Guida alla posta candidata della Royal Mail e allo scaglionamento EL1

Royal Mail Candidate Mail è uno schema che prevede l'invio gratuito di materiale elettorale per i candidati alle elezioni generali o parziali del Parlamento del Regno Unito e alle elezioni parlamentari decentrate, compresi il Parlamento scozzese e il Senedd. Solopress supporta i candidati e gli agenti producendo stampe conformi e preparandole in linea con i requisiti della Royal Mail, aiutando le campagne a ridurre il rischio di ritardi, errori e inutili rilavorazioni.

Abbiamo supportato centinaia di campagne elettorali con stampe conformi e di alta qualità. Questa guida illustra ciò che è richiesto in ogni fase del processo, dalla pianificazione iniziale fino alla consegna alla Royal Mail, e spiega come ordinare i vostri materiali con Solopress in modo che siano in linea con questi requisiti.

Royal Mail amministra lo schema Candidate Mail e supervisiona l'approvazione, la documentazione e la consegna delle opere d'arte. Le informazioni che seguono hanno lo scopo di aiutare i candidati e gli agenti a capire come funziona in pratica il processo e come Solopress vi si inserisce. Per regole dettagliate o definitive sull'ammissibilità e la conformità, si consiglia di seguire sempre le indicazioni ufficiali della Royal Mail. Commissione elettorale e Royal Mail.

Che cos'è la posta dei candidati?

Candidate Mail è un servizio della Royal Mail che consente ai candidati idonei di inviare una comunicazione elettorale in franchigia a ogni elettore, o a ogni famiglia nel caso di posta non indirizzata. Lo schema fa parte dell'indirizzo elettorale gratuito previsto dalla legge e funziona in base ai Termini e condizioni della posta per i candidati della Royal Mail e alla legislazione elettorale pertinente.

Tutto il materiale inviato nell'ambito del programma deve riguardare esclusivamente l'elezione in questione, essere conforme alla legge elettorale e rispettare gli standard tecnici della Royal Mail per quanto riguarda dimensioni, peso, presentazione e documentazione. Solo la posta controllata, approvata e presentata correttamente sarà accettata e consegnata dalla Royal Mail.

Chi può utilizzare Candidate Mail

La posta per i candidati è disponibile per i candidati in piedi:

• Elezioni generali del Parlamento britannico

• Elezioni parziali del Parlamento del Regno Unito

• Elezioni del Parlamento scozzese

• Elezioni del Senedd (Parlamento gallese)

L'idoneità è determinata da Royal Mail e si applica solo ai tipi di elezione sopra elencati.

Chi non può utilizzare Candidate Mail

La posta dei candidati non è disponibile per i seguenti tipi di elezioni:

• Elezioni di consigli distrettuali, distrettuali, di contea o unitari

• Elezioni del consiglio comunale di Londra

• Elezioni dei comuni metropolitani

• Il maggior numero di elezioni di sindaci a elezione diretta

• Elezioni dei consigli parrocchiali e comunali

I candidati che si presentano a queste elezioni devono prevedere di utilizzare servizi di consegna a pagamento, come i prodotti indirizzati o non indirizzati di Royal Mail, oppure Distribuzione di volantini porta a porta Solopress, dove la stampa e la consegna possono essere organizzate in un'unica transazione.

Passo 1: comprendere i propri diritti

I candidati idonei possono avere il diritto di inviare una comunicazione di posta elettronica per i candidati durante il periodo elettorale, in base alle condizioni della Royal Mail.

• La posta indirizzata viene inviata agli elettori nominati o ai loro delegati.
• La posta non indirizzata viene inviata a tutti i punti di recapito dell'area di competenza.

L'elemento di affrancatura è gratuito solo se le regole della Royal Mail vengono seguite integralmente. I dettagli completi sull'ammissibilità, le restrizioni e le responsabilità sono illustrati nella guida ufficiale della Commissione elettorale e Royal Mail.

Fase 2: preparazione di opere d'arte conformi

Le opere d'arte della posta devono soddisfare i requisiti legali e tecnici.

• Il contenuto deve riguardare esclusivamente l'elezione in questione.
• Non è consentito inserire pubblicità commerciale o materiale non correlato.
• Deve essere presente un'impronta conforme, che riporti il nome e l'indirizzo del promotore, dello stampatore e di qualsiasi altra parte richiesta.
• Il formato deve rispettare i limiti di dimensione, peso e spessore della Royal Mail. In genere si tratta di invii tra
  • 140 e 240 mm di lunghezza
  • Larghezza da 90 a 164 mm
  • Sotto i 60 g
  • Non più spesso di 5 mm
• Il materiale non deve contenere contenuti osceni, offensivi o indecenti.
• Tutti gli articoli dello stesso invio devono essere identici per dimensioni e peso.
• Ove richiesto, la dicitura “Comunicazione elettorale” deve apparire chiaramente sul fronte dell'articolo con caratteri di almeno 10 punti.

