Leitfaden für die Vorbereitung von Ausstellungen und Messen

Die Teilnahme an einer Messe bedeutet eine erhebliche Investition von Zeit, Geld und Ressourcen. Standfläche, Reisen, Unterkunft, Ausstellungsmaterial, Personal und Werbeaktivitäten summieren sich schnell, insbesondere für Unternehmen, die an größeren Branchenveranstaltungen teilnehmen.

Als Die Print Show ist Veranstaltungsleiter Chris Davies erklärte, dass das Ausstellen Kosten verursacht, “Aber mehr als das Geld ist es Ihre Zeit.”

Diese Investition bringt auch ein konzentriertes Zeitfenster mit sich. Den Ausstellern bleiben nur wenige Stunden oder Tage, um Aufmerksamkeit zu erregen, Gespräche zu führen und einen bleibenden Eindruck bei potenziellen Kunden, Lieferanten und Partnern zu hinterlassen.

Aus diesem Grund kommen erfahrene Organisatoren, Veranstaltungsleiter und Aussteller immer wieder auf denselben Punkt zurück: Auf die Vorbereitung kommt es an.

Die Hinweise in diesem Artikel beruhen auf den Erfahrungen von Solopress als Lieferant von Messedrucksachen und als Aussteller auf Messen sowie auf Gesprächen mit Veranstaltern, Messeteams, Ausstellern und Standspezialisten darüber, was zum Erfolg einer Veranstaltung beiträgt. Von der Wahl des richtigen Standplatzes und dem Verständnis der Anforderungen des Veranstaltungsortes bis hin zum Einstudieren des Standlayouts und der Planung der Nachbereitung nach der Messe beeinflusst die Vorbereitung nahezu jeden Aspekt des Messeerlebnisses.

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal ausstellen oder ein bewährtes Konzept verfeinern, eine sorgfältige Planung erhöht die Chance, dass Ihr Unternehmen lohnende Anfragen, produktive Gespräche und eine sinnvolle Investitionsrendite aus der Veranstaltung zieht.

Inhalt

• Setzen Sie sich klare Ziele, bevor Sie mit der Planung beginnen
• Bestimmung des richtigen Umfangs der Messepräsenz
• Wählen Sie die richtige Veranstaltung
• einen realistischen Haushalt aufstellen und Unvorhergesehenes einkalkulieren
• Wählen Sie den richtigen Standort für den Stellplatz
• Planen und proben Sie Ihren Stand vor der Veranstaltung
• Verstehen der Anforderungen des Veranstaltungsortes und der Leitlinien für Aussteller
• Bereiten Sie Ihr Team ebenso sorgfältig vor wie Ihren Stand
• Üben Sie Gespräche, keine Skripte
• Bewerben Sie Ihre Teilnahme vor Beginn der Ausstellung
• Planen Sie Ihre Nachbereitung vor Beginn der Ausstellung
• Erwarten Sie Probleme und bleiben Sie anpassungsfähig
• Checkliste für die Vorbereitung der Abschlussausstellung
• FAQ-Abschnitt

Setzen Sie sich klare Ziele, bevor Sie mit der Planung beginnen

Messen können sehr unterschiedlichen kommerziellen Zwecken dienen. Einige Unternehmen nehmen an Messen teil, um Kontakte zu knüpfen und Termine zu vereinbaren, während andere sich auf die Einführung von Produkten, die Stärkung der Beziehungen zu bestehenden Kunden oder die Erhöhung des Bekanntheitsgrades in einer bestimmten Branche konzentrieren.

Diese Ziele sollten fast alle folgenden Entscheidungen beeinflussen, von der Größe des Standes und dem Standort des Platzes bis hin zu den Materialien, die Sie produzieren, und den Mitarbeitern, die Sie zur Veranstaltung mitbringen.

Wenn Solopress auf Messen ausstellt, konzentrieren sich die Aktivitäten in der Regel auf einen klaren Kampagnenschwerpunkt oder ein Geschäftsziel. Dieses zentrale Thema beeinflusst dann alles, von Demonstrationen und Wettbewerben bis hin zu sozialen Inhalten, Werbematerialien und Markenkleidung. Ein klarer Fokus trägt dazu bei, das Besuchererlebnis zu gestalten, und gibt dem Team eine konsistentere Botschaft, die es während der gesamten Veranstaltung vermitteln kann.

