Tentoonstellen als een expert: het perspectief van de organisator

Om iedereen te helpen die van plan is te exposeren op een beurs, hebben we veel nuttige video- en blogcontent gemaakt als onderdeel van onze Exhibit Like An Expert-serie. Tot nu toe hebben we gesproken met exposanten, agentschappen en standontwerpers. Deze keer spreken we met de mensen die zakelijke beurzen organiseren. Door te spreken met de experts die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van deze evenementen, krijgen we een frisse kijk op de kunst van het exposeren. Daarom spraken we met de organisatoren achter enkele zeer succesvolle Britse beurzen: de Uw bedrijfsexpo reeks evenementen en De Printshow.

Maak kennis met de experts

Martin en Kerry Lewis-Stevenson organiseren samen met marketing- en evenementenmanager Devon Luffrum namens de Pulse Media Group de evenementen van Your Business Expo. Ze organiseren handelsevenementen voor zakelijke gemeenschappen in de Midlands waar ondernemers en bedrijfseigenaren nieuwe klanten en leveranciers kunnen vinden en hun netwerken kunnen opbouwen.

Event Director Chris Davies van Link Publishing was betrokken bij de allereerste Print Show in 2015. Sindsdien is het uitgegroeid tot het belangrijkste evenement voor de grafische industrie in het Verenigd Koninkrijk. De Print Show dient als een focus voor alle gebieden van de industrie en is waar de Britse handel komt om nieuwe technologie te onthullen, producten en diensten te laten zien en banden op te bouwen tussen bedrijven.

Voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding

Het eerste dat al onze organisatoren unaniem wilden aanmoedigen, was voorbereiding. Bijna alle exposanten die een mislukte beurs meemaken, kunnen hun gebrek aan succes terugvoeren op een slechte planning. Het opstellen van een gedetailleerd plan voor marketing, logistiek, standontwerp en materialen is de beste manier om een positief resultaat te verzekeren.

Een grondige aanpak van exposeren is belangrijk volgens Chris Davies, Event Director van The Print Show, "Omdat het duur is om tentoon te stellen. Maar meer nog dan het geld, gaat het om je tijd." Als je het rendement van je investering in tijd en geld wilt optimaliseren, is een strakke focus op de details vereist om van je stand een succes te maken.

Wat de praktische zaken betreft, is het grondig doornemen van de informatie die door de organisator en de locatie wordt verstrekt van onschatbare waarde. De online handleiding van de organisator is vaak een schat aan belangrijke informatie en mogelijkheden voor ondersteuning.

Zorgvuldig ontwerp: een stand die indrukwekkend EN conform de voorschriften is

Het ontwerpen van je stand is een van de spannendste aspecten van je voorbereidingen. We hebben standontwerpen op maat in een eerdere blog in deze serie, maar zorg ervoor dat je de praktische aspecten aanpakt voordat je begint met het ontwerpen van je meesterwerk. Organisatoren vinden het vooral belangrijk dat je op de hoogte bent van zaken als stroom, verlichting en indelingsvoorschriften.

Het plannen van je ruimte in een showroom of parkeergarage geeft je een goed gevoel voor de fysieke afmetingen van je stand. Toen we Chris vroegen wat de perfecte exposant zou doen, antwoordde hij, "Als er een perfecte exposant zou zijn, stel ik me voor dat dat iemand zou zijn die zijn stand eerst bij hem thuis zou namaken. Ze zouden het controleren aan de hand van alle informatie van de organisator van het evenement in termen van checklists, specificaties, leidingen, stroom, dat soort dingen."

Hoewel de logistieke waarde van dit niveau van planning van vitaal belang is, is het inzicht in de bezoekerservaring dat ook. Gezien de slogan van The Print Show, "Afdrukken zonder belemmeringen", is het geen verrassing dat Chris geen fan is van belemmeringen.

"Exposanten op The Print Show pronken graag met hun fabriek, maar als ze de machines overal buiten hebben staan, creëert dat een soort barrière. Mensen praten uiteindelijk over een machine heen terwijl ze in de gang staan."

Het is duidelijk dat standontwerpen die een fysieke of psychologische blokkade vormen voor bezoekers, moeite zullen hebben om hun publiek aan zich te binden.

Groot of klein, deskundige ondersteuning is beschikbaar

Als het gaat om naleving van de regelgeving, is het opnieuw een goed idee om te vertrouwen op de ondersteuning die de organisator biedt. In het geval van Link Publishing hebben ze een derde partij in dienst die je standontwerp onder de loep neemt: "We hebben een bedrijf in dienst genaamd Essential Events en zij voeren een pre-flight check uit op je stand. Dus als je een standontwerp indient, controleren zij het en zeggen ze 'dat is prima' of 'hier is een probleem mee' of 'je hebt hier een probleem met gezondheids- en veiligheidsprotocollen', zodat je weet of je stand voldoet lang voordat je hier bent."

