Guía sobre el Candidate Mail y el EL1 Banding de Royal Mail

Royal Mail Candidate Mail es un programa que ofrece el envío gratuito de material electoral a los candidatos que se presentan a las elecciones parlamentarias generales o parciales del Reino Unido y a las elecciones parlamentarias descentralizadas, incluidos el Parlamento escocés y el Senedd. Solopress ayuda a los candidatos y agentes produciendo impresos conformes y preparándolos de acuerdo con los requisitos de Royal Mail, ayudando a las campañas a reducir el riesgo de retrasos, errores y repeticiones innecesarias.

Hemos apoyado cientos de campañas electorales con impresos de alta calidad y conformes a la normativa. Esta guía establece lo que se requiere en cada etapa del proceso, desde la planificación inicial hasta la entrega por Royal Mail, y explica cómo encargar sus materiales con Solopress de forma que se ajusten a esos requisitos.

Royal Mail administra el programa Candidate Mail y supervisa la aprobación del material gráfico, la documentación y la entrega. La información que figura a continuación pretende ayudar a los candidatos y agentes a entender cómo funciona el proceso en la práctica y cómo Solopress encaja en él. Para obtener normas detalladas o definitivas sobre la elegibilidad y el cumplimiento, siempre debe seguir las directrices oficiales del Comisión Electoral y Royal Mail.

¿Qué es el correo de los candidatos?

Candidate Mail es un servicio de Royal Mail que permite a los candidatos elegibles enviar una comunicación electoral freepost a cada elector, o a cada hogar en el caso de correo sin dirección. El sistema forma parte de la dirección electoral gratuita reglamentaria y funciona con arreglo a los términos y condiciones de Candidate Mail de Royal Mail y la legislación electoral pertinente.

Todo el material enviado en el marco del plan debe referirse exclusivamente a las elecciones en cuestión, cumplir la ley electoral y satisfacer las normas técnicas de Royal Mail en cuanto a tamaño, peso, presentación y documentación. Sólo el correo que haya sido comprobado, aprobado y presentado correctamente será aceptado y entregado por Royal Mail.

Quién puede utilizar Candidate Mail

El Correo del Candidato está a disposición de los candidatos que se presenten:

• Elecciones generales al Parlamento británico

• Elecciones parlamentarias parciales en el Reino Unido

• Elecciones al Parlamento escocés

• Elecciones al Senedd (Parlamento galés)

Los requisitos los determina Royal Mail y sólo se aplican a los tipos de elección indicados anteriormente.

Quién no puede utilizar Candidate Mail

El Correo del Candidato no está disponible para los siguientes tipos de elecciones:

• Elecciones al consejo de distrito, municipio, condado o unitario

• Elecciones municipales en Londres

• Elecciones municipales

• Elecciones a alcalde más directas

• Elecciones a los consejos parroquiales y municipales

Los candidatos que se presenten a estas elecciones deben tener previsto utilizar servicios de reparto de pago, como los productos con o sin dirección de Royal Mail, o bien Solopress Distribución de folletos puerta a puerta, donde la impresión y la entrega pueden organizarse en una sola transacción.

Paso 1: Conozca sus derechos

Los candidatos elegibles pueden tener derecho a enviar una comunicación Candidate Mail durante el período electoral, sujeto a las condiciones de Royal Mail.

• El correo con dirección se envía a los electores designados o a sus representantes.
• El correo sin dirección se envía a todos los puntos de reparto de la zona correspondiente.

El franqueo sólo es gratuito si se cumplen íntegramente las normas de Royal Mail. En las directrices oficiales de Royal Mail figuran todos los detalles sobre los requisitos, restricciones y responsabilidades. Comisión Electoral y Royal Mail.

Paso 2: Preparar el material gráfico conforme

Las obras de arte postales candidatas deben cumplir los requisitos legales y técnicos.

• El contenido debe referirse únicamente a las elecciones en cuestión.
• No podrá incluirse publicidad comercial ni material no relacionado.
• Deberá figurar un sello conforme en el que se indique el nombre y la dirección del promotor, el impresor y cualquier otra parte requerida.
• El formato debe cumplir los límites de tamaño, peso y grosor de Royal Mail. Por lo general, esto significa artículos entre
  • 140 y 240 mm de longitud
  • De 90 a 164 mm de ancho
  • Menos de 60 g
  • No más de 5 mm de grosor
• El material no debe tener contenido obsceno, ofensivo o indecente.
• Todos los artículos de un mismo envío deben ser idénticos en tamaño y peso.
• Cuando sea necesario, la mención “Comunicación electoral” debe figurar claramente en el anverso del artículo en un tamaño de letra de al menos 10 puntos.