Ohne ein definiertes Ziel können Aussteller leicht in die Falle tappen und versuchen, alles auf einmal zu vermitteln. In überfüllten Messehallen, wo die Besucher Hunderten von konkurrierenden Botschaften ausgesetzt sind, ist Klarheit oft effektiver als Lautstärke.

Bevor Sie ein Budget bereitstellen, sollten Sie genau festlegen, wie der Erfolg für Ihr Unternehmen aussieht. Zu den Zielen können gehören:

• Generierung qualifizierter Leads
• Organisation von Verteilertreffen
• Markteinführung eines neuen Produkts
• Erhöhung der Sichtbarkeit der Marke
• Demonstrationen buchen
• Stärkung bestehender Kundenbeziehungen

Klare Ziele erleichtern auch praktische Planungsentscheidungen. Ein Unternehmen, das sich in erster Linie auf die Gewinnung von Kundenkontakten konzentriert, wird vielleicht offenen Layouts und einer schnellen Besucheransprache den Vorzug geben, während ein Unternehmen, das ein Premiumprodukt auf den Markt bringt, mehr in Vorführungen, Bewirtung oder Präsentationsbereiche investieren wird.

Der Versuch, zu viele unzusammenhängende Ziele auf einmal zu verfolgen, kann die Wirksamkeit des Standes verwässern und es den Besuchern erschweren, zu verstehen, was Ihr Unternehmen zu bieten hat.

Bestimmung des richtigen Umfangs der Messepräsenz

Eine der ersten Entscheidungen, die Aussteller bei der Planung treffen müssen, ist die Frage, wie groß ihre Präsenz auf einer Veranstaltung sein soll. Diese Entscheidung beeinflusst die Budgetierung, den Personaleinsatz, die Logistik, die Standgestaltung und die Art der Interaktion, die die Besucher mit dem Unternehmen an diesem Tag wahrscheinlich haben werden.

Für einige Aussteller, vor allem für kleinere Unternehmen oder Erstteilnehmer, kann ein Schalenmodell oder ein kompakter Standplatz der praktischste Weg zur Teilnahme sein. Diese kleineren Flächen können immer noch eine starke visuelle Wirkung erzielen, wenn sie durch ein klares Branding, durchdachte Layouts und gut gestaltete Ausstellungsmaterialien unterstützt werden.

Wenn Ancoats Gitarren Auf der The Guitar Show in Birmingham stellte das Unternehmen in einem relativ kompakten Gehäuse aus, das etwas abseits der belebtesten Bereiche der Halle positioniert war. Rollbanner, bedruckte Tischdecken und ein sorgfältig geplantes Branding trugen dazu bei, den Raum klar zu definieren und die Sichtbarkeit in einer überfüllten Ausstellungsumgebung zu erhöhen.

Kleinere Rohbauten und kompakte Stellplätze sind oft gut geeignet:

• Erstaussteller
• Fachveranstaltungen
• kleinere Budgets
• tragbare Display-Aufbauten
• Unternehmen, die der Flexibilität Vorrang einräumen

Sie bieten auch praktische Vorteile wie geringere Kosten, eine einfachere Logistik und wiederverwendbare, freistehende Displaysysteme, die für mehrere Veranstaltungen angepasst werden können.

Größere, maßgeschneiderte Stände bieten andere Möglichkeiten. Größere Flächen ermöglichen es den Ausstellern, Vorführungen, Bewirtung, Besprechungsbereiche und interaktive Elemente einzubauen, aber sie erfordern auch größere Investitionen, eine detailliertere Planung und eine engere Abstimmung mit den Organisatoren und Auftragnehmern.

Sowohl bei den kleinen als auch bei den großen Ständen kristallisierte sich in unseren Gesprächen mit Veranstaltern und Ausstellern immer wieder ein Grundsatz heraus: Klarheit ist wichtig.

Messen sind überfüllte, schnelllebige Umgebungen, in denen die Besucher von konkurrierenden Botschaften umgeben sind. Erfolgreiche Stände neigen dazu, ihren Zweck schnell zu kommunizieren, die Besucher auf natürliche Weise durch den Raum zu führen und ihnen das Gefühl zu geben, unkompliziert und ansprechbar zu sein.

Der effektivste Messeauftritt ist nicht unbedingt der größte oder aufwändigste. Es ist diejenige, die am besten auf die Ziele, das Publikum und das Budget des Ausstellers abgestimmt ist.

