Um guia para o correio de candidatos do Royal Mail e a classificação EL1

O Royal Mail Candidate Mail é um sistema que permite o envio gratuito de materiais eleitorais para os candidatos que concorrem às eleições legislativas gerais ou parciais do Reino Unido e às eleições parlamentares descentralizadas, incluindo o Parlamento escocês e o Senedd. A Solopress apoia os candidatos e os agentes, produzindo impressões conformes e preparando-as de acordo com os requisitos do Royal Mail, ajudando as campanhas a reduzir o risco de atrasos, erros e retrabalho desnecessário.

Apoiámos centenas de campanhas eleitorais com impressão de alta qualidade e em conformidade. Este guia define o que é necessário em cada fase do processo, desde o planeamento inicial até à entrega pelo Royal Mail, e explica como encomendar os seus materiais à Solopress de forma a cumprir esses requisitos.

O Royal Mail administra o esquema Candidate Mail e supervisiona a aprovação, a documentação e a entrega do trabalho artístico. As informações que se seguem destinam-se a ajudar os candidatos e os agentes a compreender como funciona o processo na prática e como a Solopress se enquadra no mesmo. Para obter regras detalhadas ou definitivas sobre elegibilidade e conformidade, deve sempre seguir as orientações oficiais do Comissão Eleitoral e Royal Mail.

O que é o correio dos candidatos?

O Candidate Mail é um serviço do Royal Mail que permite aos candidatos elegíveis enviar uma comunicação eleitoral gratuita a cada eleitor, ou a cada agregado familiar no caso de correio não endereçado. O esquema faz parte do endereço eleitoral estatutário de correio gratuito e funciona ao abrigo dos Termos e Condições do Correio de Candidatos do Royal Mail e da legislação eleitoral relevante.

Todo o material enviado ao abrigo do sistema deve estar exclusivamente relacionado com a eleição em causa, respeitar a legislação eleitoral e cumprir as normas técnicas do Royal Mail em matéria de dimensão, peso, apresentação e documentação. Apenas o correio que tenha sido verificado, aprovado e apresentado corretamente será aceite e entregue pelo Royal Mail.

Quem pode utilizar o Candidate Mail

O Correio do Candidato está disponível para os candidatos que se apresentem:

• Eleições gerais para o Parlamento do Reino Unido

• Eleições parciais no Parlamento do Reino Unido

• Eleições para o Parlamento escocês

• Eleições para o Senedd (Parlamento galês)

A elegibilidade é determinada pelo Royal Mail e aplica-se apenas aos tipos de eleição acima indicados.

Quem não pode utilizar o Correio dos Candidatos

O correio de candidato não está disponível para os seguintes tipos de eleições:

• Eleições para os conselhos distritais, de bairro, de condado ou unitários

• Eleições autárquicas nos distritos de Londres

• Eleições autárquicas metropolitanas

• Eleições para presidente da câmara mais diretamente eleito

• Eleições para os conselhos de freguesia e municipais

Os candidatos que concorrem a estas eleições devem planear a utilização de serviços de entrega pagos, como os produtos endereçados ou não endereçados do Royal Mail, ou Distribuição de folhetos porta-a-porta Solopress, onde a impressão e a entrega podem ser organizadas numa única transação.

Passo 1: Conheça os seus direitos

Os candidatos elegíveis podem ter direito a enviar uma comunicação Candidate Mail durante o período eleitoral, sujeito às condições do Royal Mail.

• O correio endereçado é enviado aos eleitores nomeados ou aos seus procuradores.
• O correio não endereçado é enviado para todos os pontos de entrega da zona em causa.

O elemento de franquia só é gratuito se as regras do Royal Mail forem cumpridas na íntegra. Para mais informações sobre a elegibilidade, as restrições e as responsabilidades, consulte as orientações oficiais do Comissão Eleitoral e Royal Mail.

Passo 2: Prepare um trabalho artístico compatível

O trabalho artístico do correio candidato deve cumprir os requisitos legais e técnicos.

• O conteúdo deve estar relacionado apenas com a eleição em causa.
• Não é permitida a inclusão de publicidade comercial ou material não relacionado.
• Deve estar presente uma impressão conforme, indicando o nome e o endereço do promotor, do impressor e de quaisquer outras partes necessárias.
• O formato deve respeitar os limites de tamanho, peso e espessura do Royal Mail. Normalmente, isto significa objectos entre
  • 140 e 240 mm de comprimento
  • 90 a 164 mm de largura
  • Menos de 60g
  • Espessura não superior a 5 mm
• O material não deve conter conteúdos obscenos, ofensivos ou indecentes.
• Todos os artigos do mesmo envio devem ser idênticos em termos de tamanho e peso.
• Se for caso disso, a menção “Comunicação Eleitoral” deve figurar claramente na parte da frente do envio, com um tamanho de letra de, pelo menos, 10 pontos.

