Udział w targach branżowych to znacząca inwestycja czasu, pieniędzy i zasobów. Miejsce na stoisku, podróż, zakwaterowanie, materiały ekspozycyjne, personel i działania promocyjne szybko się sumują, szczególnie w przypadku firm uczestniczących w większych wydarzeniach branżowych.
Jak The Print Show's Dyrektor wydarzenia Chris Davies wyjaśnił, że wystawianie się wiąże się z kosztami, “Ale bardziej niż pieniądze, liczy się twój czas”.”
Inwestycja ta wiąże się również ze skoncentrowanym oknem możliwości. Wystawcy mogą mieć tylko kilka godzin lub dni na przyciągnięcie uwagi, rozpoczęcie rozmów i pozostawienie trwałego wrażenia na potencjalnych klientach, dostawcach i partnerach.
To dlatego doświadczeni organizatorzy, zarządcy obiektów i wystawcy konsekwentnie powracają do tego samego punktu: przygotowanie ma znaczenie.
Wskazówki zawarte w tym artykule opierają się na doświadczeniu Solopress zarówno w dostarczaniu druku wystawienniczego, jak i wystawianiu się na targach, a także na rozmowach z organizatorami, zespołami obiektów, wystawcami i specjalistami od stoisk na temat tego, co przyczynia się do udanych wydarzeń. Począwszy od wyboru odpowiedniego stoiska i zrozumienia wymagań miejsca, po przećwiczenie układu stoiska i zaplanowanie działań następczych po targach, przygotowanie wpływa na prawie każdy aspekt doświadczenia wystawienniczego.
Niezależnie od tego, czy wystawiasz się po raz pierwszy, czy udoskonalasz ustalone podejście, staranne planowanie daje Twojej firmie większą szansę na wygenerowanie wartościowych zapytań, produktywnych rozmów i znaczącego zwrotu z inwestycji z wydarzenia.
Zawartość
- Wyznacz jasne cele przed rozpoczęciem planowania
- Określenie właściwej skali obecności na wystawie
- Wybierz odpowiednie wydarzenie
- realistyczny budżet i uwzględnienie nieprzewidzianych sytuacji
- Wybierz odpowiednią lokalizację boiska
- Zaplanuj i przećwicz swoje stoisko przed wydarzeniem.
- Zrozumienie wymagań dotyczących miejsca i wytycznych dla wystawców
- Przygotuj swój zespół równie starannie, jak swoje stoisko
- Ćwicz rozmowy, a nie skrypty
- Promuj swoją obecność przed rozpoczęciem wystawy
- Zaplanuj dalsze działania przed rozpoczęciem wystawy
- Spodziewaj się problemów i bądź elastyczny
- Lista kontrolna przygotowania wystawy końcowej
- Sekcja FAQ
Wyznacz jasne cele przed rozpoczęciem planowania
Targi mogą służyć bardzo różnym celom komercyjnym. Niektóre firmy uczestniczą w targach w celu generowania potencjalnych klientów i zabezpieczania spotkań, podczas gdy inne koncentrują się na wprowadzaniu produktów, wzmacnianiu relacji z istniejącymi klientami lub zwiększaniu widoczności w danym sektorze.
Cele te powinny kształtować niemal każdą następną decyzję, od wielkości stoiska i lokalizacji boiska po materiały, które produkujesz i personel, który zabierasz na wydarzenie.
Kiedy Solopress wystawia się na targach, działania są zazwyczaj budowane wokół jasnego celu kampanii lub celu biznesowego. Ten centralny temat wpływa następnie na wszystko, od demonstracji i konkursów po treści społecznościowe, materiały promocyjne i markową odzież. Posiadanie jasnego celu pomaga kształtować wrażenia odwiedzających i daje zespołowi bardziej spójny komunikat do przekazania podczas całego wydarzenia.