Wählen Sie die richtige Veranstaltung

Nicht jede Messe ist die richtige für Ihr Unternehmen. Hohe Besucherzahlen mögen verlockend klingen, aber die Relevanz für das Publikum ist in der Regel viel wichtiger als die reine Besucherzahl.

Kleinere Fachveranstaltungen bieten manchmal bessere Geschäftsmöglichkeiten, weil die Gespräche gezielter sind und die Teilnehmer mit klareren Absichten kommen.

Sobald die Ziele definiert sind, können die Aussteller beurteilen, welche Veranstaltungen am ehesten dazu beitragen, sie zu erreichen. Faktoren wie die Demografie der Teilnehmer, der Ausstellermix, die Relevanz für die Branche, die geografische Reichweite und die Präsenz von Wettbewerbern können dabei helfen, festzustellen, ob eine Veranstaltung mit Ihren Zielen übereinstimmt.

Auch die Zweckmäßigkeit des Veranstaltungsortes verdient Beachtung. Reiseanforderungen, Verfügbarkeit von Unterkünften, Zugang zum Laden und Einschränkungen beim Aufbau können die Gesamtkosten und die Komplexität einer Ausstellung beeinflussen.

Für Unternehmen, die neu auf einer bestimmten Veranstaltung sind, kann die Teilnahme als Besucher einen wertvollen Einblick geben, bevor sie ihr Budget für eine Ausstellung einsetzen. Bei einem Rundgang über die Messe können Unternehmen das Verhalten der Besucher beobachten, die Atmosphäre einschätzen und beurteilen, ob das Publikum ihre Produkte oder Dienstleistungen anspricht.

Je besser eine Veranstaltung mit Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe übereinstimmt, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich Ihre Investition in Zeit, Personal und Budget auszahlt.

einen realistischen Haushalt aufstellen und Unvorhergesehenes einkalkulieren

Die Kosten für eine Messe beschränken sich selten auf die anfängliche Standbuchungsgebühr. Neben der eigentlichen Standfläche müssen Aussteller unter Umständen auch Kosten für Displaysysteme, Grafiken, Transport, Unterkunft, Personal, Elektrik, Internetzugang, Bodenbeläge, Mietmöbel, Werbematerialien und Marketingaktivitäten einplanen, bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt.

Wenn die Planung erst einmal angelaufen ist, können schnell zusätzliche Kosten entstehen. So kann es vorkommen, dass Aussteller zusätzliche Strom- oder Anschlussleitungen, Ersatzgrafiken, zusätzliche Drucksachen oder in letzter Minute Dienstleistungen am Veranstaltungsort benötigen, die nicht im ursprünglichen Budget enthalten waren. Auch Verzögerungen beim Aufbau, beschädigte Ausstellungsstücke oder ein unterschätzter Personalbedarf können die Kosten unerwartet in die Höhe treiben.

Wenn im Budget Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben vorgesehen ist, kann der Druck verringert werden, wenn die Pläne kurz vor der Veranstaltung geändert werden müssen.

Typische Ausstellungskosten können sein:

• Standfläche
• Anzeigesysteme und Grafiken
• Transport und Unterkunft
• Personalausstattung und Überstunden
• Elektrizität und Internetzugang
• Vermietung von Bodenbelägen und Möbeln
• Werbeartikel und Literatur
• Bleierfassungssysteme
• Installationsunterstützung
• Marketing und soziale Förderung

Eine sorgfältige Budgetierung erleichtert auch die Entscheidung darüber, wo die Investitionen die größte Wirkung haben werden. Für einige Aussteller kann das bedeuten, dass sie einer größeren Standfläche den Vorzug geben. Andere wiederum investieren lieber in Vorführungen, Bewirtung oder wiederverwendbare Displaysysteme, die mehrere Veranstaltungen über einen längeren Zeitraum unterstützen können.

Je früher diese Kosten ermittelt werden, desto einfacher ist es, fundierte Entscheidungen über den Gesamtumfang und die Komplexität des Messeauftritts zu treffen.

Wählen Sie den richtigen Standort für den Stellplatz

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung entschieden haben, kann die Position Ihres Standes am Veranstaltungsort einen großen Einfluss auf die Sichtbarkeit und das Engagement der Besucher haben.

Die meisten Veranstalter stellen vor der Buchung Grundrisse zur Verfügung, anhand derer die Aussteller die Laufwege abschätzen und die Bereiche ermitteln können, die wahrscheinlich mehr Besucher anziehen. Stellplätze in der Nähe von Eingängen, Erfrischungsmöglichkeiten, Seminartheatern und Hauptgehwegen werden oft während der gesamten Veranstaltung besser wahrgenommen, obwohl diese Standorte auch höhere Preise verlangen können.

