Guide sur le courrier candidat de Royal Mail et la classification EL1

Royal Mail Candidate Mail est un programme d'envoi gratuit de matériel électoral pour les candidats aux élections législatives britanniques générales ou partielles et aux élections parlementaires décentralisées, y compris le Parlement écossais et le Senedd. Solopress soutient les candidats et les agents en produisant des imprimés conformes et en les préparant selon les exigences de Royal Mail, aidant ainsi les campagnes à réduire le risque de retards, d'erreurs et de reprises inutiles.

Nous avons soutenu des centaines de campagnes électorales en leur fournissant des imprimés conformes et de haute qualité. Ce guide présente les exigences à chaque étape du processus, de la planification initiale à la remise du courrier à Royal Mail, et explique comment commander vos documents auprès de Solopress de manière à répondre à ces exigences.

Royal Mail administre le programme Candidate Mail et supervise l'approbation des maquettes, la documentation et la livraison. Les informations ci-dessous ont pour but d'aider les candidats et les agents à comprendre comment le processus fonctionne en pratique et comment Solopress s'y intègre. Pour des règles détaillées ou définitives sur l'éligibilité et la conformité, vous devez toujours suivre les conseils officiels de la Commission électorale et Royal Mail.

Qu'est-ce que le courrier des candidats ?

Candidate Mail est un service de Royal Mail qui permet aux candidats éligibles d'envoyer une communication électorale en franchise de port à chaque électeur, ou à chaque foyer dans le cas d'un courrier non adressé. Ce service fait partie de l'adresse électorale gratuite légale et fonctionne conformément aux conditions générales de Royal Mail et à la législation électorale en vigueur.

Tout le matériel envoyé dans le cadre du programme doit se rapporter exclusivement à l'élection concernée, être conforme à la loi électorale et respecter les normes techniques de Royal Mail en matière de taille, de poids, de présentation et de documentation. Seul le courrier qui a été vérifié, approuvé et présenté correctement sera accepté et distribué par Royal Mail.

Qui peut utiliser le courrier des candidats ?

Le courrier des candidats est disponible pour les candidats qui se présentent :

• Élections législatives au Royaume-Uni

• Élections législatives partielles au Royaume-Uni

• Élections au Parlement écossais

• Élections au Senedd (Parlement gallois)

L'éligibilité est déterminée par Royal Mail et ne s'applique qu'aux types d'élection énumérés ci-dessus.

Qui ne peut pas utiliser le courrier des candidats ?

Le courrier des candidats n'est pas disponible pour les types d'élections suivants :

• Élections des conseils de district, d'arrondissement, de comté ou unitaires

• Élections des conseils d'arrondissement de Londres

• Élections dans les arrondissements métropolitains

• Le plus grand nombre d'élections de maires au suffrage universel direct

• Élections des conseils paroissiaux et municipaux

Les candidats à ces élections doivent prévoir d'utiliser des services de livraison payants, tels que les produits adressés ou non adressés de Royal Mail, ou Solopress Distribution de dépliants en porte-à-porte, où l'impression et la livraison peuvent être organisées en une seule transaction.

Étape 1 : Comprendre vos droits

Les candidats éligibles peuvent être autorisés à envoyer une communication par courrier du candidat pendant la période électorale, sous réserve des conditions de Royal Mail.

• Le courrier adressé est envoyé aux électeurs désignés ou à leurs mandataires.
• Le courrier non adressé est envoyé à tous les points de distribution de la zone concernée.

L'affranchissement n'est gratuit que si les règles de Royal Mail sont respectées dans leur intégralité. Tous les détails concernant l'éligibilité, les restrictions et les responsabilités sont exposés dans les orientations officielles de la Commission électorale et Royal Mail.

Étape 2 : Préparer des œuvres d'art conformes

La maquette du courrier du candidat doit répondre à des exigences juridiques et techniques.

• Le contenu doit se rapporter uniquement à l'élection concernée.
• Aucune publicité commerciale ou matériel sans rapport avec le sujet ne peut être inclus.
• Une empreinte conforme doit être présente, indiquant le nom et l'adresse du promoteur, de l'imprimeur et de toute autre partie requise.
• Le format doit respecter les limites de taille, de poids et d'épaisseur fixées par Royal Mail. En règle générale, cela signifie que les envois sont compris entre
  • 140 et 240 mm de longueur
  • 90 à 164 mm de largeur
  • Moins de 60g
  • Pas plus de 5 mm d'épaisseur
• Le contenu ne doit pas être obscène, offensant ou indécent.
• Tous les articles d'un même envoi doivent être de taille et de poids identiques.
• Le cas échéant, la mention “Communication électorale” doit apparaître clairement au recto de l'article dans une police de caractères d'au moins 10 points.

Solopress fournit des modèles pour les formats de tracts électoraux les plus courants et peut donner des conseils sur l'emplacement de l'impression et la mise en page. Les fichiers d'impression produits par Solopress répondent aux exigences techniques de Royal Mail une fois que la maquette a été officiellement approuvée.

