi overholder de højeste og mest opdaterede standarder i vores branche" og henviser til retningslinjer udgivet af AEV (Foreningen af Eventsteder).

Exhibition Centre Liverpool arbejder ikke isoleret, når det gælder sikkerhed. Brian nævner deres samarbejde med andre udstillingssteder, især gennem NAA (National Arenas Association), som fremhæver et fællesskab med fælles ekspertise. "Vi har gode relationer til andre arenaer og deler viden og erfaringer," siger han og viser, hvor vigtig kollektiv viden er for at håndtere sikkerheden effektivt.

Sikkerhedsforanstaltninger: opmærksomhed på detaljer

Når det gælder sikkerhed, understreger Brian vigtigheden af grundighed: "At vide, hvilke køretøjer der ankommer, hvornår de skal ankomme, og hvem de er." En sådan omhyggelig opmærksomhed på detaljer sikrer en stærk sikkerhedsramme, der beskytter mod potentielle brud. Når alt kommer til alt, som Brian siger, "er sikkerhed kun så stærk som det svageste led."

Han fremhæver også kundernes rolle i safety- og sikkerhedsprocessen. "De gode kunder giver os information," siger han, "Jeg tror, det er sværere at forstå for nye kunder, som ikke har lavet events med os før. Det ser ud, som om vi beder om en masse ting, men faktisk bliver alle disse oplysninger formidlet til forskellige teams af forskellige årsager, og det er alt sammen meget nødvendigt."

Omfavnelse af begivenheden

Når planlægningen er færdig, og arrangementet er i gang, understreger Brian Charity vigtigheden af at nyde øjeblikket. "Starten bør være der, hvor alt arbejdet betaler sig," råder han og antyder, at åbningen af dørene bør være den mest spændende del af begivenheden. Hans erfaring inden for underholdning og teater underbygger dette synspunkt: Det virkelige show begynder, når dørene åbnes, udstillerne er klar, og publikum ankommer. Det er et tidspunkt, hvor arrangørerne kan se deres hårde arbejde bære frugt og nyde oplevelsen.

Kreativitet og overraskelser på udstillingsgulvet

Brian taler også om den kreativitet og mangfoldighed, han ser i udstillingsstande. Fra enkle borddisplays til detaljerede opsætninger, der ligner kaffebarer eller live tv-studier, hver begivenhed bringer noget nyt og overraskende. "Der er så mange stande. Det er i sidste ende kreativt," bemærker Brian og fremhæver de uendelige muligheder inden for udstillingsdesign. Han mindes særligt mindeværdige begivenheder som f.eks. bryllupsmesser, hvor deltagernes glæde og begejstring giver begivenheden et særligt præg.

En ansvarlig exit

Når arrangementer nærmer sig deres afslutning, bliver processen med at afvikle den afgørende. Brian forklarer vigtigheden af en velplanlagt exit-strategi for udstillerne. "I det øjeblik dørene åbnes, bliver pladsen i bund og grund en byggeplads. Det er virkelig vigtigt, at folk arbejder sammen."

"Afhængigt af kundens behov kan vi foretage en fuld nedbrydning ... eller en blød nedbrydning", siger han og beskriver de to tilgange. Den fulde nedbrydning involverer hjelme, veste med høj synlighed og mekanisk assistance som gaffeltrucks, mens den bløde nedbrydning er enklere og giver udstillerne mulighed for manuelt at rydde deres stande.

Træthed og et ønske om at komme hjem får ofte udstillere til at skynde sig ud. Brian har endda set udstillere, der bare er gået ud ved arrangementets afslutning og har efterladt hele stande med alt deres udstillings- og reklamemateriale. Det er dog vigtigt, at arrangørerne sørger for, at alle rydder op, for hvis der efterlades for meget affald ud over et på forhånd aftalt niveau, skal arrangøren betale en ekstra afgift. 

"Der er en mængde affald, som er inkluderet i alle kontrakter," siger Brian, "men kunderne bør altid gøre deres bedste for at opfordre folk til at tage affald med eller genbruge." Hans råd til udstillere er praktisk og ligetil: "Alle skal bare tage sig god tid. Vi behøver ikke alle sammen at løbe mod den samme dør på samme tid." 

Luk ned, genstart

Exhibition Centre Liverpool udviser en bemærkelsesværdig effektivitet, når det drejer sig om arrangementer, ofte inden for blot fire til seks timer. "Vi sigter normalt efter fire til seks timer mellem arrangementerne," afslører Brian Charity og kaster lys over stedets hurtige driftstempo. Dette hurtige tempo er afgørende for at kunne afvikle back-to-back-arrangementer, f.eks. et arenashow, der slutter i de tidlige morgentimer, og et andet, der begynder ved daggry.

Stedets evne til at facilitere disse hurtige overgange afhænger af teamets ekspertise og koordinering. Brian understreger deres dygtighed: "Vores venue-team, vores rengøringsfolk, stewarder, alle er så vant til det, de gør, at det nærmest er en selvfølge." Denne velsmurte maskine sikrer, at lokalet hurtigt bliver rengjort, klargjort og gjort klar til det næste arrangement.

Tips til udstillere om mødestedet

Det er tydeligt efter at have talt med Brian, at visse nøgleadfærdsmønstre i høj grad kan sikre udstillerne succes på messen. 

• Det er afgørende at forstå og overholde stedets retningslinjer, som formidles gennem udstillerens manual. 
• Proaktiv kommunikation med mødestedet muliggør sikre og kreative standdesigns, mens uautoriserede handlinger i sidste øjeblik kan forstyrre og udgøre en sikkerhedsrisiko.
• At tage af sted på en ansvarlig måde uden at efterlade rod er en stor hjælp for venue-teamet. 

Og i sidste ende skal udstillere sørge for at nyde processen, udfolde deres kreativitet og opleve belønningen ved at se deres vision blive til virkelighed under arrangementet. Hos Solopress har vi masser af inspirerende muligheder, når det gælder dine printbehov for Udstillinger og konferencer.