Die Besucherströme in den Messehallen sind selten gleichmäßig verteilt. Einige Bereiche sind naturgemäß stärker frequentiert als andere, was von der Gestaltung des Veranstaltungsortes, der Lage der Hauptattraktionen und der Art und Weise abhängt, wie sich die Besucher im Laufe des Tages im Raum bewegen.

Eine sorgfältige Prüfung der Grundrisse vor der Buchung kann den Ausstellern bei der Beurteilung helfen:

• wahrscheinliche Anfahrtswege der Besucher
• nahe gelegene Seminarräume oder Attraktionen
• Staupunkte
• Sichtbarkeit von den Hauptverkehrswegen aus
• Zugang zu Lager- oder Ladeflächen

Für Aussteller, die zum ersten Mal an einer Veranstaltung teilnehmen, kann ein vorheriger Besuch als Teilnehmer nützliche Erkenntnisse darüber liefern, wie sich die Menschen in der Praxis tatsächlich durch den Veranstaltungsort bewegen. Das reale Besucherverhalten unterscheidet sich oft von dem, was ein Hallenplan allein vermuten lässt.

Der beste Standplatz ist nicht immer nur der am stärksten frequentierte. Es ist die Position, die Ihrem Unternehmen die besten Chancen bietet, die richtigen Besucher anzuziehen und während der gesamten Veranstaltung produktive Interaktionen zu schaffen.

Planen und proben Sie Ihren Stand vor der Veranstaltung

Die Unternehmen, mit denen wir sprachen, betonten wiederholt, wie wichtig es ist, das Standlayout vor der Ankunft vor Ort zu proben, insbesondere wenn man mit unbekannten Veranstaltungsorten oder kompakten Ausstellungsräumen arbeitet.

Selbst relativ einfache Stände können sich unter Messebedingungen schwierig aufbauen lassen, wenn sie vorher nicht getestet wurden. Zeitdruck, überfüllte Laderampen und ungewohnte Regeln am Veranstaltungsort können kleine Versehen schnell in stressige Probleme verwandeln.

Ein Probeaufbau muss nicht aufwendig sein. Das Abstecken der Standabmessungen in einer Lagerhalle, einem Büro oder auf einem Parkplatz kann den Ausstellern helfen, zu verstehen, wie der Raum in der Praxis funktionieren wird, und Probleme zu erkennen, bevor sie am Veranstaltungsort ankommen.

Übungsaufbauten können Aufschluss geben:

• Schwerfälliger Besucherstrom
• blockierte Sichtlinien
• unpraktische Möbelaufteilung
• versteckte Lagerprobleme
• Fragen der Kabelverwaltung
• fehlende Befestigungen oder Werkzeuge
• Montageschwierigkeiten

Mehrere Aussteller empfahlen, fertige Probelayouts zu fotografieren, um den Aufbau vor Ort schneller und einheitlicher zu gestalten. Andere betonten den Wert der Erstellung detaillierter Packlisten, nachdem sie die Erfahrung gemacht hatten, wie störend vergessene Komponenten sein können, sobald der Aufbau beginnt.

Praktische Probleme sind oft alltäglicher, als die Aussteller erwarten. Bei einem Messeaufbau stellte Solopress fest, dass das Auffüllen der beschwerten Fahnenständer vor Ort mehrere Fahrten mit kleinen Wasserflaschen quer durch den Veranstaltungsort erforderte, da die praktischen Aspekte der Installation im Vorfeld nicht vollständig berücksichtigt worden waren.

Die Proben bieten auch die Möglichkeit, das Besuchererlebnis selbst zu bewerten.

Chris Davies stellte fest, dass einige Aussteller ungewollt Barrieren schaffen, indem sie ihre Stände mit großen Maschinen oder Theken umgeben und die Besucher zu Gesprächen zwingen “über dem Kopf einer Maschine” anstatt sie zu ermutigen, sich in den Raum zu begeben.

Offene Zugänge, klare Sichtlinien und logische Besucherströme tragen dazu bei, ein einladenderes Umfeld zu schaffen und das Engagement zu fördern.