Bez zdefiniowanego celu wystawcy mogą łatwo wpaść w pułapkę próbując przekazać wszystko na raz. W zatłoczonych halach wystawowych, gdzie odwiedzający są narażeni na setki konkurujących ze sobą komunikatów, przejrzystość jest często bardziej skuteczna niż ilość.
Przed zaangażowaniem budżetu warto zdecydować, jak dokładnie ma wyglądać sukces firmy. Cele mogą obejmować:
- Generowanie wykwalifikowanych leadów
- Organizowanie spotkań dystrybutorów
- wprowadzenie na rynek nowego produktu
- Zwiększenie widoczności marki
- rezerwacja pokazów
- Wzmocnienie istniejących relacji z klientami
Jasne cele ułatwiają również podejmowanie praktycznych decyzji dotyczących planowania. Firma koncentrująca się głównie na generowaniu leadów może nadać priorytet otwartym układom i szybkiemu zaangażowaniu odwiedzających, podczas gdy firma wprowadzająca na rynek produkt premium może zainwestować więcej w demonstracje, gościnność lub obszary prezentacji.
Próba realizacji zbyt wielu niepowiązanych ze sobą celów jednocześnie może osłabić skuteczność stoiska i utrudnić odwiedzającym zrozumienie, co firma ma do zaoferowania.
Określenie właściwej skali obecności na wystawie
Jedną z najwcześniejszych decyzji planistycznych, przed którą stają wystawcy, jest to, jak dużą obecność chcą stworzyć na wydarzeniu. Wybór ten ma wpływ na budżetowanie, personel, logistykę, projekt stoiska i rodzaj interakcji, jakie odwiedzający mogą mieć z firmą w danym dniu.
Dla niektórych wystawców, zwłaszcza mniejszych firm lub osób, które po raz pierwszy biorą udział w targach, najbardziej praktycznym sposobem na wystawienie się może być schemat powłoki lub kompaktowa powierzchnia. Te mniejsze powierzchnie mogą nadal wywierać silny wpływ wizualny, jeśli są wspierane przez wyraźny branding, przemyślane układy i dobrze zaprojektowane materiały ekspozycyjne.
Kiedy Ancoats Guitars Firma wystawiająca się na targach The Guitar Show w Birmingham działała na stosunkowo niewielkiej powierzchni, umieszczonej nieco z dala od najbardziej ruchliwych obszarów hali. Banery na rolkach, drukowane obrusy i starannie zaplanowany branding pomogły wyraźnie zdefiniować przestrzeń i zwiększyć widoczność w zatłoczonym środowisku wystawienniczym.
Mniejsze systemy powłok i kompaktowe boiska często dobrze się do tego nadają:
- wystawcy po raz pierwszy
- wydarzenia specjalistyczne
- mniejsze budżety
- Konfiguracje przenośnych wyświetlaczy
- firm stawiających na elastyczność
Oferują one również praktyczne korzyści, w tym niższe koszty, prostszą logistykę i wolnostojące systemy wystawiennicze wielokrotnego użytku, które można dostosować do wielu wydarzeń.
Większe stoiska na zamówienie stwarzają różne możliwości. Większe przestrzenie pozwalają wystawcom na włączenie demonstracji, gościnności, obszarów spotkań i elementów interaktywnych, ale wymagają również większych inwestycji, bardziej szczegółowego planowania i ściślejszej koordynacji z organizatorami i wykonawcami.
Zarówno w przypadku małych, jak i dużych stoisk, w naszych rozmowach z organizatorami i wystawcami konsekwentnie pojawiała się jedna zasada: przejrzystość ma znaczenie.
Targi to zatłoczone, szybko zmieniające się środowiska, w których odwiedzający są otoczeni konkurującymi ze sobą komunikatami. Skuteczne stoiska mają tendencję do szybkiego komunikowania swojego celu, naturalnego prowadzenia odwiedzających przez przestrzeń i sprawiania, że interakcja jest prosta i przystępna.
