Ausstellen wie ein Experte: die Perspektive des Veranstalters

Um allen, die einen Messeauftritt planen, zu helfen, haben wir im Rahmen unserer Reihe "Ausstellen wie ein Experte" viele nützliche Videos und Blogbeiträge erstellt. Bislang haben wir uns mit Ausstellern, Agenturen und Standdesignern unterhalten. Diesmal sprechen wir mit den Veranstaltern von Geschäftsausstellungen und Messen. Indem wir mit den Experten sprechen, die für die Durchführung dieser Veranstaltungen verantwortlich sind, erhalten wir eine neue Perspektive auf die Kunst des Ausstellens. Zu diesem Zweck haben wir mit den Organisatoren einiger sehr erfolgreicher britischer Messen gesprochen: der Ihre Business-Expo eine Reihe von Veranstaltungen und Die Druckereiausstellung.

Treffen Sie die Experten

Martin und Kerry Lewis-Stevenson organisieren zusammen mit dem Marketing- und Veranstaltungsmanager Devon Luffrum die Your Business Expo im Auftrag der Pulse Media Group. Sie organisieren Fachveranstaltungen für Unternehmen in den Midlands, auf denen Unternehmer und Geschäftsinhaber neue Kunden und Lieferanten finden und ihre Netzwerke ausbauen können.

Event Director Chris Davies von Link Publishing war an der allerersten Print Show im Jahr 2015 beteiligt. Seitdem hat sie sich zur wichtigsten Veranstaltung der Druckindustrie in Großbritannien entwickelt. Als Treffpunkt für alle Bereiche der Branche ist die Print Show der Ort, an dem der britische Handel neue Technologien vorstellt, Produkte und Dienstleistungen präsentiert und Kontakte zwischen Unternehmen knüpft.

Vorbereitung, Vorbereitung, Vorbereitung

Der erste Punkt, zu dem alle unsere Organisatoren einhellig rieten, war die Vorbereitung. Fast alle Aussteller, die eine erfolglose Messe erleben, können ihren mangelnden Erfolg auf schlechte Planung zurückführen. Die Erstellung eines detaillierten Plans für Marketing, Logistik, Standgestaltung und Materialien ist der beste Weg, um ein positives Ergebnis sicherzustellen.

Eine gründliche Herangehensweise an das Ausstellen ist wichtig, so Chris Davies, Event Director der Print Show, "weil es teuer ist, auszustellen. Aber mehr als das Geld ist es deine Zeit". Wenn Sie den Ertrag Ihrer Zeit- und Geldinvestition optimieren wollen, müssen Sie sich auf die Details konzentrieren, damit Ihr Stand ein Erfolg wird.

Was die praktischen Aspekte betrifft, so ist es von unschätzbarem Wert, die vom Veranstalter und dem Veranstaltungsort bereitgestellten Informationen gründlich zu lesen. Das Online-Handbuch des Veranstalters ist oft eine Fundgrube für wichtige Informationen und Möglichkeiten zur Unterstützung.

Sorgfältiges Design: ein Stand, der beeindruckend UND konform ist

Die Gestaltung Ihres Standes ist einer der spannendsten Aspekte Ihrer Vorbereitungen. Wir haben Maßgeschneiderte Standgestaltung in einem früheren Blog dieser Reihe beschrieben, aber stellen Sie sicher, dass Sie sich mit den praktischen Aspekten befassen, bevor Sie sich an die Gestaltung Ihres Meisterwerks machen. Den Veranstaltern ist es besonders wichtig, dass Sie sich mit Fragen zu Strom, Beleuchtung und Layout-Vorschriften vertraut machen.

Wenn Sie Ihre Fläche in einem Ausstellungsraum oder auf einem Parkplatz planen, bekommen Sie ein gutes Gefühl für die Abmessungen Ihres Standes. Als wir Chris fragten, was der perfekte Aussteller tun könnte, antwortete er, "Wenn es einen perfekten Aussteller gäbe, dann wäre das jemand, der seinen Stand zuerst in seinen Räumlichkeiten nachbaut. Er würde ihn mit den Informationen des Veranstalters in Bezug auf Checklisten, Spezifikationen, Leitungen, Stromversorgung und dergleichen abgleichen.

Der logistische Wert einer solchen Planung ist ebenso wichtig wie der Einblick in das Erlebnis der Besucher. Angesichts des Slogans der Print Show, "Print Without Barriers", ist es keine Überraschung, dass Chris kein Fan von Hindernissen ist.