Verstehen der Anforderungen des Veranstaltungsortes und der Leitlinien für Aussteller

Erfahrene Organisatoren betonen immer wieder, wie wichtig es ist, die Unterlagen der Aussteller vor der Ankunft am Veranstaltungsort gründlich zu lesen.

Die Handbücher der Aussteller enthalten oft wichtige Informationen über den Betrieb:

• Setup-Pläne
• Ladezugang
• Parkmöglichkeiten
• Lieferungen
• elektrische Anforderungen
• zugelassene Vertragspartner
• Sicherheitsvorschriften
• Ausfallverfahren
• Abfallentsorgung
• Notfallkontakte

Brian Charity Senior Events Manager bei Ausstellungszentrum Liverpool beschrieb das Ausstellerhandbuch wie folgt “im Grunde eine Bibel für alle Aussteller” weil es fast alles zentralisiert, was die Teilnehmer vor ihrer Ankunft vor Ort wissen müssen.

Trotzdem stoßen die Organisatoren immer wieder auf Aussteller, die wichtige Details übersehen, bis der Aufbau bereits im Gange ist.

Viele Erstaussteller sind von der Art der Aufbautage selbst überrascht. Vor der Eröffnung einer Veranstaltung ähneln die Messehallen oft einer aktiven Baustelle mit Gabelstaplern, die sich durch die Laderampen bewegen, Auftragnehmern, die ihre Stände aufbauen, und Teams, die unter Zeitdruck arbeiten.

Einige Veranstaltungsorte verlangen PSA wie Warnkleidung während der Auf- und Abbauzeiten. Andere haben strenge Zeitpläne für Lieferungen, Fahrzeugzufahrten und Bewegungen von Auftragnehmern.

Auch die technischen Anforderungen können komplizierter werden als erwartet, wenn Drittanbieter ins Spiel kommen. Bei einem Messeaufbau von Solopress mussten zusätzliche Strom- und Netzwerkanschlüsse zwischen dem Veranstaltungsort, den Standbauern und externen Kaffeelieferanten koordiniert werden, um sicherzustellen, dass die Installation am Tag der Veranstaltung ordnungsgemäß funktionierte.

Erfolgreiche Beziehungen zwischen Ausstellern und Veranstaltern und Veranstaltungsorten sind in der Regel eher kooperativ als konfrontativ. Wie Chris Davies erklärte:

“Wenn die Ausstellung kein Erfolg ist, gibt es keine Ausstellung.”

Dieses gemeinsame Interesse ist der Grund, warum Organisatoren und Veranstaltungsorte oft etwas anbieten:

• Fördervermögen
• Ausstellerbetreuung
• technische Unterstützung
• Layoutberatung
• Marketingmöglichkeiten
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften

Viele Aussteller nutzen diese Ressourcen nicht ausreichend, obwohl sie bereits Teil der Gesamtinvestition in die Veranstaltung sind.

Bereiten Sie Ihr Team ebenso sorgfältig vor wie Ihren Stand

Starke Standgrafiken und Messematerialien können die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, aber ein sinnvolles Engagement hängt immer noch stark von den Menschen ab, die das Unternehmen an diesem Tag vertreten.

Besucher machen sich schnell ein Bild, nicht nur von den Auslagen und dem Markenzeichen, sondern auch von der Atmosphäre und dem Verhalten. Mitarbeiter, die abgelenkt, desinteressiert oder unnahbar wirken, können ungewollt von einer Interaktion abhalten, bevor ein Gespräch überhaupt begonnen hat.

Die Organisatoren betonten wiederholt, wie viele Gelegenheiten den Ausstellern entgehen, weil niemand die vorbeigehenden Besucher aktiv anspricht.

Dies wird vor allem in ruhigeren Zeiten deutlich. Einige Stände bleiben passiv und warten darauf, dass die Besucher ein Gespräch beginnen. Andere schaffen proaktiv Interaktion.

Auf einer Messe warb Solopress mit einem kostenlosen Kaffeegeschenk an seinem Stand. Trotz großer Beschilderung und starkem visuellen Branding blieb die Beteiligung zunächst geringer als erwartet. Als die Teammitglieder begannen, aktiv auf die Besucher zuzugehen und ihnen direkt Getränke anzubieten, nahm die Interaktion deutlich zu. Das Problem war nicht das Konzept selbst, sondern die Annahme, dass die Besucher von sich aus und ohne Ermutigung aktiv werden würden.

Messen sind auch körperlich und geistig anstrengend. Lange Tage mit vielen Gesprächen erfordern Konzentration, Anpassungsfähigkeit und Energie.

