Излагайте като експерт: Прозрения за мястото на провеждане от изложбен център Ливърпул

Търговските изложения и събитията са сложни и многостранни начинания, при които изборът на място може да повлияе на преживяването. За да получим информация от гледна точка на мястото на провеждане, разговаряхме с Брайън Чарити, един от старшите мениджъри на събития в Изложбен център Ливърпул, известен комплекс от изложбени зали в Обединеното кралство.

Изложбеният център на Ливърпул е комплекс с изложбени пространства, където се провеждат събития като The Manufacturer Live, Комик Con Ливърпул, Сватбеното изложение в Ливърпул, Националното изложение за красота в Обединеното кралство. Когато разговарях с Брайън, той току-що беше работил по шоуто, наречено "Ливърпулска котешка феерия" (Liverpool Cat Extravaganza). Когато го попитах дали котките могат да участват, той отговори: "Да, разбира се! Имаше дори разходка на котки!" 

От разговора с Брайън става ясно, че мястото на провеждане на събитието е също толкова ангажирано с неговия успех, колкото и организаторът и изложителите. Той беше пълен със съвети и информация за това как може да се постигне безопасно, сигурно, ефикасно и в крайна сметка успешно изложение.

Съвместен маркетинг

 

Маркетингът на дадено събитие е от съществено значение и мястото на провеждане може да играе важна роля в това отношение. Често местата за провеждане на събития предлагат маркетингови пакети на организаторите като част от договора за наемане на мястото. Обикновено те включват изложбена площ, място за брошури, присъствие в интернет, разпращане на писма и електронни снимки, които организаторите могат да използват за популяризиране на събитието си.

"Някои клиенти искат специална маркетингова кампания. Някои са щастливи да се справят сами", казва Брайън, "ако организирате събитие с билети и сте избрали мястото си, тогава може би ще искате да инвестирате в някакъв пакет, който ще ви осигури изстрел по пощата, имейли, присъствие на нашия уебсайт и някои дейности в социалните медии."

Надхвърляйки границите, Брайън и колегите му от изложбения център в Ливърпул ще се опитат да съобразят маркетинга с аудиторията. "Екипът ни ще работи много усилено, за да създаде по-специфични, целенасочени маркетингови кампании, насочени към хората, които наистина биха имали интерес към този тип събитие."

Планиране на макет

Планирането на оформлението е друг важен аспект, към който мястото на провеждане добавя стойност. При това се вземат предвид размерът на щандовете, съотношението между щандовете по схема и щандовете по поръчка, както и специализираните данни, които мястото на провеждане може да е събрало за времето на престой и посещаемостта за различните видове събития в рамките на своето пространство. Те също така ще знаят как да създадат управляем поток на движение около събитието, като гарантират, че маршрутите, тоалетните и противопожарните изходи са достъпни за всички.

Брайън обясни как тяхната технология и опит са в състояние да създадат прецизни, персонализирани оформления: "Разполагаме с техници по CAD, които могат да изготвят всяко оформление с точност до сантиметър от сградата и до сантиметър от изискванията." Това означава, че екипът на заведението е в състояние да изготви индивидуално оформление за събития, което не само да използва максимално пространството, но и да е съобразено със специфичните нужди на самото събитие.

Във всички области на планиране и изпълнение е ясно, че безопасността винаги е на първо място в списъка с приоритети на Брайън. Планирането на макета не прави изключение: "Основното изискване е събитието да бъде безопасно. Чрез разговор с клиента започваме да научаваме за броя на делегатите, движението на делегатите, времето за престой и други подобни неща. Това ще ни позволи да адаптираме плановете си за потребителски изложения, за неща като комикс кон, където е толкова натоварено, или дори за работа на партийни конференции." Ясно е, че най-добрите резултати се постигат, когато разбирането на организатора и опитът на мястото на провеждане се обединят, за да се решат предварително всички проблеми с оформлението.

Ръководство за изложителя

В основата на успешното изложение стои Наръчникът на изложителя - важен инструмент за всеки изложител, който се впуска в събитието. Брайън хвърля светлина върху значението му, като го описва като "по същество Библия за всички изложители". Този документ, щателно съставен и пълен с информация от мястото на провеждане, служи като основно ръководство за изложителите, които резервират щанд на дадено събитие.

Брайън подчертава изчерпателността на ръководството за изложители, като отбелязва: "Ако прочетете ръководството за изложители, там има всичко: паркирането, охраната, времето, всичко, от което се нуждаете, е в това ръководство." Той представлява подробна пътна карта, която предлага яснота за всеки аспект на изложбения процес - от подготовката до зареждането.

Подходът на мястото на събитието, основан на сътрудничество, при създаването на това ръководство е очевиден. Както обяснява Брайън: "Споделяме тази информация от първоначалните разговори с нашите клиенти, която ни помага да създадем или да помогнем на клиента да създаде това ръководство за изложители." Това гарантира, че ръководството е не само информативно, но и съобразено със специфичните нужди на всяко събитие.

