Fundacja Endometrioza na targach Fertility Show

Fundacja Endometrioza niedawno wzięła udział w swojej pierwszej wystawie, Fertility Show, w London Olympia.  

Po wsparciu ich przez wystawa druk oraz rada Na potrzeby programu spotkaliśmy się z Carlą Cressy, założycielką The Endometriosis Foundation, aby dowiedzieć się, jak sobie radzą i czego nauczyli się dzięki temu doświadczeniu.

Narastanie 

Carla po raz pierwszy wystawiała się na tego rodzaju imprezie, więc podzieliliśmy się z nią kilkoma spostrzeżeniami, których nauczyliśmy się z własnych doświadczeń. Mogliśmy również przekazać wiedzę, której nauczyliśmy się rozmawiając z klientami, którzy są doświadczonymi wystawcami. 

Te spostrzeżenia pozwoliły Carli rozważyć import, tematy i pytania przed wydarzeniem i uniknąć niespodzianek w samym dniu. 

Kluczowe pytania, które omawialiśmy w okresie poprzedzającym targi Fertility Show, były następujące: 

• Jak najlepiej się wyróżnić? 
• Ile mamy miejsca i jak najlepiej wykorzystać przestrzeń? 
• Jak najlepiej dostosować informacje do wydarzenia? 
• Jaki jest najlepszy sposób na rozpowszechnienie naszej wiadomości? 

Ciągłe zajmowanie się innymi wydarzeniami przed pokazem dało Carli wiele okazji do przećwiczenia ustawiania stoiska przed wielkim dniem. 

Carla powiedziała: "Mieliśmy dwa przejazdy treningowe ustawiając nasze stoisko przed wyjazdem, więc zdecydowanie czuliśmy się przygotowani.  

"Mieliśmy kilka jazd próbnych, aby poćwiczyć, tak jak podczas wizyty w kobiecej drużynie West Ham. Oznaczało to, że tego dnia nie mieliśmy absolutnie żadnych problemów ani stresu związanego z konfiguracją!". 

Wystawa 

Fertility Show nadeszło błyskawicznie dla Carli i jej zespołu. 

Jako eksperci w dziedzinie endometriozy, przybyli z bogatym doświadczeniem w swojej dziedzinie. Jednak jako wystawcy po raz pierwszy, ani Carla, ani jej zespół nie wiedzieli, czego się spodziewać po targach.  

Carla powiedziała: "Moje oczekiwania wobec wystawy zanim się odbyła były takie, że będzie to spokojny dzień, w którym porozmawiamy z kilkoma osobami o nas samych". 

W rzeczywistości wystawa okazała się tętniącym życiem wydarzeniem, z tłumami chętnych odwiedzających, którzy chcieli dowiedzieć się o pracy Fundacji.  

Pomocna dłoń 

Aby pomóc w radzeniu sobie z ogromną publicznością uczestniczącą w The Fertility Show, Carla zabrała ze sobą zespół do pomocy. Z czterema wolontariuszami pomagającymi w ciągu dwóch dni, Fundacja Endometrioza była gotowa do przygotowania i zorganizowania swojej pierwszej wystawy. 

Carla powiedziała: "Nasza działka była otwartą przestrzenią, którą z łatwością zapełniliśmy. Nasze stoisko i jego konfiguracja sprawiały wrażenie przyjaznego, co mieliśmy nadzieję zachęci jak najwięcej osób do przyjścia i porozmawiania z nami". 

Na szczęście ich przygotowania opłaciły się. Carla wyjaśniła, że przybyli na miejsce z 30-minutowym zapasem, zanim tłumy zostały wpuszczone. Ich dokładne treningi sprawiły, że zajęło im to tylko 15 minut! 

 

Zaczynamy przedstawienie!

Jak się okazało, Fundacja Endometriosis była jedyną organizacją charytatywną wystawiającą się na targach. 

Carla dodała: "Wszyscy inni byli w klinice, więc wiele osób przychodziło do nas, ponieważ byliśmy innym głosem w pokoju. Będąc jedyną organizacją charytatywną, ludzie przychodzili do nas na przerwę i odrobinę wytchnienia". 

W oczekiwaniu na pokaz Carla i jej zespół obawiali się, jak popularne będzie ich stoisko. 

Jednak w ciągu dwóch dni byli zdumieni wsparciem i popularnością, jaką otrzymało ich stoisko. 

Carla powiedziała: "Nikt z nas nie spodziewał się, że tak wiele osób wejdzie w interakcję z naszym stoiskiem.  

"Szczególnie nie spodziewaliśmy się, że zgłosi się do nas tak wiele osób, które albo same chorowały na endometriozę, albo znały przyjaciela lub krewnego, który doświadczył tej choroby". 

W rzeczywistości ich stoisko było tak popularne, że z trudem nadążali za popytem. Zapas darmowych toreb i ulotek wyczerpał się tak szybko, że musieli stworzyć własne! 