"Die Aussteller auf der Print Show zeigen gerne ihre Anlagen, aber wenn sie die Maschinen überall im Außenbereich aufstellen, entsteht eine Art Barriere. Die Leute unterhalten sich dann über eine Maschine hinweg, während sie im Gang stehen.

Es liegt auf der Hand, dass Stände, die für die Besucher ein Hindernis darstellen, sei es physisch oder psychisch, nur schwer mit ihrem Publikum in Kontakt treten können.

Ob groß oder klein, die Unterstützung von Experten ist verfügbar

Was die Einhaltung der Vorschriften betrifft, so ist es auch hier eine gute Idee, sich auf die Unterstützung des Veranstalters zu verlassen. Im Fall von Link Publishing wird eine dritte Partei beauftragt, Ihren Standentwurf zu prüfen: "Wir beauftragen ein Unternehmen namens Essential Events, das einen Pre-Flight-Check für Ihren Stand durchführt. Wenn Sie also einen Standentwurf einreichen, prüfen sie ihn und sagen: 'Das ist in Ordnung' oder 'Hier gibt es ein Problem' oder 'Sie werden hier ein Problem mit den Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen haben', so dass Sie wissen, ob Ihr Stand konform ist, lange bevor Sie hier ankommen."

Auch wenn Ihr Budget nicht für einen großen selbstgebauten Stand ausreicht, können Sie mit einem Rohbau-Standplatz eine Menge erreichen. Die Einhaltung der Vorschriften ist mit diesen fertigen Ständen einfacher, aber Sie müssen Ihre Fantasie einsetzen, um etwas Auffälliges und Einzigartiges zu schaffen. Wir haben erörtert, wie man gedruckte Ausstellungsstücke verwenden kann, um das Beste daraus zu machen kleinere Ausstellungsräume in einem früheren Beitrag dieser Serie.

Marketing: Die Organisatoren sind da, um Ihnen zu helfen!

Es ist kein Zufall, dass Link Publishing, der Veranstalter der Print Show, und die Pulse Media Group, die Veranstalterin der Your Business Expo, Verlage sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Fachveranstaltungen von einer Fachzeitschrift oder einer Verlagsgruppe organisiert werden. Das ist eine gute Nachricht für Aussteller, die für ihre Präsenz auf der Messe werben wollen.

Wie Devon Luffrum von Pulse Media über Your Business Expos sagt, "Ich denke, das sind die besten Ausstellungen, an denen ich je gearbeitet habe, und das liegt an unserer Präsenz als Pulse Group Media... Wir sind nicht nur Ausstellungen. Wir machen den gesamten Marketingtrichter, also sind wir im Grunde eine riesige, große Marketingmaschine!"

Nicht nur, dass ein solcher Veranstalter in der Regel ein Marketingpaket anbietet, wenn Sie einen Stand kaufen. Darüber hinaus können sie ein Online-Marketing-Handbuch, Vorlagen und Druckvorlagen für Ihre eigenen Anzeigen sowie Ratschläge für die Verbreitung der Informationen anbieten.

Und warum auch nicht? Wie Chris betont, ist der Erfolg der Aussteller entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung, "Aus dem einfachen Grund, dass es keine Ausstellung gibt, wenn die Messe nicht erfolgreich ist, werden die Unternehmen, die ausstellen, weitermachen. Wir würden aufhören zu existieren! Wir haben also ein größeres Interesse als jeder andere daran, dass die Messe ein Erfolg wird. Es ist unsere Lebensgrundlage. Wenn die Messe schlecht ist, war's das. Man lebt und stirbt mit der Ausstellung des letzten Jahres.

Nutzen Sie das Angebot!

Aus diesem Grund unternehmen die Veranstalter große Anstrengungen, um die Aussteller mit wirksamen Mitteln zu unterstützen. Überraschenderweise sind die Aussteller jedoch oft zurückhaltend, wenn es darum geht, alle ihnen zur Verfügung stehenden Vorteile zu nutzen.

"Wir sind sehr daran interessiert, dass die Aussteller uns helfen, ihnen zu helfen. erzählte uns Chris, ", aber Sie wären erstaunt, wie viele nicht alle Werkzeuge in ihrem Arsenal nutzen! Im Online-Handbuch finden Sie vorgefertigte E-Mails, Logos, Signaturen - alles ist vorhanden. Webbanner-Werbung. Glücklicherweise haben wir in diesem Jahr festgestellt, dass viele unserer Aussteller diese Ressourcen tatsächlich nutzen und für die Messe werben.

