Exposer comme un expert : le point de vue de l'organisateur

Afin d'aider tous ceux qui prévoient d'exposer à un salon professionnel, nous avons créé de nombreux contenus vidéo et blog utiles dans le cadre de notre série "Exposer comme un expert". Jusqu'à présent, nous avons recueilli les avis d'exposants, d'agences et de concepteurs de stands. Cette fois-ci, nous nous adressons aux personnes qui organisent les expositions et les salons professionnels. En nous adressant aux experts responsables de l'organisation de ces événements, nous obtenons une nouvelle perspective sur l'art d'exposer. À cette fin, nous nous sommes entretenus avec les organisateurs de certains salons professionnels britanniques très réussis : le Votre salon professionnel série d'événements et Le salon de l'imprimerie.

Rencontrer les experts

Martin et Kerry Lewis-Stevenson, ainsi que Devon Luffrum, responsable du marketing et des événements, organisent les événements Your Business Expo pour le compte de Pulse Media Group. Ils organisent des manifestations commerciales à l'intention des communautés d'affaires des Midlands, où les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprises peuvent venir trouver de nouveaux clients et fournisseurs et développer leurs réseaux.

Chris Davies, directeur de l'événement chez Link Publishing, a participé à la toute première édition du Print Show en 2015. Depuis, il est devenu l'événement le plus important de l'industrie de l'impression au Royaume-Uni. Servant de point de convergence pour tous les secteurs de l'industrie, le Print Show est l'endroit où les professionnels britanniques viennent dévoiler de nouvelles technologies, présenter des produits et des services et tisser des liens entre les entreprises.

Préparation, préparation, préparation

La première chose que tous nos organisateurs ont unanimement tenu à encourager est la préparation. Presque tous les exposants qui ont connu un salon infructueux peuvent attribuer leur échec à une mauvaise planification. L'établissement d'un plan détaillé en matière de marketing, de logistique, de conception de stand et de matériel est le meilleur moyen de garantir un résultat positif.

Selon Chris Davies, directeur de l'événement The Print Show, il est important d'adopter une approche rigoureuse de l'exposition, "parce que cela coûte cher d'exposer. Mais plus que l'argent, c'est le temps que vous y consacrez". Si vous voulez optimiser le rendement de votre investissement en temps et en argent, vous devez vous concentrer sur les détails pour faire de votre stand un succès.

En ce qui concerne les aspects pratiques, une lecture approfondie des informations fournies par l'organisateur et le lieu de l'événement est inestimable. Le manuel en ligne de l'organisateur est souvent un trésor d'informations vitales et de possibilités de soutien.

Une conception soignée : un stand impressionnant ET conforme aux normes

La conception de votre stand est l'un des aspects les plus passionnants de vos préparatifs. Nous avons couvert conception de stands sur mesure dans un blog précédent de la série, mais assurez-vous de régler les aspects pratiques avant de vous lancer dans la conception de votre chef-d'œuvre. Les organisateurs tiennent particulièrement à ce que vous vous familiarisiez avec les questions relatives à l'électricité, à l'éclairage et aux règles d'agencement.

En planifiant votre espace dans une salle d'exposition ou sur un parking, vous aurez une bonne idée des dimensions physiques de votre stand. Lorsque nous avons demandé à Chris ce que ferait l'exposant idéal, il nous a répondu, "S'il existait un exposant parfait, j'imagine qu'il s'agirait de quelqu'un qui ferait d'abord une maquette de son stand dans ses locaux. Il le vérifierait en fonction des informations fournies par l'organisateur de l'événement en termes de listes de contrôle, de spécifications, de conduits, d'électricité, etc.

Si la valeur logistique de ce niveau de planification est vitale, la compréhension de l'expérience des visiteurs l'est tout autant. Compte tenu du slogan du salon The Print Show, "Imprimer sans barrières", il n'est pas surprenant que Chris ne soit pas un adepte des obstacles.

