Expor como um perito: a perspetiva do organizador

Para ajudar todos os que planeiam expor numa feira comercial, temos vindo a criar muitos conteúdos úteis em vídeo e no blogue como parte da nossa série Expor como um especialista. Até agora, ouvimos expositores, agências e designers de stands. Desta vez, estamos a falar com as pessoas que organizam exposições e feiras comerciais. Ao falarmos com os especialistas responsáveis pela organização destes eventos, conseguimos obter uma nova perspetiva sobre a arte de expor. Para tal, falámos com as mentes organizadoras por detrás de algumas feiras comerciais de grande sucesso no Reino Unido: a A sua exposição de negócios série de eventos e O espetáculo da impressão.

Conheça os especialistas

Martin e Kerry Lewis-Stevenson, juntamente com o Diretor de Marketing e Eventos Devon Luffrum, organizam os eventos Your Business Expo em nome do Pulse Media Group. Organizam eventos comerciais para comunidades empresariais em toda a região de Midlands, onde empresários e proprietários de empresas podem encontrar novos clientes e fornecedores e construir as suas redes.

O diretor do evento, Chris Davies, da Link Publishing, esteve envolvido no primeiro Print Show em 2015. Desde então, tornou-se o principal evento da indústria de impressão no Reino Unido. Servindo como um foco para todas as áreas da indústria, o Print Show é onde o comércio do Reino Unido vem para revelar novas tecnologias, mostrar produtos e serviços e construir laços entre as empresas.

Preparação, preparação, preparação

A primeira coisa que todos os nossos organizadores foram unânimes em encorajar foi a preparação. Quase todos os expositores que tiveram uma exposição mal sucedida podem atribuir a sua falta de sucesso a um planeamento deficiente. Estabelecer um plano detalhado de marketing, logística, conceção do stand e materiais é a melhor forma de garantir um resultado positivo.

De acordo com o Diretor de Eventos do The Print Show, Chris Davies, é importante uma abordagem minuciosa à exposição, "porque é caro expor. Mas mais do que o dinheiro, é o seu tempo". Se quiser otimizar o retorno do seu investimento de tempo e dinheiro, é necessária uma grande atenção aos detalhes para que o seu stand seja um sucesso.

Em termos práticos, uma leitura atenta das informações fornecidas pelo organizador e pelo local do evento é inestimável. O manual em linha do organizador é muitas vezes um tesouro de informações vitais e oportunidades de apoio.

Conceção cuidadosa: um stand que é impressionante E conforme

A conceção do seu stand é um dos aspectos mais interessantes dos seus preparativos. Abordámos projectos de stands por medida num blogue anterior da série, mas certifique-se de que aborda os aspectos práticos antes de se dedicar à conceção da sua obra-prima. Os organizadores estão particularmente preocupados em que se familiarize com questões relacionadas com a eletricidade, a iluminação e os regulamentos de disposição.

Planear o seu espaço numa sala de exposições ou num parque de estacionamento dar-lhe-á uma boa noção das dimensões físicas do seu stand. Quando perguntámos ao Chris o que o expositor perfeito poderia fazer, ele respondeu, "se existisse um expositor perfeito, imagino que seria alguém que faria primeiro uma maquete do seu stand nas suas instalações. Verificaria todas as informações do organizador do evento em termos de listas de verificação, especificações, condutas, energia, esse tipo de coisas".

Embora o valor logístico deste nível de planeamento seja vital, também o é a perceção da experiência do visitante. Dado o slogan do The Print Show, "Imprimir sem barreiras", não é de surpreender que Chris não seja fã de obstruções.

"Os expositores do The Print Show adoram mostrar as suas instalações, mas se tiverem as máquinas à volta do exterior, isso cria uma espécie de barreira. As pessoas acabam por ter uma conversa em cima de uma máquina enquanto estão no corredor."

É evidente que os designs de stands que representem um bloqueio para os participantes, seja ele físico ou psicológico, terão dificuldade em cativar o seu público.

Grande ou pequeno, o apoio especializado está disponível

Em termos de conformidade, é mais uma vez uma boa ideia apoiar-se no apoio oferecido pelo organizador. No caso da Link Publishing, esta recorre a um terceiro para analisar a conceção do seu stand: "empregamos uma empresa chamada Essential Events e eles efectuam uma verificação prévia ao voo do stand. Por isso, quando apresentar um projeto de stand, eles verificam-no e dizem: 'está bem' ou 'há um problema com isto' ou 'vai ter um problema com os protocolos de saúde e segurança aqui', por isso saberá se o seu stand está em conformidade muito antes de chegar aqui."