Mehrere Aussteller wiesen darauf hin, wie wichtig es ist, eine ausgewogene Mischung von Personen zu den Veranstaltungen zu bringen, zu denen auch andere gehören können:

• Verkaufspersonal für die Aufnahme von Gesprächen, die Qualifizierung von Leads und den raschen Aufbau von Kontakten
• technische Spezialisten detaillierte Fragen zu Produkten oder Prozessen sicher beantworten können
• Marketingmitarbeiter Aufrechterhaltung eines einheitlichen Erscheinungsbildes, Verwaltung von Werbeaktivitäten und Erstellung von sozialen Inhalten während der Veranstaltung
• oberste Leitung, deren Anwesenheit oft Engagement signalisiert und zu Gesprächen auf höherer Ebene anregen kann
• Mitglieder von Betriebs- oder Produktionsteams die Fulfillment-, Logistik- oder Produktionskapazitäten in der Praxis erklären können
• Kundenbetreuer die die üblichen Kundenanliegen und die tägliche Kundenbetreuung verstehen
• Produktvorführer die Präsentationen klar, ansprechend und reibungslos über den Tag verteilt halten können

Die Abwechslung der Aufgaben während des Tages kann ebenfalls dazu beitragen, das Energieniveau zu halten. Der Wechsel zwischen Vorführungen, Lead-Capture, Standmanagement und Besucherbeteiligung beugt Ermüdung vor und trägt dazu bei, dass die Gespräche frisch und enthusiastisch bleiben.

Üben Sie Gespräche, keine Skripte

Die Vorbereitung sollte über den physischen Aufbau und die Logistik hinausgehen. Die effektivsten Aussteller bereiten auch vor, wie sie nach Beginn der Veranstaltung kommunizieren wollen.

Messebesucher reagieren selten gut auf langatmige, einstudierte Monologe. Messehallen sind laute, überfüllte und hart umkämpfte Umgebungen, in denen die Aufmerksamkeitsspanne begrenzt ist und es ständig Ablenkungen gibt.

Natürliche Gespräche schneiden in der Regel weitaus besser ab als stark geskriptete Präsentationen.

Rollenspiele vor der Veranstaltung können den Teams beim Üben helfen:

• Kurze Einführungen
• Qualifizierungsfragen
• Produktdemonstrationen
• Einwandbehandlung
• Bleierfassung
• natürliche Überleitung von Gesprächen

Mehrere Aussteller betonten, wie wichtig es ist, eine Informationsflut zu vermeiden. Die Besucher nehmen weit weniger Informationen auf, als die Aussteller oft annehmen, vor allem, wenn sie an einem Tag schnell zwischen Dutzenden von Ständen wechseln.

Kurze, konzentrierte Erklärungen sind in der Regel einprägsamer als der Versuch, alle Fähigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen auf einmal zu vermitteln.

S2 Design und Werbung beriet die Aussteller bei der Entwicklung “ein Elevator Pitch, der nicht zu einstudiert oder roboterhaft klingt”, und betont, wie wichtig es ist, informiert und gesprächig zu klingen und nicht zu sehr nach einem Drehbuch.

Üben Sie Gespräche, keine Skripte

Sich ausschließlich auf die Besucherzahlen einer Messe zu verlassen, kann riskant sein. Die Werbung im Vorfeld der Messe trägt dazu bei, dass die Besucher bereits vor ihrer Ankunft am Veranstaltungsort mit dem Unternehmen vertraut sind, und kann die Qualität der Interaktionen während der Veranstaltung selbst erheblich verbessern.

Viele Veranstalter stellen den Ausstellern Werbematerialien zur Verfügung, darunter Logos, soziale Grafiken, E-Mail-Vorlagen, Webbanner und digitale Assets. Diese Materialien werden oft nicht ausreichend genutzt, obwohl sie speziell dafür entwickelt wurden, den Ausstellern zu helfen, ihre Sichtbarkeit vor Beginn der Veranstaltung zu maximieren.

Nützliche Werbemaßnahmen vor der Show können sein:

• E-Mail-Kampagnen
• Social-Media-Aktivität
• Terminplanung
• Kundeneinladungen
• Teaser-Ankündigungen
• Website-Banner
• Presseerklärungen

Einige der effektivsten Messemarketingmaßnahmen schaffen auch einen besonderen Grund für die Teilnehmer, den Stand selbst zu besuchen.

