De Endometriose Stichting op de Fertiliteitsbeurs

De Endometriose Stichting bezocht onlangs haar eerste tentoonstelling, de Fertility Show, in het Londense Olympia.  

Na ondersteuning met tentoonstelling afdrukken en advies Voor de show spraken we met Carla Cressy, oprichtster van de Endometriose Stichting, om te horen hoe het met hen ging en wat ze van de ervaring hebben geleerd.

De opbouw 

Het was Carla's eerste keer op zo'n evenement, dus we deelden met haar een aantal inzichten die we uit onze eigen ervaringen hadden geleerd. We konden ook de kennis doorgeven die we hadden opgedaan door te spreken met klanten die doorgewinterde exposanten zijn. 

Dankzij deze inzichten kon Carla voorafgaand aan het evenement nadenken over belangrijke onderwerpen en vragen en zo verrassingen op de dag zelf voorkomen. 

De belangrijkste vragen die we in de aanloop naar de Fertility Show bespraken waren: 

• Hoe kunnen we ons het beste onderscheiden? 
• Hoeveel ruimte hebben we en hoe kunnen we de ruimte het beste benutten? 
• Hoe kan de informatie het beste worden afgestemd op het evenement? 
• Wat is de beste manier om onze boodschap te verspreiden? 

Omdat Carla voor de show constant bezig was met andere evenementen, had ze genoeg mogelijkheden om te oefenen met het opzetten van haar stand voor de grote dag. 

Carla zei: "We hebben twee keer geoefend met het opzetten van onze stand voordat we gingen, dus we voelden ons zeker voorbereid.  

"We hadden een paar testrondes om te oefenen, zoals toen we het damesteam van West Ham bezochten. Dit betekende dat we op de dag zelf absoluut geen problemen of stress hadden bij het opzetten!" 

De tentoonstelling 

De Fertility Show kwam in een flits voor Carla en haar team. 

Als experts in endometriose kwamen ze met een schat aan ervaring in hun vakgebied. Als nieuwe exposanten wisten Carla en haar team echter niet wat ze van de beurs konden verwachten.  

Carla zei: "Mijn verwachtingen van de tentoonstelling voordat deze plaatsvond was dat het een rustige dag zou worden waar we met een paar mensen over onszelf zouden praten." 

In werkelijkheid bleek de show een druk evenement te zijn, met massa's enthousiaste bezoekers die graag meer wilden weten over het werk van de Stichting.  

Een helpende hand 

Om het enorme publiek dat de Fertility Show bezocht het hoofd te kunnen bieden, bracht Carla een team mee voor ondersteuning. Met vier vrijwilligers die gedurende de twee dagen hielpen, was de Endometriose Stichting klaar om haar eerste tentoonstelling op te zetten en te beginnen. 

Carla zei: "Ons perceel was een open ruimte die we gemakkelijk vulden. Onze stand en opstelling gaven een uitnodigend gevoel waarvan we hoopten dat het zoveel mogelijk mensen zou aanmoedigen om met ons te komen praten." 

Gelukkig betaalde hun voorbereiding zich uit. Carla legde uit dat ze arriveerden met 30 minuten over voordat de menigte binnen zou komen. Door hun grondige oefenrondes hadden ze maar 15 minuten nodig om op te stellen! 

 

Verder met de show!

Het bleek dat de Endometriose Stichting de enige liefdadigheidsinstelling was die op de beurs aanwezig was. 

Carla voegde eraan toe: "Alle anderen in de kliniek kwamen naar ons toe omdat wij een andere stem in de zaal waren. Omdat wij de enige liefdadigheidsinstelling waren, kwamen mensen naar ons toe voor een pauze en een beetje respijt." 

In aanloop naar de show waren Carla en haar team bezorgd over hoe populair hun stand zou zijn. 

In de loop van de twee dagen werden ze echter weggeblazen door de steun en populariteit die hun stand kreeg. 

Carla zei: "Niemand van ons had verwacht dat er zoveel mensen met onze stand in contact zouden komen.  

"We hadden vooral niet verwacht dat er zoveel mensen naar ons toe zouden komen die zelf endometriose hadden of een vriend of familielid kenden die de ziekte had doorgemaakt." 

Hun stand was zelfs zo populair dat ze moeite hadden om aan de vraag te voldoen. Hun gratis voorraad tassen en folders was zo snel uitgeput dat ze hun eigen voorraad moesten maken! 