Mesmo que o seu orçamento não permita um stand de grandes dimensões construído por si, ainda há muito que pode fazer com um campo de esquema de concha. A conformidade é mais fácil com estes stands já prontos, mas terá de usar a sua imaginação para criar algo apelativo e único. Discutimos como utilizar artigos de exposição impressos para tirar o máximo partido de espaços de exposição mais pequenos num artigo anterior desta série.

Marketing: os organizadores estão aqui para o ajudar!

Não é por acaso que a Link Publishing, que organiza o The Print Show, e o Pulse Media Group, que organiza a Your Business Expo, são editoras. Não é invulgar que os eventos comerciais sejam organizados por uma publicação comercial ou por um grupo editorial. Trata-se de uma óptima notícia para os expositores que pretendem promover a sua presença no salão.

Como diz Devon Luffrum, da Pulse Media, sobre a Your Business Expos, "Penso que estas são as melhores exposições em que já trabalhei, e isso deve-se à nossa presença como Pulse Group Media... Não somos apenas exposições. Fazemos todo o funil de marketing, por isso somos basicamente uma enorme máquina de marketing!"

Além disso, um organizador de eventos deste tipo oferece normalmente um pacote de marketing como parte do negócio quando adquire um stand. Para além disso, podem oferecer um manual de marketing em linha, modelos e recursos artísticos para os seus próprios anúncios, bem como conselhos sobre a forma de divulgar o evento.

E porque é que não o fariam? Como refere Chris, o sucesso dos expositores é vital para o sucesso do evento, "Pela simples razão de que, se a exposição não for um sucesso, não há exposição, e as empresas que expõem continuam. Nós deixaremos de existir! Por isso, temos mais interesse do que ninguém em garantir que a exposição seja um sucesso. É o nosso meio de subsistência. Se a exposição for má, acabou-se. Vive-se e morre-se pela exposição do ano anterior".

Aproveite a oferta!

Por esta razão, os organizadores fazem um grande esforço para disponibilizar recursos eficazes para apoiar os expositores. No entanto, surpreendentemente, os expositores são muitas vezes lentos quando se trata de tirar partido de todas as vantagens que lhes são oferecidas.

"Estamos muito empenhados em que os expositores nos ajudem a ajudá-los". disse-nos o Chris, "Mas ficaria surpreendido com a quantidade de pessoas que não utilizam todas as ferramentas do seu arsenal! No manual online, temos e-mails pré-escritos, logótipos, assinaturas, literalmente está tudo lá. Anúncios em banners na Web. Felizmente, este ano, assistimos a um grande aumento do número de expositores que utilizam efetivamente estes recursos e promovem o salão.

Por isso, por favor, utilize a experiência e a exposição que o organizador tem para oferecer, já pagou por isso quando reservou o seu stand!

Quando chega o grande dia...

No dia, todos os nossos organizadores concordam que uma chegada antecipada dá aos expositores uma melhor oportunidade de evitar quaisquer problemas inesperados.

"Haverá sempre confusões ou complicações," Chris admite, "As coisas não foram entregues ou foram cometidos erros. Os stands são instalados por seres humanos e as pessoas cometem erros, mas os problemas podem ser resolvidos... basta dar um pouco de tempo para o caso de algo correr mal e ter de ser resolvido."

É importante fazer valer o seu tempo e ser recetivo aos visitantes. "Dica de topo," de acordo com Chris, "não comam comida na vossa bancada, porque ninguém quer falar com alguém enquanto está a comer!"

Não é recomendável fazer scroll no telemóvel: "estas são coisas que parecem óbvias," diz Chris, "mas é incrível o número de pessoas que ficam sentadas a folhear o telemóvel quando há pessoas a passar!" O segredo é estar atento e aberto a uma conversa. "se estabelecermos contacto visual com elas... e nos envolvermos com as pessoas, elas envolver-se-ão connosco".

Presentes que não param de dar

Um dos pontos altos para muitos participantes é a acumulação de uma quantidade impressionante de brindes. Martin Lewis-Stevenson, do Pulse Group Media, reconhece a importância dos artigos promocionais para iniciar uma conversa:

Se tiver uma novidade no seu stand, seja um rebuçado, um brinde, uma bola anti-stress, o visitante vai pegar nela e depois é: "Olá, como está?" e, de repente, tem um ponto de conversa comum, e é aí que as conversas começam."

Se pretende uma associação duradoura com a sua marca, um artigo personalizado é uma óptima forma de ajudar a sua primeira impressão a perdurar após o espetáculo. A Solopress oferece uma vasta gama de produtos impressos Produtos promocionais do clássico Canetas e Sacos para itens duradouros como Bancos de potência e Carregadores sem fios que divulgarão a sua mensagem e serão úteis muito depois de o evento ter terminado.