Nutzen Sie also um Himmels willen das Fachwissen und die Sichtbarkeit, die der Veranstalter zu bieten hat, denn Sie haben bereits dafür bezahlt, als Sie Ihren Stand gebucht haben!

Wenn der große Tag gekommen ist...

Unsere Organisatoren sind sich einig, dass eine frühe Ankunft den Ausstellern bessere Chancen bietet, unerwartete Probleme zu vermeiden.

"Es wird immer Verwechslungen oder Komplikationen geben". Chris räumt ein, "Es wurde etwas nicht geliefert oder es wurden Fehler gemacht. Stände werden von Menschen aufgebaut und Menschen machen Fehler, aber Probleme können gelöst werden... planen Sie einfach ein wenig Zeit ein, falls etwas schief geht und geklärt werden muss."

Es ist wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen und für die Besucher offen sind. "Top-Tipp". so Chris, "Essen Sie nicht am Stand, denn niemand will sich mit jemandem unterhalten, während er isst!"

Auch das Scrollen am Telefon ist tabu: "Das sind Dinge, die offensichtlich klingen". sagt Chris, "Aber es ist erstaunlich, wie viele Leute einfach nur dasitzen und auf ihrem Handy scrollen, wenn Leute vorbeigehen!" Das Wichtigste ist, aufmerksam und offen für ein Gespräch zu sein. "Wenn du Augenkontakt mit ihnen herstellst ... und dich auf die Leute einlässt, werden sie sich auch auf dich einlassen."

Geschenke, die nicht vergehen

Ein Höhepunkt für viele Teilnehmer ist das Sammeln einer beeindruckenden Menge an Werbegeschenken. Martin Lewis-Stevenson von Pulse Group Media weiß um die Bedeutung von Werbeartikeln als Gesprächsanlass:

"Wenn Sie eine Neuheit an Ihrem Stand haben, sei es eine Süßigkeit, ein Werbegeschenk oder ein Stressball, dann wird Ihr Besucher das aufgreifen und sagen: 'Hallo, wie geht es Ihnen?', und plötzlich haben Sie ein gemeinsames Gesprächsthema, und damit beginnen die Gespräche."

Wenn Sie eine dauerhafte Assoziation mit Ihrer Marke wünschen, ist ein individuell gestalteter Artikel eine großartige Möglichkeit, Ihren ersten Eindruck auch nach der Messe weiterleben zu lassen. Solopress bietet eine große Auswahl an bedruckten Werbemittel von klassisch Stifte und Taschen zu langlebigen Dingen wie Energie-Banken und Kabellose Ladegeräte die Ihre Botschaft verbreiten und noch lange nach der Veranstaltung nützlich sein werden.

Seien Sie nicht übermäßig großzügig

Ein Werbegeschenk ist zwar eine gute Möglichkeit, Besucher an Ihren Stand zu locken, aber Sie sollten immer darauf achten, dass Ihre Werbeartikel für die Veranstaltung geeignet sind. Sie wollen nicht, dass Sie versehentlich Schmuggelware verschenken. Der Organisator Ihrer Veranstaltung kann Sie zwar gut beraten, was erlaubt ist, aber oft legt der Veranstaltungsort die Regeln fest:

"Wir hatten einmal einen Aussteller, der ein Küchengerät mit einer Klinge verschenkt hat". erzählte uns Chris. "Man muss die NEC wie einen Flughafen behandeln. Wenn Sie versuchen würden, mit diesem Gegenstand durch die Sicherheitskontrolle eines Flughafens zu gehen, würden Sie aufgehalten werden. Wenn Sie an Ihrem Stand etwas ausgeben, müssen Sie diese Gesetze auch wirklich anwenden.

Alkohol ist ein weiteres Thema, das Sie mit Bedacht angehen müssen. Es ist zwar nicht ungewöhnlich, dass auf einer Messe alkoholische Getränke angeboten werden, aber es ist wichtig, dass dies im Rahmen der vom Veranstaltungsort festgelegten Regeln und Vorschriften geschieht und - was noch wichtiger ist - im Rahmen des Gesetzes.

Wie Chris hervorhebt: "Da die Veranstaltung ab 16 Jahren zugänglich ist, könnten Sie, wenn Sie Markenflaschen mit Alkohol verschenken, auch wenn diese nicht geöffnet sind, versehentlich Alkohol an Minderjährige ausschenken, die 16 Jahre alt sind. Und natürlich ist es illegal, Alkohol an Minderjährige auszuschenken.