Najbardziej efektywna obecność na targach niekoniecznie musi być największa lub najbardziej wyszukana. Jest ona najbardziej dostosowana do celów, odbiorców i budżetu wystawcy.
Wybierz odpowiednie wydarzenie
Nie każda wystawa będzie odpowiednia dla Twojej firmy. Duża liczba odwiedzających może wydawać się atrakcyjna, ale znaczenie dla odbiorców jest zwykle znacznie ważniejsze niż sama liczba odwiedzających.
Mniejsze wydarzenia specjalistyczne mogą czasami stwarzać większe możliwości handlowe, ponieważ rozmowy są bardziej ukierunkowane, a uczestnicy przybywają z wyraźniejszymi zamiarami.
Po zdefiniowaniu celów wystawcy mogą ocenić, które wydarzenia najprawdopodobniej pomogą je osiągnąć. Czynniki takie jak demografia uczestników, zestaw wystawców, znaczenie dla branży, zasięg geograficzny i obecność konkurencji mogą pomóc w określeniu, czy wydarzenie jest zgodne z celami.
Na uwagę zasługuje również praktyczność miejsca. Wymagania dotyczące podróży, dostępności zakwaterowania, dostępu do załadunku i ograniczeń konfiguracji mogą wpływać na ogólny koszt i złożoność wystawiania się.
Dla firm, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z danym wydarzeniem, uczestnictwo w nim w charakterze odwiedzającego może dostarczyć cennych informacji przed przeznaczeniem budżetu na wystawę. Spacer po hali wystawowej pozwala firmom obserwować zachowanie odwiedzających, oceniać atmosferę i oceniać, czy publiczność jest zgodna z ich produktami lub usługami.
Im lepiej wydarzenie odpowiada celom i grupie docelowej, tym większe prawdopodobieństwo, że inwestycja czasu, personelu i budżetu przyniesie opłacalne zyski komercyjne.
realistyczny budżet i uwzględnienie nieprzewidzianych sytuacji
Koszty targów rzadko kończą się na początkowej opłacie za rezerwację stoiska. Oprócz samej powierzchni wystawienniczej, wystawcy mogą również potrzebować budżetu na systemy wyświetlania, grafikę, transport, zakwaterowanie, personel, elektrykę, dostęp do Internetu, podłogi, wynajem mebli, materiały promocyjne i działania marketingowe jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
Dodatkowe koszty mogą pojawić się szybko po rozpoczęciu planowania. Wystawcy mogą potrzebować dodatkowego zasilania lub łączności, zastępczej grafiki, dodatkowych materiałów drukowanych lub usług w ostatniej chwili, które nie zostały uwzględnione w pierwotnym budżecie. Opóźnienia w konfiguracji, uszkodzone elementy ekspozycji lub niedoszacowane wymagania dotyczące personelu mogą również nieoczekiwanie zwiększyć koszty.
Pozostawienie miejsca w budżecie na wydatki awaryjne pomaga zmniejszyć presję, jeśli plany muszą ulec zmianie w pobliżu wydarzenia.
Typowe koszty wystawy mogą obejmować:
- przestrzeń stoiska
- systemy wyświetlania i grafika
- transport i zakwaterowanie
- personel i nadgodziny
- elektryka i dostęp do internetu
- wynajem podłóg i mebli
- artykuły promocyjne i literatura
- systemy przechwytywania ołowiu
- wsparcie instalacji
- marketing i promocja społeczna
Staranne budżetowanie ułatwia również podjęcie decyzji, gdzie inwestycja będzie miała największy wpływ. Dla niektórych wystawców może to oznaczać nadanie priorytetu większej powierzchni stoiska. Inni mogą zdecydować się na większe inwestycje w demonstracje, gościnność lub systemy wystawiennicze wielokrotnego użytku, które mogą obsługiwać wiele wydarzeń w czasie.