Максимално използване на ръководството

Освен това наръчниците за изложители за събития в изложбения център в Ливърпул служат като ръководство за тяхната специално разработена система за онлайн поръчки, където изложителите могат да намерят всякакви полезни предмети, които да подобрят и улеснят присъствието им на събитието. Това означава, че наръчникът представлява единствена отправна точка, от която изложителите могат да научат какво допълнително оборудване и съоръжения може да им бъдат необходими, както и как и къде точно могат да се снабдят с тях.

Брайън подчертава, че е изключително важно да се прочете и разбере това ръководство, преди да пристигнете на събитието. В случай на въпроси, изложителите имат пряка линия за съдействие. "Ако имате някакви въпроси, имате точка за контакт, която е вашият мениджър на събитието, мениджърът на продукцията, мениджърът на кетъринга, имате точка за контакт на мястото на събитието, която е експерт", уверява Брайън. Това ниво на подкрепа и напътствия подчертава ангажимента на мястото на събитието да осигури безпроблемно и успешно преживяване за всеки изложител.

Приемане на специални заявки

Макар да спазват строги процеси и правила за здраве и безопасност, места като Изложбен център Ливърпул не са строги пазачи. Вместо това те се стремят да удовлетворяват уникални и необичайни искания, за да гарантират, че събитията са едновременно забавни и впечатляващи. Макар че това може да не е безусловно "мога да направя", то със сигурност е "мога да направя, ако оценката на риска е в реда на нещата". Брайън сподели с нас прозренията си за този деликатен баланс.

Изненадващи възможности

Брайън насърчава организаторите да съобщават за своите уникални нужди: "Може би ще се изненадате от това, което може да се постигне." Той посочва примери за организиране на барбекюта, медицински демонстрации, животни и стени за катерене, които показват гъвкавостта на мястото за провеждане на разнообразни събития.

Брайън си спомня конкретни случаи, когато изложители са предприемали дейности, които не са били предварително одобрени: "Имах някой, който татуираше хора на място, за което първоначално не знаехме." По подобен начин инцидент, включващ неоторизиран дрон, показва важността на предварителното уведомяване: "Ако той беше получил правилните лицензи, можехме да работим с него, за да получим снимките му с дрон." Тези анекдоти подчертават готовността на мястото на провеждане на събитието да улеснява разнообразни дейности, при условие че те отговарят на изискванията за безопасност и на законовите изисквания.

Златното правило: предварително уведомяване

Ключът към удовлетворяването на специални искания се крие в предварителното планиране. Брайън подчертава: "Най-лошото нещо е да се появиш в деня и да се надяваш, че ще ти се размине нещо." Предварителното уведомяване позволява на мястото на провеждане на събитието да се подготви и да гарантира, че са налице всички необходими оценки на риска и протоколи за здраве и безопасност.

Оценките на риска са от първостепенно значение. Брайън обяснява: "Ако се справим с това, ние сме щастливи!" Този процес е от решаващо значение както за безопасността на участниците, така и за безпроблемното провеждане на събитието. Ето защо места като Изложбен център Ливърпул настояват за задълбочена подготовка и комуникация.

Ролята на добрата комуникация

Ефективната комуникация между клиентите и мястото на провеждане на събитието е от съществено значение. "Добрите клиенти ни дават информация", казва Брайън, подчертавайки разликата, която може да направи проактивната комуникация. Става дума за създаване на партньорство, в което информацията се обменя свободно, като се гарантира, че протоколите за сигурност са спазени и събитието протича безпроблемно.

Съобразяването със специалните изисквания е съвместно усилие, което изисква подробно планиране, открита комуникация и фокус върху безопасността. При наличието на тези елементи места като изложбен център Ливърпул могат да превърнат в реалност и най-необикновените идеи, осигурявайки незабравими и успешни събития.

Безопасност и сигурност: основен приоритет

Както е споменато навсякъде и във връзка с всеки аспект на планирането и провеждането на събития, здравето, безопасността и сигурността са основен приоритет на мястото на провеждане на събитието по всяко време. Брайън подчертава това недвусмислено.

"Здравето и безопасността са приоритет", твърди Брайън и пояснява, че този аспект не подлежи на обсъждане. Ангажиментът на заведението към безопасността се вижда от цялостното обучение на екипа за управление на събитията и спазването на установените ръководства и протоколи. Брайън отбелязва: "Работим с електронното ръководство, за да гарантираме, че се придържаме към най-високите и най-актуални стандарти в нашата индустрия", като има предвид насоки, публикувани от AEV (Асоциация на местата за провеждане на събития).

Изложбеният център Ливърпул не работи изолирано, когато става въпрос за безопасност. Брайън споменава за сътрудничеството им с други обекти, особено чрез Националната асоциация на арените (NAA), което подчертава общността на споделения опит. "Имаме добри взаимоотношения с други обекти и споделяме поуки и опит", казва той, демонстрирайки значението на колективните знания за ефективното управление на безопасността.