Wenn Sie alkoholische Getränke verkaufen oder verschenken möchten, sollten Sie sich vorher mit dem Veranstalter in Verbindung setzen. Dort kann man Sie über die Richtlinien des Veranstaltungsortes in Bezug auf Alkohol, Glas und Flaschen beraten. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie die Lizenzgesetze einhalten. In England und Wales müssen Sie zum Beispiel einen Antrag auf eine Temporäre Veranstaltungshinweise (TEN).

Ein Wettbewerbselement

Gewinnspiele sind auf Fachmessen weit verbreitet. Visitenkarten in einem Fischglas" ist ein bewährtes Gewinnspielformat, das dazu beiträgt, Ihre Kontaktliste zu erweitern, aber ein Blick über den Tellerrand kann zu einem höheren Maß an Engagement führen. Unsere Organisatoren waren der Meinung, dass ein höheres Maß an Beteiligung den Wettbewerbsgeist wecken und wertvolle Interaktionen auslösen kann.

"Der CVJM hat Hook-A-Duck mitgebracht." sagte Kerry von Pulse Media, "Es ist so einfach, aber es funktioniert einfach! Es ist etwas Seltsames, das Kind in dir kommt zum Vorschein, wenn du auf Ausstellungen gehst. Es ist so, als hätte man noch nie ein Gummibärchen oder ein Toffee gesehen, diese Dinge ziehen einen einfach an. Das führt dann zu einem Gespräch, das wiederum eine geschäftliche Diskussion auslöst.

Chris von Link Publishing hat das gleiche Phänomen beobachtet: "Ein Unternehmen namens Aurora brachte einen F1-Simulator mit, der wirklich gut und sehr wettbewerbsfähig war! Jeder wollte den ganzen Tag über seinen Namen auf der Anzeigetafel sehen. Die Leute kamen zurück und wollten wissen, wer an der Spitze steht. Es ging nicht um die Flasche Champagner, die man gewinnt. Es ging darum, an der Spitze der Punktetafel zu stehen!

Der Erfolg kann sich wie von selbst einstellen, wenn Sie eine Art Mitmachaktion anbieten, die die Leute an Ihren Stand lockt, wie Chris erklärt:

"Man wird feststellen, dass es eine Art Hinweis darauf gibt. Was dann passiert, ist, dass andere Besucher vorbeikommen und denken: Was ist da drüben los? Warum ist da so ein Trubel? Das zieht die Leute an, der Stand bleibt bevölkert und man hat die Möglichkeit, mit den Besuchern ins Gespräch zu kommen.

Ihr Feedback ist wertvoll

Informationen beruhen auf Gegenseitigkeit. Die Messeveranstalter wollen Ihnen wertvolle Ratschläge geben, sind aber auch an Ihrem Feedback interessiert, um künftige Veranstaltungen zu verbessern.

"Wir haben eine E-Mail mit einer Umfrage nach der Messe, die sowohl an Besucher als auch an Aussteller geschickt wird. erklärt Devon, "Für uns als Veranstaltungsmanager und -planer ist es sehr wichtig, das Feedback sowohl aus der Sicht der Aussteller als auch aus der Sicht der Besucher zu erhalten, um sicherzustellen, dass wir Änderungen vornehmen oder uns an alles anpassen können, was möglicherweise für künftige Ausstellungen erforderlich ist.

Wenn also der Organisator einer Veranstaltung, an der Sie teilgenommen haben, um Feedback bittet, sollten Sie sich selbst helfen, indem Sie ihm helfen.

Gelernte Lektionen

Die Botschaft, die Sie von den Veranstaltern mit nach Hause nehmen können, lautet: Sie sind Ihre Freunde! Auch wenn sie voller Regeln und Einschränkungen zu sein scheinen, wollen und müssen sie in Wirklichkeit, dass Ihr Stand ein Erfolg wird. Aus diesem Grund werden sie Sie wahrscheinlich in den meisten Aspekten Ihrer vorherigen Planung und Ihrer Erfahrungen am Messetag unterstützen. Halten Sie den Kontakt zu Ihrem Ansprechpartner auf der Veranstaltung aufrecht. So können Sie logistische Fehler vermeiden, erhalten tolle Tipps für einen erfolgreichen Stand und bekommen jede Menge Marketingunterstützung, die die Besucherzahlen zum Wohle aller steigern wird.