Carla powiedziała: "Rozdaliśmy wszystkie nasze torby z prezentami przed zakończeniem pokazu. Myśleliśmy, że będziemy mieć mnóstwo resztek!  

"Początkowo wyobrażaliśmy sobie, że będziemy rozdawać co najwyżej 100 sztuk dziennie, ale ostatecznie rozdawaliśmy ich ponad 200 każdego dnia! Skończyło się na stworzeniu własnych toreb z gadżetami, ponieważ wciąż było na nie zapotrzebowanie". 

Wyróżniający się

Ale co sprawiło, że ich stoisko było tak popularne i co sprawiło, że wyróżniali się w wypełnionej po brzegi londyńskiej Olympii? 

Carla podkreśliła znaczenie drukowanych gadżetów: "Każdy kocha gratisy!". 

Dodała: "Prawie każde inne stoisko było biało-niebieskie. Nasze stoisko było wypełnione żółtymi i różowymi nadrukami, które były otoczone naszym szerokim banerem i towarzyszącymi mu banerami na rolkach. 

"Naszego stoiska nie można było przegapić!" 

Carla nie tylko wzięła udział w swojej pierwszej wystawie, ale była także ambasadorką Fertility Show.  

Oznaczało to dzień wielozadaniowości między rolami. Biegając między swoim stoiskiem a aktualnymi dyskusjami na głównej scenie, czekał ją pracowity dzień! 

Carla dodała: "Będąc ambasadorką programu, musiałam przebiec na drugą stronę London Olympia, aby dostać się do mikrofonu podczas naszych rozmów panelowych. Było to trochę gorączkowe, ponieważ scena znajdowała się na drugim końcu naszego stoiska!". 

Wnioski na następny raz 

Pierwsze pokazy nie są dużo lepsze niż The Endometriosis Foundations. Jednak zawsze można wyciągnąć wnioski, które można wykorzystać następnym razem. 

W końcu nic się nie zmieni, jeśli nic się nie zmieni! Są to niektóre ze spostrzeżeń, które Carla przeniesie na przyszłe wydarzenia: 

Bądź przygotowany na hojność ludzi! 

Następnym razem Carla chce zapewnić uczestnikom łatwy sposób na przekazanie darowizny na rzecz Fundacji Endometriozy. Będąc jedyną organizacją charytatywną na wystawie, wiele osób chciało przekazać swoje pieniądze, jednak nie było to coś, czego Carla się spodziewała. 

Dodała: "Potrzebowaliśmy sposobu na zbieranie pieniędzy od ludzi, gdy tam byliśmy. Tak wiele osób podchodziło do nas i chciało przekazać darowiznę, ale mogliśmy wysłać ich tylko na naszą stronę internetową.  

"Potrzebowaliśmy łatwego sposobu na przekazywanie darowizn. Albo czytnik kart, albo skanowalny kod QR".

Wybierz rolę i trzymaj się jej

Jedną z głównych rzeczy, które Carla by zmieniła, jest jej wielozadaniowość między obsługą stoiska a byciem ambasadorką pokazów. 

Powiedziała: "To była gorączkowa wielozadaniowość, ponieważ nasze stoisko i scena nie mogły być dalej od siebie! Następnym razem myślę, że będę musiała wybierać między rolami i wykonywać tylko jedną z nich".

Upewnij się, że materiały promocyjne są obfite i kompleksowe.

Po rozdaniu wszystkich toreb przed zakończeniem pokazu, Carla chce następnym razem zabrać więcej toreb i innych towarów. 

Podczas gdy ich ulotki były wypełnione istotnymi tematami i informacjami, chce ona objąć szersze zagadnienia dla swoich odbiorców. 

Carla dodała: "Byliśmy przygotowani na rozmowę o płodności, ale nie na inne tematy. 

"Następnym razem chcę dostarczyć więcej informacji i zróżnicowanych tematów w naszych ulotkach, które obejmują szersze tematy, takie jak odżywianie i leczenie bólu". 

Przedstawienie musi trwać! 

Wyciągając wnioski z pierwszego doświadczenia wystawienniczego Carli, najważniejszą rzeczą, którą możesz zabrać, jeśli chcesz wystawić się na swoim pierwszym pokazie, jest to, że lepiej jest wziąć za dużo, niż zabraknąć. 

Lepiej mieć za dużo towaru niż za mało! 

Dobrym punktem wyjścia do zorientowania się, na jakim wydarzeniu możesz się wystawiać, aby poznać swoją publiczność i jej wielkość, byłoby skontaktowanie się z organizatorami pokazu, aby lepiej zrozumieć wszelkie pytania, które możesz mieć! 

Jeśli potrzebujesz drukowanych gadżetów do zabrania ze sobą, służymy pomocą na każdym kroku! 

W końcu, jak to ujęła Carla, kto nie kocha gratisów?