Zelfs als je budget niet toereikend is voor een grote zelfgebouwde stand, kun je nog steeds veel doen met een stand met een shellschema. Compliance is gemakkelijker met deze kant-en-klare stands, maar je zult je verbeelding moeten gebruiken om iets opvallends en unieks te maken. We hebben besproken hoe je bedrukte display-items kunt gebruiken om het meeste te halen uit kleinere tentoonstellingsruimtes in een eerder stuk in deze serie.

Marketing: organisatoren zijn er om je een handje te helpen!

Het is geen toeval dat Link Publishing, dat The Print Show organiseert, en Pulse Media Group, die Your Business Expo organiseert, uitgevers zijn. Het is niet ongewoon dat handelsevenementen worden georganiseerd door een vakpublicatie of uitgeversgroep. Dat is goed nieuws voor exposanten die hun aanwezigheid op de beurs willen promoten.

Zoals Devon Luffrum van Pulse Media zegt over Your Business Expos, "Ik denk dat dit de beste beurzen zijn waar ik ooit aan heb gewerkt, en dat komt door onze aanwezigheid als Pulse Group Media... We zijn niet alleen maar beurzen. We doen de hele marketing funnel, dus we zijn eigenlijk een enorme, grote marketingmachine!"

Niet alleen zal een evenementorganisator van dit type meestal een marketingpakket aanbieden als onderdeel van de deal wanneer je een stand koopt. Daarbovenop kunnen ze een online marketinghandleiding, sjablonen en artwork voor je eigen advertenties aanbieden, evenals advies over hoe je de boodschap kunt verspreiden.

En waarom zouden ze ook niet? Zoals Chris aangeeft, is het succes van exposanten essentieel voor het succes van evenementen, "Om de eenvoudige reden dat als de tentoonstelling geen succes is, er geen tentoonstelling is. De bedrijven die tentoonstellen zullen doorgaan. Wij houden op te bestaan! Wij hebben er dus meer dan wie ook belang bij dat de beurs een succes wordt. Het is onze broodwinning. Als het een slechte show is, dan is het afgelopen. Je leeft en sterft door de show van je laatste jaar."

Profiteer van het aanbod!

Juist daarom doen organisatoren veel moeite om effectieve middelen in te zetten om exposanten te ondersteunen. Verrassend genoeg zijn exposanten echter vaak traag als het erop aankomt om gebruik te maken van alle voordelen die voor hen beschikbaar zijn.

"We vinden het heel belangrijk dat exposanten ons helpen om hen te helpen," aldus de organisatie. Chris vertelde het ons, "maar je zou er versteld van staan hoeveel er niet echt gebruik maken van alle hulpmiddelen in hun arsenaal! In de online handleiding hebben we vooraf geschreven e-mails, logo's, handtekeningen, letterlijk alles is er. Webbanneradvertenties. Gelukkig hebben we dit jaar een grote toename gezien in het aantal exposanten dat deze middelen gebruikt om de beurs te promoten.

Maak dus in hemelsnaam gebruik van de expertise en exposure die de organisator te bieden heeft, je hebt er al voor betaald toen je je stand boekte!

Wanneer de grote dag aanbreekt...

Op de dag zelf zijn onze organisatoren het er allemaal over eens dat een vroege aankomst exposanten een betere kans geeft om onverwachte problemen af te wenden.

"Er zullen altijd problemen of complicaties zijn," zei hij. Chris geeft toe, "Spullen zijn niet geleverd of er zijn fouten gemaakt. Stands worden geïnstalleerd door mensen en mensen maken fouten, maar problemen kunnen worden opgelost... neem gewoon wat tijd voor het geval er iets misgaat en moet worden opgelost."

Het is belangrijk om je tijd te laten tellen en open te staan voor bezoekers. "Top tip," volgens Chris, "eet niet op je stand, want niemand wil met iemand praten terwijl hij eet!"

Scrollen op de telefoon is ook een no-no: "Dit zijn dingen die voor de hand liggend klinken". zegt Chris, "Maar het is verbazingwekkend hoeveel mensen daar gewoon door hun telefoon zitten te scrollen als er mensen langslopen!" De sleutel is om alert te zijn en open te staan voor een gesprek. "Als je oogcontact met ze maakt... en mensen aanspreekt, zullen ze jou aanspreken."

Geschenken die blijven geven

Een hoogtepunt voor veel deelnemers is het vergaren van een indrukwekkende verzameling freebies. Martin Lewis-Stevenson van Pulse Group Media erkent het belang van promotieartikelen als gespreksstarter:

"Als je een nieuwigheid op je stand hebt, of het nu snoep is, een weggevertje, een stressbal, dan zal je bezoeker dat oppakken en dan is het: 'Hoi, hoe gaat het?' en ineens heb je een gemeenschappelijk gespreksonderwerp en daar beginnen de gesprekken."

Als je een langdurige associatie met je merk wilt, is een op maat gemaakt artikel een geweldige manier om je eerste indruk ook na de show te laten voortleven. Solopress biedt een enorm assortiment aan bedrukte Promotionele producten van klassiek Pennen en Tassen naar duurzame items zoals Power Banks en Draadloze opladers die je boodschap verspreiden en nog lang na het evenement van pas komen.