Solopress fornisce modelli per i formati più comuni di volantini elettorali e può consigliare il posizionamento e il layout della stampa. I file di stampa prodotti da Solopress soddisfano i requisiti tecnici di Royal Mail una volta che la grafica è stata formalmente approvata.

Fase 3: ottenere l'approvazione della grafica da Royal Mail

Royal Mail richiede che tutti gli artwork di Candidate Mail siano controllati e approvati prima della stampa. Si tratta di una condizione obbligatoria del programma.

Le bozze dell'opera d'arte e i dettagli di base vengono inviati al team di controllo dell'opera d'arte di Royal Mail via e-mail o per posta. Una volta approvata, Royal Mail la emetterà:

• Un codice unico per il controllo delle opere d'arte
• Un modulo elettronico di certificato di distacco EL1e
• Dati di contatto del responsabile del punto di consegna
• Istruzioni per la prenotazione di uno slot per il passaggio di consegne

Non si deve procedere alla stampa prima di aver ricevuto l'approvazione. Se dopo la stampa si rendono necessarie delle modifiche, i costi di ristampa restano a carico del candidato o della campagna.

Fase 4: compilare il certificato di distacco EL1e

Il modulo EL1e conferma i dettagli dell'invio previsto e deve essere compilato e inviato prima della consegna alla Royal Mail.

È necessario fornire:

• Il codice di controllo delle opere d'arte
• La circoscrizione o l'area elettorale
• Nome del candidato e status di partito o indipendente
• Il tipo di invio, compreso il fatto che sia indirizzato o non indirizzato
• Il numero esatto di articoli da consegnare
• Una data di consegna preferita

La Royal Mail non accetterà moduli incompleti, pertanto è necessario completarli non appena vengono emessi.

Passo 5: ordinare e stampare con Solopress

Una volta ottenuta l'approvazione della grafica e la documentazione EL1e, è possibile ordinare la stampa a Solopress.

• Visitate il sito solopress.com e scegliete i volantini o gli opuscoli elettorali che soddisfano le specifiche della Candidate Mail.
• Caricare la grafica approvata da Royal Mail durante il checkout.
• Nell'opzione Fascia elettorale EL1, selezionare la fascia per l'invio delle elezioni solo se si possiede un certificato EL1e valido.
• Scegliete la carta e le finiture adatte alla vostra campagna e al vostro budget.
• Assicurarsi che le date di consegna prevedano un tempo sufficiente per la consegna da parte della Royal Mail.

Quando viene selezionata la fascia EL1, Solopress prepara la stampa in linea con le regole di presentazione della Royal Mail, compresa l'impacchettamento in quantità di 100 e l'imballaggio di scatole di peso inferiore a 10 kg. Tutte le immagini caricate vengono controllate dal personale di produzione Solopress prima della stampa.

Se avete bisogno di assistenza, i nostri account manager per la stampa elettorale possono fornirvi indicazioni all'indirizzo [email protected] e [email protected].

Fase 6: Preparare la posta per la consegna alla Royal Mail

La Royal Mail applica regole rigorose su come deve essere presentata la posta dei candidati.

• Gli invii indirizzati devono riportare il nome dell'elettore, l'indirizzo completo e il codice postale.
• Tutta la posta dei candidati deve riportare chiaramente la dicitura “Comunicazione elettorale”, ove richiesto.
• Gli invii indirizzati devono essere preparati con Electionsort o Streetsort, a seconda del metodo di presentazione concordato con Royal Mail.
• La posta non indirizzata deve essere raggruppata in quantità approvate.
• Tutti i pacchi e i contenitori devono essere etichettati secondo le istruzioni della Royal Mail.

I dettagli di preparazione sono forniti da Royal Mail come parte del processo di approvazione della grafica e devono essere seguiti con precisione.

Fase 7: Prenotare e completare il passaggio di consegne con Royal Mail

Il responsabile del Drop Off Point concorderà una data e un orario per la consegna. Effettuare la prenotazione non appena l'approvazione della grafica e la documentazione EL1e sono state completate, poiché la capacità è limitata.

Alla data concordata:

• Consegnare la posta preparata all'indirizzo specificato Punto di consegna Royal Mail.
• Assicurarsi che la documentazione EL1e sia già stata presentata.
• Royal Mail verificherà l'invio in base alla grafica e ai documenti approvati.
• Una volta accettata, Royal Mail emette una ricevuta e programma la consegna.

Note finali 

La posta candidata è un modo prezioso per raggiungere gli elettori su larga scala senza pagare l'affrancatura, ma richiede un'attenta pianificazione, un'amministrazione accurata e una rigorosa conformità alle regole della Royal Mail. Questa guida ha lo scopo di aiutarvi a preparare correttamente la stampa e a capire come Solopress supporta questo processo. La responsabilità finale per l'ammissibilità, l'approvazione e l'affissione spetta alla Royal Mail e al candidato, in linea con i termini dello schema e la legge elettorale.

Il nostro team è a vostra disposizione per aiutarvi a scegliere i formati giusti, a pianificare la produzione e a rispettare le scadenze delle campagne in tutta tranquillità. Per assistenza personale, contattare 01702 460047 o e-mail [email protected]