Een gids voor Royal Mail Kandidaat-post en EL1-banding

Royal Mail Candidate Mail is een programma dat voorziet in gratis verzending van verkiezingsmateriaal voor kandidaten die zich kandidaat stellen voor algemene of tussentijdse verkiezingen voor het Britse parlement en voor verkiezingen voor gedecentraliseerde parlementen, waaronder het Schotse parlement en de Senedd. Solopress ondersteunt kandidaten en agenten door correct drukwerk te produceren en het voor te bereiden volgens de vereisten van Royal Mail, zodat campagnes het risico op vertragingen, fouten en onnodig herwerk kunnen beperken.

We hebben honderden verkiezingscampagnes ondersteund met drukwerk van hoge kwaliteit dat aan de eisen voldoet. In deze gids wordt uiteengezet wat er in elke fase van het proces nodig is, van de vroege planning tot de overhandiging aan de Royal Mail, en wordt uitgelegd hoe u uw materiaal bij Solopress kunt bestellen op een manier die aan deze vereisten voldoet.

Royal Mail beheert het Candidate Mail-programma en houdt toezicht op de goedkeuring, documentatie en bezorging van het artwork. De informatie hieronder is bedoeld om kandidaten en agenten te helpen begrijpen hoe het proces in de praktijk werkt en hoe Solopress hierin past. Voor gedetailleerde of definitieve regels over geschiktheid en naleving dient u altijd de officiële richtlijnen van de Kiescommissie en Royal Mail.

Wat is Kandidatenmail?

Candidate Mail is een dienst van Royal Mail die in aanmerking komende kandidaten in staat stelt om één ongeadresseerd verkiezingsbericht te sturen naar elke kiezer, of elk huishouden in het geval van ongeadresseerde post. De regeling maakt deel uit van het wettelijke gratis verkiezingsadres en werkt volgens de algemene voorwaarden van Royal Mail voor Kandidaatpost en de relevante kieswetgeving.

Al het materiaal dat onder de regeling wordt verzonden, moet uitsluitend betrekking hebben op de desbetreffende verkiezing, voldoen aan de kieswet en voldoen aan de technische normen van Royal Mail voor omvang, gewicht, presentatie en documentatie. Alleen post die gecontroleerd, goedgekeurd en correct gepresenteerd is, wordt door Royal Mail geaccepteerd en bezorgd.

Wie kan Candidate Mail gebruiken

Kandidatenpost is beschikbaar voor kandidaten die zich kandidaat stellen:

• Britse parlementsverkiezingen

• tussentijdse verkiezingen voor het Britse parlement

• Verkiezingen Schots parlement

• Senedd (parlement van Wales) verkiezingen

Het in aanmerking komen wordt bepaald door Royal Mail en is alleen van toepassing op de hierboven vermelde verkiezingstypes.

Wie kan Candidate Mail niet gebruiken

Kandidatenpost is niet beschikbaar voor de volgende verkiezingstypen:

• Verkiezingen voor districten, gemeenten, graafschappen of gemeenteraden

• Gemeenteraadsverkiezingen Londen

• Metropool verkiezingen

• Meeste rechtstreeks gekozen burgemeestersverkiezingen

• Verkiezingen voor parochie- en gemeenteraad

Kandidaten die zich kandidaat stellen voor deze verkiezingen, moeten van plan zijn betaalde besteldiensten te gebruiken, zoals de geadresseerde of ongeadresseerde producten van Royal Mail, of Solopress huis-aan-huis folderverspreiding, waarbij afdrukken en levering in één transactie kunnen worden geregeld.

Stap 1: Begrijp waar je recht op hebt

In aanmerking komende kandidaten kunnen het recht hebben om één Kandidaatpostcommunicatie te verzenden tijdens de verkiezingsperiode, afhankelijk van de voorwaarden van Royal Mail.

• Geadresseerde post wordt verstuurd naar genoemde kiezers of hun gevolmachtigden.
• Ongeadresseerde post wordt verstuurd naar alle afleverpunten binnen het betreffende gebied.

Het portokostenelement is alleen gratis als de regels van Royal Mail volledig worden gevolgd. Alle details over geschiktheid, beperkingen en verantwoordelijkheden zijn te vinden in de officiële richtlijnen van de Kiescommissie en Royal Mail.

Stap 2: Voorbereiden van compliant artwork

Kandidaat Mail artwork moet voldoen aan zowel wettelijke als technische vereisten.

• De inhoud mag alleen betrekking hebben op de betreffende verkiezing.
• Er mag geen commerciële reclame of niet-gerelateerd materiaal worden opgenomen.
• Er moet een geldige opdruk aanwezig zijn met de naam en het adres van de promotor, de drukker en eventuele andere vereiste partijen.
• Het formaat moet voldoen aan de limieten voor afmetingen, gewicht en dikte van Royal Mail. Meestal betekent dit dat items tussen
  • 140 en 240 mm lang
  • 90 tot 164 mm breed
  • Tot 60g
  • Niet dikker dan 5 mm
• Het materiaal mag geen obscene, aanstootgevende of onfatsoenlijke inhoud bevatten.
• Alle items binnen dezelfde mailing moeten identiek zijn in grootte en gewicht.
• Indien vereist moeten de woorden “Verkiezingsmededeling” duidelijk op de voorkant van het artikel worden vermeld in een lettergrootte van ten minste 10 punts.