Não ser generoso até à exaustão

Embora um brinde de algum tipo seja uma óptima forma de atrair visitantes ao seu stand, deve sempre certificar-se de que os seus produtos promocionais são apropriados para o evento. Não quer dar inadvertidamente um brinde de contrabando. Embora o organizador do evento esteja bem posicionado para o aconselhar sobre o que é permitido, muitas vezes é o local do evento que estabelece as regras:

"Uma vez, um expositor ofereceu um utensílio de cozinha que tinha uma lâmina". disse-nos o Chris. "É preciso tratar o NEC como um aeroporto. Se tentássemos passar pela segurança de um aeroporto com esse artigo, seríamos detidos. Se estivermos a distribuir coisas no nosso stand, temos de aplicar essas leis."

O álcool é outra questão que deve ser abordada com cautela. Embora não seja invulgar ver bebidas alcoólicas numa feira comercial, é importante que isso seja feito de acordo com as regras e regulamentos estabelecidos pelo local e, mais importante, de acordo com a lei.

Como refere o Chris: "uma vez que o espetáculo é aberto a maiores de 16 anos, se estiver a oferecer garrafas de álcool de marca como promoção, mesmo que não estejam abertas, pode inadvertidamente dá-las a um menor de 16 anos. E, como é óbvio, é ilegal servir álcool a menores"

Se pretender vender ou oferecer bebidas alcoólicas, é importante verificar primeiro com o organizador. Eles poderão aconselhá-lo sobre as políticas do local em matéria de álcool, vidro e garrafas. Também tem de se certificar de que está em conformidade com as leis de licenciamento; em Inglaterra e no País de Gales, por exemplo, poderá ter de solicitar uma Aviso de eventos temporários (TEN).

Um elemento competitivo

Os concursos são muito comuns nas feiras comerciais. Os "cartões de visita num aquário" são um formato de sorteio bem estabelecido que ajuda a expandir a sua lista de contactos, mas pensar fora do aquário pode produzir um maior nível de envolvimento. Os nossos organizadores sentiram que um maior nível de participação pode fazer sobressair o espírito competitivo e desencadear interacções valiosas.

"Pedimos ao YMCA que trouxesse o Hook-A-Duck." Kerry, da Pulse Media, disse-nos, "É tão básico, mas funciona! É uma coisa estranha, a criança sai de dentro de nós quando vamos a exposições. É como se nunca tivéssemos visto uma goma ou um caramelo antes, essas coisas atraem-nos. Isso dá início a uma conversa, que por sua vez dá início a uma discussão de negócios".

Chris, da Link Publishing, observa o mesmo fenómeno: "Uma empresa chamada Aurora trouxe um simulador de F1, que era muito bom e muito competitivo! Toda a gente queria ter o seu nome no painel de avaliação ao longo do dia. As pessoas voltavam e verificavam quem estava no topo. Não se tratava da garrafa de champanhe que se ganhava. O que importava era estar no topo do placar!

O sucesso pode ser uma bola de neve quando se tem algum tipo de atividade participativa que atrai as pessoas para o seu stand, como explica Chris:

"Uma das coisas que se verifica é que cria uma espécie de pista. O que acontece depois é que outros visitantes passam por ali e pensam: o que é que se passa ali? Porque é que há tanta agitação? E isso arrasta a multidão, mantém o stand cheio e dá-lhe a oportunidade de interagir com o visitante."

O seu feedback é valioso

A informação é uma via de dois sentidos. Embora os organizadores de feiras estejam ansiosos por lhe oferecer conselhos valiosos, estão igualmente interessados em ouvir os seus comentários para melhorar eventos futuros.

"Temos um inquérito por correio eletrónico após a exposição que é enviado tanto aos visitantes como aos expositores." explica Devon, "É muito importante para nós, enquanto gestores e planeadores de eventos, obter o feedback tanto do ponto de vista dos expositores como dos visitantes, para garantir que podemos mudar ou adaptar-nos a tudo o que possa ser necessário para futuras exposições."

Por isso, quando o organizador de um evento em que participou pedir feedback, porque não ajudar-se a si próprio ajudando-o.

Lições aprendidas

A mensagem a reter dos organizadores é que eles são seus amigos! Embora possam parecer cheios de regras e restrições, o que eles realmente querem e precisam é que o seu stand seja um sucesso. Por essa razão, é provável que os apoiem na maioria dos aspectos do seu planeamento prévio e da sua experiência no dia. Mantenha as linhas de comunicação abertas com o seu contacto no evento, o que o ajudará a evitar erros logísticos, a obter excelentes dicas para um stand de grande sucesso e a receber montes de apoio de marketing que irá aumentar a participação para o bem de todos.