Carla zei: "We hebben al onze cadeauzakjes uitgedeeld voordat de show was afgelopen. We dachten dat we genoeg restjes zouden hebben!  

"Oorspronkelijk dachten we dat we er maximaal 100 per dag zouden uitdelen, maar uiteindelijk hebben we er elke dag meer dan 200 uitgedeeld! Uiteindelijk hebben we onze eigen goodiebags gemaakt omdat er nog steeds veel vraag naar was." 

Opvallen

Maar wat maakte hun stand zo populair en wat deed hen opvallen in een bomvolle Londense Olympia? 

Carla benadrukte hoe belangrijk hun bedrukte goodies waren: "Iedereen houdt van een weggevertje!" 

Ze voegde eraan toe: "Bijna elke andere stand was wit en blauw. Onze stand was gevuld met gele en roze prints die werden omringd door onze Wide Banner en bijbehorende Roller Banners. 

"Onze stand was niet te missen!" 

Carla nam niet alleen deel aan haar eerste tentoonstelling, maar was ook ambassadeur voor de Fertility Show.  

Dit betekende een dag multitasken tussen verschillende rollen. Tussen haar stand en actuele discussies op het hoofdpodium door, stond haar een drukke dag te wachten! 

Carla voegde eraan toe: "Omdat ik showambassadeur ben, moest ik naar de andere kant van Londen Olympia rennen om de microfoon te krijgen voor onze panelgesprekken. Het was een beetje hectisch omdat het podium aan de andere kant was dan waar onze stand stond!" 

Leerpunten voor de volgende keer 

Eerste voorstellingen gaan niet veel beter dan The Endometriosis Foundations. Maar er zijn altijd lessen te leren voor de volgende keer. 

Er verandert immers niets als er niets verandert! Dit zijn enkele van de inzichten die Carla zal meenemen naar toekomstige evenementen: 

Wees voorbereid op de vrijgevigheid van mensen! 

De volgende keer wil Carla de aanwezigen een gemakkelijke manier bieden om te doneren aan de Endometriose Stichting. Omdat het de enige liefdadigheidsinstelling op de tentoonstelling was, wilden veel mensen geld geven, maar Carla had hier niet op gerekend. 

Ze voegde eraan toe: "We hadden een manier nodig om geld in te zamelen van mensen terwijl we daar waren. Er kwamen zoveel mensen naar ons toe die wilden doneren, maar we konden ze alleen naar onze website sturen.  

"We hadden een gemakkelijke manier nodig voor mensen om te doneren. Een kaartlezer of een scanbare QR-code."

Kies een rol en blijf erbij

Een van de belangrijkste dingen die Carla zou veranderen is haar multitasking tussen het bijwonen van haar stand en het zijn van showambassadeur. 

Ze zei: "Het was hectisch multi-tasken, want onze tribune en het podium konden niet verder van elkaar verwijderd zijn! De volgende keer zou ik denk ik moeten kiezen tussen rollen en er maar één van doen."

Zorg ervoor dat promotiemateriaal overvloedig en allesomvattend is

Nadat ze al hun tassen hadden uitgedeeld voordat de show eindigde, wil Carla de volgende keer meer tassen en andere merchandise meenemen. 

Terwijl hun folders gevuld waren met essentiële onderwerpen en informatie, wil ze bredere onderwerpen behandelen voor haar publiek. 

Carla voegde eraan toe: "We waren bereid om over vruchtbaarheid te praten, maar niet zozeer over andere onderwerpen. 

"De volgende keer wil ik meer informatie en gevarieerde onderwerpen geven in onze folders die bredere onderwerpen behandelen, zoals voeding en pijnbestrijding." 

De show moet doorgaan! 

Carla heeft van haar eerste expositie-ervaring geleerd dat het belangrijkste dat je kunt meenemen als je voor het eerst wilt exposeren, is dat je beter te veel kunt meenemen dan te weinig. 

Je kunt beter te veel koopwaar hebben dan te weinig! 

Een goed begin om een idee te krijgen van het soort evenement waar je zou kunnen exposeren, om een idee te krijgen van je publiek en de grootte ervan, is om contact op te nemen met de organisatoren van de beurs om een beter inzicht te krijgen in eventuele vragen die je hebt! 

Als je gedrukt materiaal nodig hebt om mee te nemen, staan we klaar om je bij elke stap te helpen! 

Want, zoals Carla zei, wie houdt er niet van een weggevertje?