Wees niet zo vrijgevig

Hoewel een weggever een geweldige manier is om bezoekers naar je stand te lokken, moet je er altijd voor zorgen dat je promotionele producten geschikt zijn voor het evenement. Je wilt niet per ongeluk smokkelwaar weggeven. Hoewel de organisator van je evenement je goed kan adviseren over wat is toegestaan, is het vaak de locatie die de regels opstelt:

"We hadden ooit een exposant die een keukengerei weggaf waar een mes aan zat," vertelt hij. Chris vertelde het ons. "Je moet NEC behandelen als een luchthaven. Als je op een vliegveld met dat voorwerp door de beveiliging zou willen, zou je worden tegengehouden. Als je spullen uitdeelt vanaf je stand, moet je die wetten er ook echt op toepassen."

Alcohol is een andere kwestie die je voorzichtig moet aanpakken. Hoewel het niet ongewoon is dat er alcoholische dranken worden verstrekt op een beurs, is het belangrijk dat dit gebeurt binnen de regels en voorschriften die zijn opgesteld door de locatie, en nog belangrijker, binnen de wet.

Zoals Chris opmerkt: "Omdat de show toegankelijk is voor 16 jaar en ouder, zou je, als je gemerkte flessen alcohol weggeeft als promotie, ook al zijn ze niet open, ze per ongeluk aan een minderjarige van 16 jaar kunnen geven. En het is natuurlijk illegaal om alcohol te schenken aan minderjarigen".

Als je alcoholische dranken wilt verkopen of weggeven, is het belangrijk om dit eerst te overleggen met de organisator. Zij kunnen je adviseren over het beleid van de locatie met betrekking tot alcohol, glas en flessen. Je moet er ook voor zorgen dat je voldoet aan de vergunningswetten; in Engeland en Wales moet je bijvoorbeeld mogelijk een Kennisgeving tijdelijke evenementen (TEN).

Een competitief element

Wedstrijden zijn wijdverbreid op beurzen. Visitekaartjes in een vissenkom' is een bekende prijsvraagvorm die helpt om je contactenlijst uit te breiden, maar buiten de vissenkom denken kan een grotere betrokkenheid opleveren. Onze organisatoren vonden dat een grotere deelname de competitieve geest naar boven kan brengen en waardevolle interacties kan stimuleren.

"De YMCA had Hook-A-Duck meegenomen." Kerry van Pulse Media vertelde het ons, "Het is zo basic, maar het werkt gewoon! Het is iets raars, het kind komt in je naar boven als je naar exposities gaat. Het is alsof je nog nooit een jelly bean of een toffee hebt gezien, die dingen trekken je gewoon naar binnen. Dat brengt een gesprek op gang, dat op zijn beurt weer een zakelijke discussie op gang brengt."

Chris van Link Publishing observeert hetzelfde fenomeen: "Een bedrijf genaamd Aurora had een F1-simulator meegenomen, die erg goed was, en erg competitief! Iedereen wilde de hele dag zijn naam op het scorebord hebben. Mensen kwamen terug om te kijken wie er bovenaan stond. Het ging niet om de fles champagne die je wint. Het ging erom dat je bovenaan het scorebord stond!

Succes kan een sneeuwbaleffect hebben als je een soort activiteit hebt die mensen naar je stand trekt, zoals Chris uitlegt:

"Een van de dingen die je zult merken is dat het een soort hint creëert. Wat er dan gebeurt, is dat andere bezoekers erheen wandelen en denken: wat is daar aan de hand? Waarom is er zo'n drukte? En dan sleept het gewoon de menigte mee, houdt het je stand bevolkt en geeft het je de kans om met de bezoeker in contact te komen."

Uw feedback is waardevol

Informatie is tweerichtingsverkeer. Terwijl beursorganisatoren je graag waardevol advies geven, zijn ze net zo geïnteresseerd in jouw feedback om toekomstige evenementen te verbeteren.

"We sturen een e-mail met een enquête na afloop van de show naar zowel bezoekers als exposanten." legt Devon uit, "Het is allemaal heel belangrijk voor ons als evenementmanagers en planners om feedback te krijgen van zowel exposanten als bezoekers, zodat we alles kunnen veranderen of aanpassen aan wat er mogelijk moet gebeuren voor toekomstige beurzen."

Dus als de organisator van een evenement dat je hebt bijgewoond om feedback vraagt, waarom help je jezelf dan niet door hen te helpen.

Geleerde lessen

De boodschap van organisatoren is dat ze je vrienden zijn! Ze lijken misschien vol regels en beperkingen, maar wat ze echt willen, en echt nodig hebben, is dat jouw stand een succes wordt. Daarom zul je waarschijnlijk merken dat ze je steunen in de meeste aspecten van je voorafgaande planning en je ervaring op de dag zelf. Houd de communicatielijnen met je contactpersoon op het evenement open en het zal je helpen om logistieke fouten te voorkomen, geweldige tips te krijgen voor een super-succesvolle stand en een heleboel marketingondersteuning te krijgen die de opkomst voor iedereen ten goede zal komen.