Wettbewerbe, Vorführungen, Markteinführungen, Bewirtung und interaktive Erlebnisse können dazu beitragen, die Vorfreude auf die Messe zu steigern, vor allem, wenn sie umfassendere Geschäftsziele unterstützen und nicht als Ablenkung dienen.

Solopress kombinierte auf einer Messe kostenlose gedruckte Kaffees mit einem LinkedIn-Gewinnspiel, um die Besucher zu ermutigen, Inhalte online zu teilen und den Bekanntheitsgrad über die Ausstellungsfläche hinaus zu erhöhen. Die Aktion funktionierte, weil sie Gesprächsmöglichkeiten schuf, die direkt mit der breiteren Botschaft verbunden waren, die das Unternehmen vermitteln wollte.

Devon Luffrum von Ihre Business-Expo betonte auch, dass die Organisatoren ein großes Interesse daran haben, die Aussteller bei der Gewinnung von Besuchern zu unterstützen, da ein starkes Ausstellerengagement direkt zum Erfolg und zum Ruf der Veranstaltung selbst beiträgt.

 

Planen Sie Ihre Nachbereitung vor Beginn der Ausstellung

Eines der am stärksten wiederkehrenden Themen von erfahrenen Ausstellern betraf die Frage, was nach dem Ende der Ausstellung geschieht.

Messen schaffen schnell eine Dynamik, aber diese Dynamik verfliegt ebenso schnell, wenn die Nachbereitung verzögert oder unorganisiert ist.

Ausstellungsspezialist Steve Lloyd von Ausstellung Mastery beschrieb diesen Rückgang der Begeisterung als “Das Gesetz des abnehmenden Erstaunens”, Er bezieht sich auf die Art und Weise, wie die Begeisterung und die Erinnerung der Besucher natürlich abnehmen, je länger es nach der ursprünglichen Interaktion dauert.

Vor Beginn der Veranstaltung sollten sich die Aussteller entscheiden:

• wie die Leads erfasst werden
• wer für das Follow-up zuständig ist
• wie schnell die Kontaktaufnahme erfolgen sollte
• welche Informationen erfasst werden müssen
• wie die Interessenten priorisiert werden

Erfahrene Aussteller empfehlen oft, potenziellen Kunden genügend Zeit einzuräumen, um in ihr Büro zurückzukehren und die Veranstaltung selbst zu verarbeiten, und gleichzeitig schnell genug nachzufassen, damit die Gespräche noch in frischer Erinnerung sind.

Ein personalisiertes Follow-up ist in der Regel weitaus erfolgreicher als verzögerte generische Verkaufs-E-Mails, die an alle Kontakte gleichzeitig verschickt werden.

Wenn möglich, hilft auch Kontinuität. Wenn ein und dasselbe Teammitglied das Gespräch nach der Veranstaltung fortsetzt, kann dies die Beziehungen stärken und die Interaktionen als echter und relevanter erscheinen lassen.

Erwarten Sie Probleme und bleiben Sie anpassungsfähig

Selbst sorgfältig geplante Ausstellungen verlaufen selten ohne Probleme.

Die Lieferungen kommen zu spät. Grafiken werden beschädigt. Internetverbindungen fallen aus. Die Ausrüstung funktioniert nicht. Zeitpläne verschieben sich. Menschenmengen verhalten sich anders als erwartet. Unter Messebedingungen können relativ kleine Probleme schnell eskalieren, da die Aufbauzeiten eng geplant sind und oft mehrere Anbieter gleichzeitig auf demselben Gelände arbeiten.

Veranstaltungsleiter und Organisatoren betonten immer wieder, dass bei Messen hinter den Kulissen ständig Probleme gelöst werden müssen. Der Unterschied zwischen erfolgreichen und erfolglosen Ausstellern liegt selten darin, ob überhaupt Probleme auftreten. Vielmehr kommt es darauf an, wie ruhig und effizient mit diesen Problemen umgegangen wird, wenn sie auftreten.

Ein immer wiederkehrendes Thema unter den erfahrenen Ausstellern war die Bedeutung der Vermeidung einzelner Fehlerquellen. Wenn nur ein Teammitglied den Standbau versteht, eine verspätete Lieferung wichtige Komponenten enthält oder ein Laptop die einzige Kopie wichtiger Grafikdateien enthält, können kleine Rückschläge schnell zu großen betrieblichen Problemen werden.