Im wcześniej koszty te zostaną zidentyfikowane, tym łatwiej będzie podejmować świadome decyzje dotyczące ogólnej skali i złożoności obecności na wystawie.
Wybierz odpowiednią lokalizację boiska
Po wybraniu wydarzenia, umiejscowienie stoiska w obiekcie może mieć duży wpływ na widoczność i zaangażowanie odwiedzających.
Większość organizatorów udostępnia plany pięter przed dokonaniem rezerwacji, umożliwiając wystawcom ocenę tras ruchu pieszego i identyfikację obszarów, które mogą przyciągnąć większy ruch. Stanowiska w pobliżu wejść, punktów gastronomicznych, sal seminaryjnych i głównych chodników są często lepiej widoczne podczas całego wydarzenia, choć lokalizacje te mogą również wiązać się z wyższymi cenami.
Ruch odwiedzających w halach wystawowych rzadko jest równomierny. Niektóre obszary stają się naturalnie bardziej zatłoczone niż inne, w zależności od układu obiektu, lokalizacji kluczowych atrakcji i sposobu, w jaki uczestnicy krążą po przestrzeni w ciągu dnia.
Dokładne przejrzenie planów pięter przed dokonaniem rezerwacji może pomóc wystawcom w ocenie:
- prawdopodobne trasy podejścia odwiedzających
- pobliskie przestrzenie seminaryjne lub atrakcje
- punkty przeciążenia
- widoczność z głównych chodników
- dostęp do obszarów przechowywania lub załadunku
Dla wystawców biorących udział w wydarzeniu po raz pierwszy, odwiedzenie go wcześniej jako uczestnik może zapewnić przydatny wgląd w to, jak ludzie faktycznie poruszają się po obiekcie w praktyce. Zachowanie odwiedzających w świecie rzeczywistym często różni się od tego, co może sugerować sam plan piętra.
Najlepsza lokalizacja stoiska nie zawsze jest po prostu najbardziej ruchliwa. Jest to pozycja, która daje Twojej firmie największą szansę na przyciągnięcie odpowiednich odwiedzających i stworzenie produktywnych interakcji podczas całego wydarzenia.
Zaplanuj i przećwicz swoje stoisko przed wydarzeniem.
Firmy, z którymi rozmawialiśmy, wielokrotnie podkreślały wartość przećwiczenia układu stoiska przed przybyciem na miejsce, szczególnie w przypadku pracy w nieznanych miejscach lub kompaktowych przestrzeniach wystawienniczych.
Nawet stosunkowo proste stoiska mogą stać się trudne do zmontowania w warunkach wystawowych, jeśli nigdy wcześniej nie zostały przetestowane. Presja czasu, zatłoczone rampy załadunkowe i nieznane zasady obowiązujące w danym miejscu mogą szybko zmienić drobne niedopatrzenia w stresujące problemy.
Konfiguracja próbna nie musi być skomplikowana. Zaznaczenie wymiarów stoiska w magazynie, biurze lub na parkingu może pomóc wystawcom zrozumieć, jak przestrzeń będzie funkcjonować w praktyce i zidentyfikować problemy przed przybyciem na miejsce.
Konfiguracje praktyczne mogą ujawnić:
- niezręczny przepływ odwiedzających
- zablokowane linie wzroku
- niepraktyczne układy mebli
- ukryte problemy z przechowywaniem
- kwestie związane z zarządzaniem kablami
- brakujące elementy mocujące lub narzędzia
- trudności z montażem
Kilku wystawców zaleciło fotografowanie ukończonych układów próbnych, aby przyspieszyć konfigurację i uczynić ją bardziej spójną na miejscu. Inni podkreślali wartość tworzenia szczegółowych spisów pakowania po tym, jak dowiedzieli się z doświadczenia, jak uciążliwe mogą stać się zapomniane komponenty po rozpoczęciu konfiguracji.