Solopress proporciona plantillas para los tamaños más comunes de folletos electorales y puede asesorar sobre la colocación y el diseño de la impresión. Los archivos de impresión producidos por Solopress cumplen los requisitos técnicos de Royal Mail una vez que el material gráfico ha sido aprobado formalmente.

Paso 3: Obtener la aprobación del diseño por parte de Royal Mail

Royal Mail exige que todas las ilustraciones de Candidate Mail sean comprobadas y aprobadas antes de su impresión. Se trata de una condición obligatoria del sistema.

Las pruebas de diseño y los detalles básicos se envían al equipo de comprobación de diseño de Royal Mail por correo electrónico o postal. Una vez aprobadas, Royal Mail las emitirá:

• Un código único de comprobación de obras de arte
• Un formulario electrónico de certificado de desplazamiento EL1e
• Datos de contacto del responsable del punto de entrega
• Instrucciones para reservar una plaza

No debe proceder a la impresión antes de recibir esta aprobación. Si es necesario realizar cambios después de la impresión, los costes de reimpresión correrán a cargo del candidato o de la campaña.

Paso 4: Cumplimentar el certificado de desplazamiento EL1e

El formulario EL1e confirma los detalles de su envío previsto y debe cumplimentarse y enviarse antes de la entrega a Royal Mail.

Tendrá que proporcionar:

• El código de comprobación de obras de arte
• La circunscripción o zona electoral
• Nombre del candidato y partido o condición de independiente
• El tipo de envío, incluido si tiene dirección o no.
• El número exacto de artículos que deben entregarse
• Una fecha de entrega preferente

Royal Mail no aceptará formularios incompletos, por lo que deberán cumplimentarse en cuanto se expidan.

Paso 5: Encargar e imprimir con Solopress

Una vez aprobados el material gráfico y la documentación EL1e, puede encargar la impresión a Solopress.

• Visite solopress.com y seleccione los folletos electorales adecuados que cumplan las especificaciones del Correo del Candidato.
• Cargue el material gráfico aprobado por Royal Mail durante el proceso de pago.
• En la opción de franjas electorales EL1, seleccione franjas para el envío electoral sólo si es titular de un certificado EL1e válido.
• Elija el papel y los acabados que mejor se adapten a su campaña y a su presupuesto.
• Asegúrese de que las fechas de entrega dejan tiempo suficiente para el traspaso a Royal Mail.

Cuando se selecciona el enfajado EL1, Solopress prepara su impresión de acuerdo con las normas de presentación de Royal Mail, incluido el empaquetado en cantidades de 100 y el embalaje de cajas de menos de 10 kg. Todo el material gráfico cargado es comprobado por el personal de producción de Solopress antes de la impresión.

Si necesita ayuda, nuestros gestores de cuentas de impresión electoral pueden orientarle en [email protected] y [email protected].

Paso 6: Preparar el correo para su entrega a Royal Mail

Royal Mail aplica normas estrictas sobre cómo debe presentarse el correo de los candidatos.

• Los envíos con dirección deben indicar el nombre, la dirección completa y el código postal del elector.
• Toda la correspondencia del candidato debe mostrar claramente “Comunicación electoral” cuando sea necesario.
• El correo con dirección debe prepararse utilizando Electionsort o Streetsort, según el método de presentación acordado con Royal Mail.
• El correo sin dirección debe agruparse en cantidades aprobadas.
• Todos los paquetes y contenedores deben estar etiquetados de acuerdo con las instrucciones de Royal Mail.

Royal Mail proporciona los detalles de preparación como parte del proceso de aprobación del material gráfico y deben seguirse al pie de la letra.

Paso 7: Reservar y completar la entrega con Royal Mail

El responsable del punto de entrega acordará una fecha y hora para la entrega. Haga su reserva tan pronto como la aprobación de las ilustraciones y la documentación EL1e estén completas, ya que la capacidad es limitada.

En la fecha acordada:

• Entregar el correo preparado al Punto de entrega de Royal Mail.
• Asegúrese de que ya se ha presentado la documentación EL1e.
• Royal Mail cotejará el envío con el material gráfico y la documentación aprobados.
• Una vez aceptado, Royal Mail emite un recibo y programa la entrega.

Notas finales 

El correo de candidatos es una forma valiosa de llegar a los votantes a gran escala sin pagar gastos de envío, pero requiere una planificación cuidadosa, una administración precisa y el cumplimiento estricto de las normas de Royal Mail. Esta guía pretende ayudarle a preparar la impresión correctamente y a comprender cómo Solopress apoya ese proceso. La responsabilidad última de la elegibilidad, aprobación y envío corresponde a Royal Mail y al candidato, de acuerdo con las condiciones del sistema y la ley electoral.

Nuestro equipo está aquí para ayudarle a elegir los formatos adecuados, planificar la producción y cumplir los plazos de las campañas con confianza. Para asistencia personal, póngase en contacto con 01702 460047 o correo electrónico [email protected]