Мерки за сигурност: внимание към детайлите

Когато става въпрос за сигурността, Брайън подчертава значението на задълбочеността: "Да се знае какви превозни средства пристигат, кога трябва да пристигнат и кои са те." Такова щателно внимание към детайлите осигурява силна рамка за сигурност, предпазваща от всякакви потенциални нарушения. В крайна сметка, както казва Брайън, "сигурността е толкова силна, колкото е силно най-слабото ѝ звено".

Той подчертава и ролята на клиентите в процеса на безопасност и сигурност. "Добрите клиенти ни дават информация", казва той, "Мисля, че е по-трудно да се оцени за новите клиенти, които не са провеждали събития с нас преди. Изглежда, че искаме доста неща, но всъщност цялата тази информация се разпространява до различни екипи по различни причини и е много необходима."

Приемане на събитието

След като планирането приключи и събитието започне, Брайън Чарити подчертава, че е важно да се наслаждаваме на момента. "Началото трябва да е моментът, в който цялата работа се изплаща", съветва той, като предлага отварянето на вратите да е най-вълнуващата част от събитието. Опитът му в развлекателната и театралната сфера подсилва тази гледна точка: истинското шоу започва, когато вратите се отворят, изложителите са готови и публиката пристигне. Това е моментът, в който организаторите могат да видят, че трудът им се е увенчал с успех, и да се насладят на преживяването.

Креативност и изненади на изложбената площ

Брайън говори и за творчеството и разнообразието, които вижда на изложбените щандове. Всяко събитие носи нещо ново и изненадващо - от обикновени настолни дисплеи до сложни инсталации, наподобяващи кафенета или телевизионни студия на живо. "Има толкова много щандове. В крайна сметка това е креативно", отбелязва Брайън, подчертавайки безкрайните възможности в изложбения дизайн. Той си спомня за особено запомнящи се събития, като сватбените изложения, където радостта и вълнението на участниците придават специален характер на събитието.

Отговорно напускане

С наближаването на края на събитията процесът на разграничаване става решаващ. Брайън обяснява значението на добре планираната стратегия за излизане на изложителите. "В момента, в който вратите се отворят, пространството по същество се превръща в строителна площадка. Наистина е важно хората да работят заедно."

"В зависимост от изискванията на клиента можем да преминем към пълно разбиване... или към меко разбиване", казва той, очертавайки двата подхода. Пълното разбиване включва твърди шапки, жилетки с висока видимост и механична помощ като мотокари, докато мекото разбиване е по-просто и позволява на изложителите ръчно да разчистят щандовете си.

Умората и желанието да се приберат у дома често карат изложителите да бързат с излизането си. Брайън дори е виждал изложители, които просто си тръгват в края на събитието, изоставяйки цели щандове, включително всички свои рекламни материали. За организаторите е важно да се уверят, че всички са почистили, тъй като прекомерното количество боклук, оставено над предварително определеното ниво, ще доведе до допълнително заплащане от страна на организатора. 

"Във всички договори е включен определен обем боклук", казва Брайън, "но клиентите винаги трябва да правят всичко възможно да насърчават хората да изнасят отпадъците или да ги рециклират." Съветите му към изложителите са практични и ясни: "Всеки просто трябва да не бърза. Не е необходимо всички да тичаме към една и съща врата по едно и също време." 

Изключване, рестартиране

Изложбеният център в Ливърпул демонстрира забележителна ефективност при завършването на събитията, често в рамките на едва четири до шест часа. "Обикновено се стремим към четири до шест часа между събитията", разкрива Брайън Чарити, хвърляйки светлина върху бързия темп на работа на мястото. Този бърз темп е от решаващо значение за провеждането на последователни събития, като например шоу в арена, което приключва в ранните часове, и друго, което започва на разсъмване.

Способността на мястото на събитието да улесни тези бързи промени зависи от експертните познания и координацията на неговия екип. Брайън подчертава тяхната компетентност: "Екипът ни, чистачите, стюардите, всички са толкова свикнали с това, което правят, че то е нещо като втора природа." Тази добре смазана машина гарантира, че мястото на събитието е бързо почистено, подготвено и готово за следващото събитие.

Съвети за изложителите относно мястото на провеждане

От разговора с Брайън става ясно, че някои ключови поведения могат да допринесат за успеха на изложителите на търговски изложения. 

• От решаващо значение е разбирането и спазването на указанията за мястото на провеждане на изложението, които се съобщават в наръчника на изложителя. 
• Проактивната комуникация с мястото на провеждане на събитието дава възможност за безопасен и креативен дизайн на щандовете, докато неразрешените действия в последния момент могат да нарушат и да създадат рискове за безопасността.
• Отговорното напускане, без да оставяте бъркотия, помага изключително много на екипа на мястото на събитието. 

И в крайна сметка изложителите трябва да са сигурни, че да се наслаждават на процеса, да прегърнат творчеството си и да изпитат удоволствието да видят как визията им се реализира по време на събитието. В Solopress имаме много вдъхновяващи възможности, когато става въпрос за вашите нужди от печат за Изложения и конференции.