A Solopress fornece modelos para tamanhos comuns de folhetos eleitorais e pode aconselhar sobre a colocação da impressão e o layout. Os ficheiros de impressão produzidos pela Solopress cumprem os requisitos técnicos do Royal Mail depois de o trabalho artístico ter sido formalmente aprovado.

Etapa 3: Obtenha a aprovação da arte-final do Royal Mail

O Royal Mail exige que todos os trabalhos artísticos do Candidate Mail sejam verificados e aprovados antes da impressão. Trata-se de uma condição obrigatória do sistema.

As provas de arte e os detalhes básicos são enviados para a equipa de verificação de arte do Royal Mail por correio eletrónico ou correio postal. Uma vez aprovados, o Royal Mail efectuará a emissão:

• Um código único de controlo de obras de arte
• Um formulário eletrónico do certificado de lançamento EL1e
• Dados de contacto do responsável pelo ponto de entrega
• Instruções para reservar um horário de entrega

Não deve proceder à impressão antes de receber esta aprovação. Se forem necessárias alterações após a impressão, os custos de reimpressão são da responsabilidade do candidato ou da campanha.

Etapa 4: Preencha o certificado de lançamento EL1e

O formulário EL1e confirma os pormenores do envio que pretende efetuar e deve ser preenchido e apresentado antes de ser entregue ao Royal Mail.

Terá de fornecer:

• O código de verificação do trabalho artístico
• O círculo ou zona eleitoral
• Nome do candidato e estatuto de partido ou de independente
• O tipo de envio, incluindo se é endereçado ou não endereçado
• O número exato de artigos a entregar
• Uma data de entrega preferida

O Royal Mail não aceitará formulários incompletos, pelo que deve preenchê-los assim que forem emitidos.

Passo 5: Encomende e imprima com a Solopress

Assim que a aprovação do trabalho artístico e a documentação EL1e estiverem concluídas, pode encomendar a sua impressão à Solopress.

• Visite solopress.com e selecione folhetos ou panfletos eleitorais adequados que cumpram as especificações do Correio do Candidato.
• Carregue o trabalho artístico aprovado pelo Royal Mail durante o checkout.
• Na opção de bandas eleitorais EL1, selecione bandas para correio eleitoral apenas se for titular de um certificado EL1e válido.
• Escolha o tipo de papel e os acabamentos adequados à sua campanha e ao seu orçamento.
• Certifique-se de que as datas de entrega permitem tempo suficiente para a entrega do Royal Mail.

Quando seleciona a cintagem EL1, a Solopress prepara a sua impressão de acordo com as regras de apresentação do Royal Mail, incluindo o agrupamento em quantidades de 100 e caixas de embalagem com menos de 10 kg. Todo o trabalho artístico carregado é verificado pela equipa de produção da Solopress antes da impressão.

Se necessitar de assistência, os nossos gestores de conta de impressão eleitoral podem fornecer-lhe orientações em [email protected] e [email protected].

Passo 6: Prepare o correio para a entrega ao Royal Mail

O Royal Mail aplica regras rigorosas à forma como a correspondência candidata deve ser apresentada.

• Os envios endereçados devem indicar o nome do eleitor, o seu endereço completo e o seu código postal.
• Todo o correio dos candidatos deve ostentar claramente a menção “Comunicação eleitoral” sempre que necessário.
• O correio endereçado deve ser preparado utilizando Electionsort ou Streetsort, consoante o método de apresentação acordado com o Royal Mail.
• O correio não endereçado deve ser agrupado em quantidades aprovadas.
• Todos os pacotes e contentores devem ser etiquetados de acordo com as instruções do Royal Mail.

Os pormenores de preparação são fornecidos pelo Royal Mail como parte do processo de aprovação do trabalho artístico e devem ser seguidos com exatidão.

Etapa 7: Reserve e conclua a entrega com o Royal Mail

O gestor do ponto de entrega acordará uma data e hora para a entrega. Faça a sua reserva assim que a aprovação do trabalho artístico e a documentação EL1e estiverem concluídas, uma vez que a capacidade é limitada.

Na data acordada:

• Entregue o correio preparado ao destinatário especificado Ponto de entrega do Royal Mail.
• Certifique-se de que a documentação EL1e já foi apresentada.
• O Royal Mail verificará o envio com base no trabalho artístico e na documentação aprovados.
• Uma vez aceite, o Royal Mail emite um recibo e agenda a entrega.

Notas finais 

O Candidate Mail é uma forma valiosa de chegar aos eleitores em grande escala sem pagar portes, mas requer um planeamento cuidadoso, uma administração precisa e o cumprimento rigoroso das regras do Royal Mail. Este guia destina-se a ajudá-lo a preparar corretamente a impressão e a compreender como a Solopress apoia esse processo. A responsabilidade final pela elegibilidade, aprovação e envio cabe ao Royal Mail e ao candidato, de acordo com os termos do esquema e a lei eleitoral.

A nossa equipa está aqui para o ajudar a escolher os formatos certos, planear a produção e cumprir os prazos da campanha com confiança. Para obter assistência pessoal, contacte 01702 460047 ou envie um e-mail para [email protected]