"Les exposants du salon Print Show aiment montrer leur usine, mais s'ils disposent les machines tout autour de l'extérieur, cela crée une sorte de barrière. Les gens finissent par avoir une conversation au-dessus d'une machine alors qu'ils sont dans le couloir".

Il est évident que les stands qui représentent un obstacle pour les participants, qu'il soit physique ou psychologique, ne parviendront pas à capter l'attention de leur public.

Quelle que soit la taille de l'entreprise, l'assistance d'un expert est disponible

En termes de conformité, il est une fois de plus judicieux de s'appuyer sur le soutien offert par l'organisateur. Dans le cas de Link Publishing, une tierce partie est chargée d'examiner la conception de votre stand : "Nous employons une société appelée Essential Events, qui effectuera un contrôle avant le vol de votre stand. Ainsi, lorsque vous soumettez un projet de stand, ils le vérifient et vous disent 'c'est bien' ou 'il y a un problème avec ceci' ou 'vous aurez un problème avec les protocoles de santé et de sécurité ici', de sorte que vous saurez si votre stand est conforme bien avant que vous n'arriviez ici.

Même si votre budget ne vous permet pas d'acheter un grand stand, vous pouvez encore faire beaucoup de choses avec un emplacement pour projet de construction. La conformité est plus facile avec ces stands prêts à l'emploi, mais vous devrez faire preuve d'imagination pour créer quelque chose d'accrocheur et d'unique. Nous avons discuté de la manière d'utiliser des articles de présentation imprimés pour tirer le meilleur parti de l'expérience de l'entreprise. des espaces d'exposition plus petits dans un précédent article de cette série.

Marketing : les organisateurs sont là pour vous donner un coup de main !

Ce n'est pas une coïncidence si Link Publishing, qui organise The Print Show, et Pulse Media Group, qui organise Your Business Expo, sont des éditeurs. Il n'est pas rare que des manifestations commerciales soient organisées par une publication commerciale ou un groupe d'édition. C'est une excellente nouvelle pour les exposants qui souhaitent promouvoir leur présence au salon.

Comme le dit Devon Luffrum, de Pulse Media, à propos de Your Business Expos, "Je pense que ce sont les meilleures expositions sur lesquelles j'ai jamais travaillé, et cela est dû à notre présence en tant que Pulse Group Media... Nous ne nous contentons pas d'organiser des expositions. Nous nous occupons de l'ensemble de l'entonnoir marketing, nous sommes donc en fait une énorme machine marketing !

Non seulement un organisateur d'événements de ce type proposera généralement un package marketing dans le cadre de l'achat d'un stand. En outre, il peut vous proposer un manuel de marketing en ligne, des modèles et des maquettes pour vos propres annonces, ainsi que des conseils sur la manière de faire passer le message.

Et pourquoi ne le feraient-ils pas ? Comme le souligne Chris, la réussite des exposants est essentielle au succès de l'événement, "Pour la simple raison que si le salon n'est pas un succès, il n'y a pas de salon. Nous cesserons d'exister ! Nous avons donc plus d'intérêt que quiconque à ce que l'exposition soit un succès. C'est notre gagne-pain. Si l'exposition est mauvaise, c'est fini. On vit et on meurt de l'exposition de l'année précédente".

Profitez de l'offre !

C'est pour cette raison que les organisateurs se donnent beaucoup de mal pour mettre en place des ressources efficaces afin de soutenir les exposants. Cependant, il est surprenant de constater que les exposants sont souvent lents à réagir lorsqu'il s'agit de profiter de tous les avantages qui leur sont offerts.

"Nous sommes très attachés au fait que les exposants nous aident à les aider". Chris nous l'a dit, "Mais vous seriez surpris de voir combien d'entre eux n'utilisent pas tous les outils de leur arsenal ! Dans le manuel en ligne, nous avons des courriels pré-écrits, des logos, des signatures, littéralement tout est là. Bannières publicitaires sur le web. Heureusement, cette année, nous avons constaté que beaucoup de nos exposants utilisent ces ressources et font la promotion du salon.