Étape 3 : Obtenir l'approbation de la maquette par Royal Mail

Royal Mail exige que toutes les illustrations des candidats au courrier soient vérifiées et approuvées avant d'être imprimées. Il s'agit d'une condition obligatoire du programme.

Les épreuves des maquettes et les informations de base sont soumises à l'équipe de vérification des maquettes de Royal Mail par courrier électronique ou postal. Une fois approuvé, Royal Mail émettra :

• Un code unique de vérification des œuvres d'art
• Un formulaire électronique d'attestation de détachement EL1e
• Coordonnées du responsable du point de dépôt concerné
• Instructions pour la réservation d'un créneau de remise

Vous ne devez pas procéder à l'impression avant d'avoir reçu cette approbation. Si des modifications sont nécessaires après l'impression, les frais de réimpression restent à la charge du candidat ou de la campagne.

Étape 4 : Remplir le certificat de détachement EL1e

Le formulaire EL1e confirme les détails de votre envoi et doit être complété et soumis avant d'être remis à Royal Mail.

Vous devrez fournir

• Le code de vérification des œuvres d'art
• La circonscription électorale
• Nom du candidat et statut de parti ou d'indépendant
• le type d'envoi, y compris s'il est adressé ou non adressé
• Le nombre exact de pièces à remettre
• Une date de remise préférée

Royal Mail n'accepte pas les formulaires incomplets. Il convient donc de les remplir dès qu'ils sont émis.

Étape 5 : Commander et imprimer avec Solopress

Une fois l'approbation de la maquette et la documentation EL1e en place, vous pouvez commander votre impression auprès de Solopress.

• Visitez le site solopress.com et sélectionnez les dépliants électoraux appropriés qui répondent aux spécifications du courrier du candidat.
• Téléchargez la maquette approuvée par Royal Mail lors de la commande.
• Dans l'option EL1 election banding, sélectionnez l'option banding for election mailing uniquement si vous êtes titulaire d'un certificat EL1e valide.
• Choisissez le papier et les finitions adaptés à votre campagne et à votre budget.
• Veillez à ce que les dates de livraison prévoient suffisamment de temps pour la remise par Royal Mail.

Lorsque le banderolage EL1 est sélectionné, Solopress prépare votre impression conformément aux règles de présentation de Royal Mail, y compris la mise en liasse par quantités de 100 et l'emballage de boîtes de moins de 10 kg. Toutes les illustrations téléchargées sont vérifiées par le personnel de production de Solopress avant l'impression.

Si vous avez besoin d'aide, nos gestionnaires de comptes pour l'impression des élections peuvent vous guider à l'adresse [email protected] et [email protected].

Étape 6 : Préparer le courrier pour le transfert à Royal Mail

Royal Mail applique des règles strictes en matière de présentation du courrier candidat.

• Les envois adressés doivent comporter le nom de l'électeur, son adresse complète et son code postal.
• Tous les courriers des candidats doivent porter clairement la mention “Communication électorale”, le cas échéant.
• Le courrier adressé doit être préparé à l'aide d'Electionsort ou de Streetsort, selon la méthode de présentation convenue avec Royal Mail.
• Le courrier non adressé doit être mis en liasse dans des quantités approuvées.
• Toutes les liasses et tous les conteneurs doivent être étiquetés conformément aux instructions de Royal Mail.

Les détails de préparation sont fournis par Royal Mail dans le cadre du processus d'approbation de la maquette et doivent être suivis avec précision.

Étape 7 : Réserver et effectuer le transfert avec Royal Mail

Le responsable du point de dépôt conviendra d'une date et d'une heure pour la remise des documents. Faites votre réservation dès que l'approbation de la maquette et la documentation EL1e sont terminées, car la capacité est limitée.

A la date convenue :

• Remettre le courrier préparé au destinataire spécifié Point de dépôt de Royal Mail.
• S'assurer que la documentation EL1e a déjà été soumise.
• Royal Mail vérifiera l'envoi par rapport à la maquette et aux documents approuvés.
• Une fois l'envoi accepté, Royal Mail délivre un reçu et planifie la livraison.

Notes finales 

Le courrier des candidats est un moyen précieux d'atteindre les électeurs à grande échelle sans payer d'affranchissement, mais il nécessite une planification minutieuse, une administration précise et une conformité stricte avec les règles de Royal Mail. Ce guide a pour but de vous aider à préparer correctement l'impression et à comprendre comment Solopress soutient ce processus. La responsabilité finale de l'éligibilité, de l'approbation et de l'envoi incombe à Royal Mail et au candidat, conformément aux conditions du programme et à la loi électorale.

Notre équipe est là pour vous aider à choisir les bons formats, à planifier la production et à respecter les délais de la campagne en toute confiance. Pour une assistance personnelle, contactez 01702 460047 ou email [email protected]