Einige praktische Vorkehrungen können dazu beitragen, den Druck an diesem Tag zu verringern:

• Zeit für unvorhergesehene Ereignisse in den Zeitplan für die Einrichtung einbauen, anstatt auf die Minute genau zu planen
• frühzeitiges Erscheinen, sofern der Zugang zum Veranstaltungsort möglich ist
• Sicherungskopien von Bilddateien auf einem Cloud-Speicher und separaten Geräten mit sich führen
• Ersatzladegeräte, Verlängerungskabel und Adapter mitbringen
• Grundwerkzeug, Klebeband und Ersatzbefestigungen einpacken
• Demonstrationen und internetabhängige Funktionen vorab testen
• Bestätigen Sie die Zeitfenster für die Zustellung und die Kontakte zum Veranstaltungsort im Voraus.
• Vorbereitung auf Krankheit oder Reiseunterbrechungen des Personals
• sicherstellen, dass mehr als ein Teammitglied den Einrichtungsprozess versteht
• zusätzliches Personal für die Auf- und Abbauzeiten in Betracht ziehen

Vorbereitung schafft Flexibilität, weil Verantwortlichkeiten, Ziele und Notfallpläne bereits bekannt sind, bevor der Druck entsteht.

Checkliste für die Vorbereitung der Abschlussausstellung

Bestätigen Sie dies vor der Anreise zur Veranstaltung:

• Standabmessungen
• Setup-Pläne
• Lieferungsvereinbarungen
• PSA-Anforderungen
• Unterkunft und Parken
• Druckerzeugnisse
• Werbeartikel
• Ladekabel und -adapter
• Werkzeuge und Befestigungsmittel
• Bleierfassungssysteme
• Teamfahrpläne
• Notfallkontakte

Führen Sie nach Möglichkeit Sicherungskopien für häufig vergessene oder leicht zu beschädigende Gegenstände mit sich, z. B:

• Verlängerungskabel
• Ladegeräte
• Schreibwaren
• Klebeband und Befestigungen
• digitale Druckvorlagedateien
• Ersatzdruckerzeugnisse

Auf Messen wird eine große Anzahl beweglicher Teile in einer sehr kurzen Zeitspanne komprimiert. Die Aussteller, die am besten abschneiden, improvisieren selten am Messetag selbst. Häufiger sind es die Unternehmen, die mit klaren Zielen angereist sind, das Umfeld gründlich verstanden und ihr Team sorgfältig genug vorbereitet haben, um das Beste aus jeder Interaktion zu machen.

FAQs

Wie früh sollten Sie mit den Vorbereitungen für eine Messe beginnen?

Die Vorbereitungszeit hängt von der Komplexität des Standes ab, aber größere maßgeschneiderte Messestände können sechs bis zwölf Monate Planungszeit erfordern. Selbst kleinere Aussteller von Rohbauten profitieren davon, wenn sie mehrere Monate im Voraus mit den Vorbereitungen beginnen, um Zeit für die Standplanung, Marketingaktivitäten und Logistik zu haben.

Was sollten Aussteller zu einer Messe mitbringen?

Die Anforderungen variieren von Veranstaltung zu Veranstaltung, aber in der Regel benötigen Aussteller:

• gedruckte Marketingmaterialien
• Visitenkarten
• Anzeigesysteme
• Markenkleidung
• Lead-Capture-Tools
• Ladegeräte und Adapter
• Verlängerungskabel
• Schreibwaren
• Erfrischungen
• Setup-Ausrüstung

Was macht eine Messe erfolgreich?

Erfolgreiche Ausstellungen kombinieren in der Regel:

• klare Ziele
• starke Vorbereitung
• aufgeschlossenes Personal
• wirksames Follow-up
• klares Messaging
• praktische Standgestaltung
• sinnvolles Engagement der Besucher

Warum ist eine Nachbereitung nach Ausstellungen wichtig?

Die meisten Messegespräche werden nicht sofort zu Verkäufen. Eine prompte Nachbereitung hilft, den Schwung aufrechtzuerhalten, während die Interaktionen und Gespräche noch frisch im Gedächtnis der Besucher sind.

Wie können Aussteller mehr Besucher an ihren Stand locken?

Ansprechbare Mitarbeiter, starke visuelle Botschaften, Vorführungen, Wettbewerbe, Bewirtung, interaktive Elemente und wirksame Werbung im Vorfeld der Messe können dazu beitragen, das Engagement und die Besucherfrequenz am Stand zu erhöhen.