Alors, pour l'amour du ciel, profitez de l'expertise et de l'exposition que l'organisateur peut vous offrir, vous avez déjà payé pour cela lorsque vous avez réservé votre stand !

Lorsque le grand jour arrive...

Le jour J, nos organisateurs s'accordent tous à dire qu'une arrivée précoce donne aux exposants une meilleure chance d'éviter les imprévus.

"Il y aura toujours des confusions ou des complications". Chris le concède, "Des choses n'ont pas été livrées ou des erreurs ont été commises. Les stands sont installés par des êtres humains et les gens font des erreurs, mais les problèmes peuvent être résolus... il suffit de prévoir un peu de temps au cas où quelque chose tournerait mal et devrait être réglé."

Il est important de faire valoir son temps et d'être à l'écoute des visiteurs. "Top tip", "Top tip". selon Chris, "Ne mangez pas sur votre stand, car personne n'a envie de parler à quelqu'un pendant qu'il mange !

Défiler sur le téléphone est également à proscrire : "Ce sont des choses qui semblent évidentes. déclare Chris, "Mais c'est incroyable le nombre de personnes qui restent assises à faire défiler leur téléphone alors qu'il y a des gens qui passent devant ! L'essentiel est d'être attentif et ouvert à une discussion. "si vous établissez un contact visuel avec eux... et si vous vous engagez auprès des gens, ils s'engageront auprès de vous".

Des cadeaux qui ne s'arrêtent jamais

Pour de nombreux participants, le fait d'amasser un nombre impressionnant d'objets gratuits est un moment fort. Martin Lewis-Stevenson, de Pulse Group Media, reconnaît l'importance des objets promotionnels pour engager la conversation :

Si vous avez une nouveauté sur votre stand, qu'il s'agisse de bonbons, d'un cadeau ou d'une balle anti-stress, votre visiteur la remarquera et vous demandera : "Bonjour, comment allez-vous ?".

Si vous souhaitez une association durable avec votre marque, un article personnalisé est un excellent moyen d'aider votre première impression à perdurer après le salon. Solopress propose une vaste gamme d'articles imprimés Produits promotionnels du classique Stylos et Sacs à des éléments durables tels que Banques d'alimentation et Chargeurs sans fil qui diffuseront votre message et seront utiles longtemps après l'événement.

Ne pas être généreux à l'excès

Bien qu'un cadeau quelconque soit un excellent moyen d'attirer les visiteurs à votre stand, vous devez toujours vous assurer que vos produits promotionnels sont adaptés à l'événement. Vous ne voulez pas vous retrouver à distribuer des produits de contrebande par inadvertance. L'organisateur de l'événement sera bien placé pour vous conseiller sur ce qui est autorisé, mais c'est souvent le lieu de l'événement qui fixe les règles :

"Un jour, un exposant a offert un ustensile de cuisine muni d'une lame". Chris nous l'a dit. "Il faut traiter le CNE comme un aéroport. Si vous essayez de passer les contrôles de sécurité d'un aéroport avec cet objet, vous serez arrêté. Si vous distribuez des objets depuis votre stand, vous devez vraiment appliquer ces lois".

L'alcool est une autre question qu'il convient d'aborder avec prudence. S'il n'est pas rare que des boissons alcoolisées soient servies lors d'un salon professionnel, il est important que cela se fasse dans le respect des règles et règlements établis par le lieu et, plus important encore, dans le respect de la loi.

Comme le souligne Chris : "Parce que le spectacle est ouvert aux 16 ans et plus, si vous distribuez des bouteilles d'alcool de marque à titre promotionnel, même si elles ne sont pas ouvertes, vous pourriez les donner par inadvertance à un mineur de 16 ans. Et bien sûr, il est illégal de servir de l'alcool à des mineurs".