Praktyczne problemy są często bardziej przyziemne, niż spodziewają się tego wystawcy. Podczas jednej z wystaw firma Solopress odkryła, że napełnianie ważonych podstaw flag na miejscu wymagało wielokrotnych wycieczek po obiekcie z małymi butelkami wody, ponieważ praktyczne aspekty instalacji nie zostały wcześniej w pełni uwzględnione.
Próby stanowią również okazję do oceny samego doświadczenia odwiedzających.
Chris Davies zauważył, że niektórzy wystawcy nieumyślnie tworzą bariery, otaczając swoje stoiska dużymi maszynami lub ladami, zmuszając odwiedzających do rozmów “nad maszyną” zamiast zachęcać ich do wygodnego korzystania z przestrzeni.
Otwarte punkty dostępu, wyraźne linie wzroku i logiczny przepływ odwiedzających pomagają stworzyć bardziej przyjazne środowisko i zachęcają do większego zaangażowania.
Zrozumienie wymagań dotyczących miejsca i wytycznych dla wystawców
Doświadczeni organizatorzy konsekwentnie podkreślają znaczenie dokładnego zapoznania się z dokumentacją wystawcy przed przybyciem na miejsce.
Podręczniki dla wystawców często zawierają krytyczne informacje operacyjne:
- harmonogramy konfiguracji
- dostęp do ładowania
- ustalenia dotyczące parkowania
- dostawy
- wymagania elektryczne
- zatwierdzeni wykonawcy
- przepisy bezpieczeństwa
- procedury awaryjne
- usuwanie odpadów
- kontakty alarmowe
Brian Charity Senior Events Manager w Centrum wystawowe Liverpool opisał instrukcję dla wystawców jako “Zasadniczo Biblia dla wszystkich wystawców” ponieważ centralizuje prawie wszystko, co uczestnicy muszą wiedzieć przed przybyciem na miejsce.
Mimo to organizatorzy regularnie napotykają wystawców, którzy pomijają ważne szczegóły, dopóki nie rozpocznie się konfiguracja.
Wielu wystawców po raz pierwszy jest zaskoczonych naturą samych dni instalacji. Przed otwarciem wydarzenia hale wystawowe często przypominają aktywne place budowy, z wózkami widłowymi poruszającymi się po stanowiskach załadunkowych, wykonawcami montującymi stoiska i zespołami pracującymi w napiętych terminach.
Niektóre obiekty wymagają środków ochrony indywidualnej, takich jak odzież o wysokiej widoczności, podczas okresów montażu i awarii. Inne mają ścisłe harmonogramy dostaw, dostępu do pojazdów i przemieszczania się wykonawców.
Wymagania techniczne mogą również stać się bardziej skomplikowane niż oczekiwano, gdy zaangażowani zostaną dostawcy zewnętrzni. Podczas jednej z wystaw Solopress, dodatkowy dostęp do sieci elektrycznej i sieci musiał być skoordynowany między miejscem, w którym odbywały się targi, wykonawcami stoisk i zewnętrznymi dostawcami kawy, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie instalacji w tym dniu.
Udane relacje wystawców z organizatorami i obiektami zazwyczaj opierają się na współpracy, a nie na konfrontacji. Jak wyjaśnił Chris Davies:
“Jeśli wystawa nie odniesie sukcesu, nie będzie wystawy”.”
To wspólne zainteresowanie jest powodem, dla którego organizatorzy i obiekty często zapewniają:
- aktywa promocyjne
- wskazówki dla wystawców
- pomoc techniczna
- porady dotyczące układu
- możliwości marketingowe
- wsparcie zgodności
Wielu wystawców nie wykorzystuje tych zasobów, mimo że stanowią one część ogólnej inwestycji w wydarzenie.
Przygotuj swój zespół równie starannie, jak swoje stoisko
Mocna grafika stoiska i materiały wystawiennicze mogą przyciągnąć uwagę, ale znaczące zaangażowanie nadal zależy w dużej mierze od osób reprezentujących firmę w tym dniu.