Solopress biedt sjablonen voor veelvoorkomende formaten folders en kan advies geven over de plaatsing en lay-out van de opdruk. De door Solopress geproduceerde drukbestanden voldoen aan de technische vereisten van Royal Mail zodra het artwork formeel is goedgekeurd.

Stap 3: Goedkeuring artwork verkrijgen van Royal Mail

Royal Mail eist dat al het artwork van Candidate Mail wordt gecontroleerd en goedgekeurd voordat het wordt gedrukt. Dit is een verplichte voorwaarde van de regeling.

Proefdrukken en basisgegevens worden per e-mail of per post naar het Royal Mail Artwork Checking Team gestuurd. Na goedkeuring geeft Royal Mail de proef af:

• Een unieke code voor het controleren van artwork
• Een elektronisch EL1e detacheringsbewijsformulier
• Contactgegevens van de relevante Drop Off Point Manager
• Instructies voor het boeken van een overdrachtsslot

Je mag niet overgaan tot afdrukken voordat je deze goedkeuring hebt ontvangen. Als er na het drukken wijzigingen nodig zijn, blijven de drukkosten voor rekening van de kandidaat of campagne.

Stap 4: Vul het EL1e detacheringscertificaat in

Het EL1e-formulier bevestigt de details van uw voorgenomen mailing en moet worden ingevuld en verzonden voordat het wordt overhandigd aan Royal Mail.

Je moet zorgen voor:

• De code voor het controleren van artwork
• Het kiesdistrict of kiesgebied
• Naam van de kandidaat en status als partij of onafhankelijk
• Het type mailing, inclusief of het geadresseerd of ongeadresseerd is
• Het exacte aantal items dat moet worden overhandigd
• Een voorkeursdatum voor overdracht

Royal Mail accepteert geen onvolledige formulieren, dus deze moeten worden ingevuld zodra ze worden afgegeven.

Stap 5: Bestellen en afdrukken met Solopress

Zodra het artwork en de EL1e documentatie zijn goedgekeurd, kun je je drukwerk bij Solopress bestellen.

• Ga naar solopress.com en selecteer de juiste verkiezingsflyers of -folders die voldoen aan de specificaties van Candidate Mail.
• Upload het door Royal Mail goedgekeurde artwork tijdens het afrekenen.
• Bij de optie EL1 verkiezingsbanding selecteert u banding voor verkiezingsmailing alleen als u een geldig EL1e-certificaat hebt.
• Kies papier en afwerkingen die passen bij je campagne en budget.
• Zorg ervoor dat er op de afleverdata voldoende tijd is voor de overdracht door Royal Mail.

Als u EL1-banderingen selecteert, bereidt Solopress uw drukwerk voor volgens de presentatieregels van Royal Mail, inclusief het bundelen in hoeveelheden van 100 en het verpakken van dozen tot 10 kg. Al het geüploade artwork wordt voor het drukken gecontroleerd door de productiemedewerkers van Solopress.

Als je hulp nodig hebt, kunnen onze accountmanagers voor verkiezingsdrukwerk je advies geven op [email protected] en [email protected].

Stap 6: Post voorbereiden voor overhandiging aan Royal Mail

Royal Mail hanteert strikte regels voor de manier waarop Kandidaat-post moet worden aangeboden.

• Op geadresseerde stukken moeten de naam, het volledige adres en de postcode van de kiezer worden vermeld.
• Op alle Kandidatenpost moet duidelijk “Verkiezingscommunicatie” staan waar dat vereist is.
• Geadresseerde post moet worden voorbereid met Electionsort of Streetsort, afhankelijk van de presentatiemethode die met Royal Mail is overeengekomen.
• Ongeadresseerde post moet worden gebundeld in goedgekeurde hoeveelheden.
• Alle bundels en containers moeten gelabeld zijn volgens de instructies van Royal Mail.

De voorbereidingsgegevens worden door Royal Mail verstrekt als onderdeel van het goedkeuringsproces van het artwork en moeten nauwkeurig worden gevolgd.

Stap 7: Boek en voltooi de overhandiging met Royal Mail

De Drop Off Point Manager zal een datum en tijd afspreken voor de overdracht. Reserveer zodra de goedkeuring van het artwork en de EL1e-documentatie compleet zijn, want de capaciteit is beperkt.

Op de afgesproken datum:

• Bezorg de voorbereide post bij de opgegeven Royal Mail afgiftepunt.
• Controleer of EL1e documentatie al is ingediend.
• Royal Mail controleert de verzending aan de hand van het goedgekeurde artwork en papierwerk.
• Eenmaal aanvaard, geeft Royal Mail een ontvangstbewijs af en wordt de levering gepland.

Slotopmerkingen 

Kandidatenpost is een waardevolle manier om op grote schaal kiezers te bereiken zonder portokosten te betalen, maar het vereist zorgvuldige planning, nauwkeurige administratie en strikte naleving van de regels van Royal Mail. Deze handleiding is bedoeld om u te helpen bij het correct voorbereiden van drukwerk en om te begrijpen hoe Solopress dat proces ondersteunt. De eindverantwoordelijkheid voor de geschiktheid, goedkeuring en verzending ligt bij Royal Mail en de kandidaat, in overeenstemming met de voorwaarden van het programma en de kieswet.

Ons team is er om je te helpen bij het kiezen van de juiste formaten, het plannen van de productie en het vol vertrouwen halen van de deadlines van je campagne. Neem voor persoonlijke hulp contact op met 01702 460047 of e-mail [email protected]