Si vous souhaitez vendre ou offrir des boissons alcoolisées, il est important de vérifier d'abord auprès de l'organisateur. Il pourra vous conseiller sur la politique du lieu en matière d'alcool, de verre et de bouteilles. Vous devez également vous assurer que vous êtes en conformité avec les lois sur les licences ; en Angleterre et au Pays de Galles, par exemple, vous devrez peut-être demander un permis de vente d'alcool. Avis de manifestation temporaire (TEN).

Un élément concurrentiel

Les concours sont monnaie courante dans les salons professionnels. Le tirage au sort de cartes de visite dans un aquarium est une formule bien connue qui permet d'étoffer votre liste de contacts, mais sortir de l'aquarium peut permettre d'atteindre un niveau d'engagement plus élevé. Nos organisateurs ont estimé qu'un niveau de participation plus élevé pouvait faire ressortir l'esprit de compétition et susciter des interactions précieuses.

"Nous avons demandé au YMCA d'amener le Crochet-A-Duck. Kerry, de Pulse Media, nous l'a dit, "C'est tellement basique, mais ça marche ! C'est quelque chose d'étrange, l'enfant sort de vous lorsque vous venez à des expositions. C'est comme si vous n'aviez jamais vu un bonbon ou un caramel avant, ces choses vous attirent. Cela permet d'entamer une conversation qui, à son tour, donne lieu à une discussion commerciale".

Chris de Link Publishing observe le même phénomène : "Une société appelée Aurora a apporté un simulateur de F1, qui était vraiment bien et très compétitif ! Tout le monde voulait avoir son nom sur le tableau d'affichage tout au long de la journée. Les gens revenaient et vérifiaient qui était en tête. Il ne s'agissait pas de gagner une bouteille de champagne, mais d'être en tête du classement. Il s'agissait d'être en tête du tableau d'affichage !

Le succès peut faire boule de neige lorsque vous organisez une activité participative qui attire les gens vers votre stand, comme l'explique Chris :

"L'une des choses que vous constaterez, c'est que cela crée une sorte d'indice. Ce qui se passe ensuite, c'est que d'autres visiteurs se promènent et se demandent ce qui se passe là-bas. Pourquoi y a-t-il une telle effervescence ? Et puis cela attire la foule, maintient votre stand peuplé et vous donne l'occasion de dialoguer avec le visiteur".

Votre avis est précieux

L'information est une voie à double sens. Si les organisateurs de salons professionnels sont désireux de vous offrir de précieux conseils, ils sont tout aussi intéressés par vos commentaires qui leur permettront d'améliorer les événements à venir.

"Nous envoyons aux visiteurs et aux exposants un courriel d'enquête après l'exposition". explique Devon, "Il est très important pour nous, en tant que gestionnaires et organisateurs d'événements, de recueillir les réactions des exposants et des visiteurs afin de nous assurer que nous pouvons changer ou nous adapter à tout ce qui pourrait être nécessaire pour les expositions futures.

Ainsi, lorsque l'organisateur d'un événement auquel vous avez participé vous demande un retour d'information, pourquoi ne pas vous aider vous-même en l'aidant.

Enseignements tirés

Le message à retenir des organisateurs est qu'ils sont vos amis ! Bien qu'ils puissent sembler pleins de règles et de restrictions, ce qu'ils veulent vraiment, et ce dont ils ont vraiment besoin, c'est que votre stand soit un succès. C'est pourquoi il est probable qu'ils vous soutiendront dans la plupart des aspects de votre planification préalable et de votre expérience le jour même. Gardez les lignes de communication ouvertes avec votre contact sur place, cela vous aidera à éviter les erreurs logistiques, à obtenir de bons conseils pour un stand super réussi et à bénéficier d'un soutien marketing considérable qui augmentera la fréquentation pour le bien de tous.