Odwiedzający szybko tworzą wrażenia, nie tylko na podstawie wyświetlaczy i marki, ale także na podstawie atmosfery i zachowania. Personel, który wydaje się rozproszony, niezaangażowany lub nieprzystępny, może nieumyślnie zniechęcać do interakcji jeszcze przed rozpoczęciem rozmowy.
Organizatorzy wielokrotnie podkreślali, jak wiele okazji wystawcy tracą tylko dlatego, że nikt aktywnie nie angażuje przechodzących uczestników.
Staje się to szczególnie zauważalne w spokojniejszych okresach. Niektóre stoiska pozostają bierne i czekają, aż odwiedzający zainicjują rozmowę. Inne proaktywnie tworzą interakcję.
Na jednej z wystaw Solopress promował rozdawanie darmowej kawy ze swojego stoiska. Pomimo dużego oznakowania i silnego brandingu wizualnego, zaangażowanie początkowo pozostawało niższe niż oczekiwano. Gdy członkowie zespołu zaczęli aktywnie podchodzić do uczestników i bezpośrednio oferować napoje, interakcja znacznie wzrosła. Problemem nie była sama koncepcja, ale założenie, że odwiedzający naturalnie zainicjują zaangażowanie bez zachęty.
Targi to także wymagające fizycznie i psychicznie środowisko. Długie dni powtarzających się rozmów wymagają skupienia, zdolności adaptacyjnych i energii.
Kilku wystawców podkreśliło wartość przyciągania na wydarzenia zrównoważonej mieszanki osób, która może obejmować:
- personel sprzedaży do inicjowania rozmów, kwalifikowania potencjalnych klientów i szybkiego budowania relacji
- specjaliści techniczni udzielanie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące produktu lub procesu
- personel marketingowy utrzymywanie spójnego przekazu, zarządzanie działaniami promocyjnymi i tworzenie treści społecznościowych podczas wydarzenia
- kierownictwo wyższego szczebla, których obecność często sygnalizuje zaangażowanie i może zachęcać do rozmów handlowych na wyższym szczeblu
- członkowie zespołu operacyjnego lub produkcyjnego kto potrafi wyjaśnić możliwości realizacji, logistyki lub produkcji w praktyczny sposób
- przedstawiciele obsługi klienta którzy rozumieją typowe obawy klientów i codzienną obsługę konta
- demonstratory produktów kto potrafi utrzymać przejrzystość, zaangażowanie i płynność prezentacji przez cały dzień
Rotacja obowiązków w ciągu dnia może również pomóc w utrzymaniu poziomu energii. Przełączanie się między demonstracjami, pozyskiwaniem leadów, zarządzaniem stoiskiem i angażowaniem odwiedzających zapobiega zmęczeniu i pomaga zachować świeżość i entuzjazm w rozmowach.
Ćwicz rozmowy, a nie skrypty
Przygotowanie powinno wykraczać poza fizyczną konfigurację i logistykę. Najskuteczniejsi wystawcy przygotowują również sposób, w jaki zamierzają komunikować się po rozpoczęciu wydarzenia.
Odwiedzający targi rzadko reagują dobrze na długie, wyćwiczone monologi. Hale wystawowe to hałaśliwe, zatłoczone i wysoce konkurencyjne środowiska, w których czas skupienia uwagi jest ograniczony, a czynniki rozpraszające są stałe.
Naturalne rozmowy generalnie wypadają znacznie lepiej niż mocno oskryptowane prezentacje.
Odgrywanie ról przed wydarzeniem może pomóc zespołom w ćwiczeniach:
- zwięzłe wprowadzenia
- pytania kwalifikacyjne
- prezentacje produktów
- Obsługa zastrzeżeń
- pozyskiwanie leadów
- Naturalne przechodzenie między rozmowami
Kilku wystawców podkreśliło znaczenie unikania przeładowania informacjami. Odwiedzający przyswajają znacznie mniej informacji niż często zakładają wystawcy, zwłaszcza gdy szybko przemieszczają się między dziesiątkami stoisk w ciągu jednego dnia.
Krótkie, skoncentrowane wyjaśnienia są zwykle bardziej zapadające w pamięć niż próba przekazania wszystkich możliwości, produktów lub usług na raz.
S2 Design and Advertising doradzał wystawcom, aby rozwijali “Skok z windy, który nie brzmi zbyt wyćwiczony lub zrobotyzowany”.”, podkreślając znaczenie brzmienia informacji i konwersacji, a nie nadmiernego skryptu.
Ćwicz rozmowy, a nie skrypty
Całkowite poleganie na frekwencji na targach może być ryzykowne. Promocja przed wystawą pomaga nawiązać kontakt z odwiedzającymi jeszcze przed przybyciem na miejsce i może znacznie poprawić jakość interakcji podczas samego wydarzenia.
Wielu organizatorów zapewnia wystawcom zasoby promocyjne, w tym logo, grafiki społecznościowe, szablony wiadomości e-mail, banery internetowe i zasoby cyfrowe. Materiały te są często niedostatecznie wykorzystywane, mimo że zostały specjalnie zaprojektowane, aby pomóc wystawcom zmaksymalizować widoczność przed rozpoczęciem wydarzenia.
Przydatna promocja przed pokazem może obejmować:
- kampanie e-mail
- aktywność w mediach społecznościowych
- planowanie spotkań
- zaproszenia dla klientów
- zapowiedzi teaserowe
- banery internetowe
- komunikaty prasowe
Niektóre z najskuteczniejszych działań marketingowych na targach tworzą również konkretny powód, dla którego uczestnicy odwiedzają samo stoisko.
Konkursy, pokazy, premiery, gościnność i interaktywne doświadczenia mogą pomóc w generowaniu oczekiwań przed targami, zwłaszcza gdy wspierają szersze cele biznesowe, a nie działają jako czynniki rozpraszające.
Solopress połączył darmowe kawy z nadrukiem z konkursem LinkedIn na jednej z wystaw, aby zachęcić uczestników do dzielenia się treściami online i poszerzenia świadomości poza samą wystawę. Działanie to zadziałało, ponieważ stworzyło możliwości konwersacji bezpośrednio związane z szerszym przesłaniem, które firma chciała przekazać.
Devon Luffrum z Your Business Expo podkreślił również, że organizatorzy mają żywotny interes w pomaganiu wystawcom w przyciąganiu odwiedzających, ponieważ silne zaangażowanie wystawców przyczynia się bezpośrednio do sukcesu i reputacji samego wydarzenia.
Zaplanuj dalsze działania przed rozpoczęciem wystawy
Jeden z najsilniej powtarzających się tematów od doświadczonych wystawców dotyczył tego, co dzieje się po zakończeniu wystawy.
Targi szybko tworzą dynamikę, ale ta dynamika zanika równie szybko, jeśli działania następcze są opóźnione lub zdezorganizowane.
Specjalista ds. wystaw Steve Lloyd z Mistrzostwo wystawy opisał ten spadek entuzjazmu jako “prawo malejącego zdumienia”, odnosząc się do sposobu, w jaki podekscytowanie i pamięć odwiedzających naturalnie słabną, im dłużej trwa kontynuacja po pierwotnej interakcji.
Przed rozpoczęciem wydarzenia wystawcy powinni podjąć decyzję:
- w jaki sposób będą rejestrowani potencjalni klienci
- Kto jest odpowiedzialny za działania następcze
- Jak szybko powinien nastąpić kontakt
- jakie informacje należy przechwycić
- w jaki sposób potencjalni klienci będą traktowani priorytetowo
Doświadczeni wystawcy często zalecają, aby dać potencjalnym klientom wystarczająco dużo czasu na powrót do swoich biur i przetworzenie samego wydarzenia, jednocześnie kontaktując się z nimi na tyle szybko, aby rozmowy pozostały świeże w ich pamięci.
Spersonalizowane działania następcze są na ogół znacznie lepsze niż opóźnione, ogólne wiadomości e-mail dotyczące sprzedaży wysyłane jednocześnie do każdego kontaktu.
Tam, gdzie to możliwe, pomaga również ciągłość. Kontynuowanie rozmowy po wydarzeniu przez tego samego członka zespołu może wzmocnić relacje i sprawić, że interakcje będą bardziej autentyczne i istotne.
Spodziewaj się problemów i bądź elastyczny
Nawet starannie zaplanowane wystawy rzadko przebiegają bez wyzwań.
Dostawy docierają z opóźnieniem. Grafika ulega uszkodzeniu. Połączenia internetowe zawodzą. Awarie sprzętu. Przesunięcia czasowe. Tłumy zachowują się inaczej niż oczekiwano. W warunkach wystawienniczych stosunkowo niewielkie problemy mogą szybko eskalować, ponieważ okresy konfiguracji są ściśle zaplanowane, a wielu dostawców często pracuje jednocześnie w tej samej przestrzeni.
Menadżerowie obiektów i organizatorzy wielokrotnie podkreślali, że wystawy wymagają ciągłego rozwiązywania problemów za kulisami. Różnica między wystawcami, którzy odnieśli sukces, a tymi, którzy go nie odnieśli, rzadko polega na tym, czy problemy w ogóle się pojawiają. Częściej sprowadza się to do tego, jak spokojnie i skutecznie radzi się sobie z tymi problemami, gdy już się pojawią.
Jednym z powtarzających się tematów poruszanych przez doświadczonych wystawców było znaczenie unikania pojedynczych punktów awarii. Jeśli tylko jeden członek zespołu rozumie budowę stoiska, jedna opóźniona dostawa zawiera istotne komponenty lub jeden laptop posiada jedyną kopię ważnych plików graficznych, drobne niepowodzenia mogą szybko stać się poważnymi problemami operacyjnymi.
Kilka praktycznych środków ostrożności może pomóc zmniejszyć presję w tym dniu:
- wbudowanie czasu awaryjnego w harmonogramy konfiguracji zamiast planowania co do minuty
- przybyć wcześniej, jeśli pozwala na to dostęp do obiektu
- przechowywanie kopii zapasowych plików graficznych w chmurze i na oddzielnych urządzeniach
- zabrać ze sobą zapasowe ładowarki, przedłużacze i adaptery
- spakować podstawowe narzędzia, taśmę i zapasowe elementy mocujące
- wcześniejsze przetestowanie demonstracji i funkcji zależnych od Internetu
- wcześniejsze potwierdzenie okien dostaw i kontaktów z obiektem
- przygotować się na chorobę personelu lub zakłócenia w podróży
- upewnić się, że więcej niż jeden członek zespołu rozumie proces konfiguracji
- rozważyć zatrudnienie dodatkowego personelu na czas montażu i demontażu
Przygotowanie zapewnia elastyczność, ponieważ obowiązki, cele i plany awaryjne są już zrozumiałe, zanim presja zacznie narastać.
Lista kontrolna przygotowania wystawy końcowej
Przed podróżą na wydarzenie potwierdź:
- wymiary stojaka
- harmonogramy konfiguracji
- ustalenia dotyczące dostawy
- Wymagania dotyczące środków ochrony indywidualnej
- zakwaterowanie i parking
- materiały drukowane
- artykuły promocyjne
- kable i adaptery do ładowania
- narzędzia i mocowania
- systemy przechwytywania ołowiu
- harmonogramy drużyn
- kontakty alarmowe
Jeśli to możliwe, należy mieć przy sobie kopie zapasowe często zapominanych lub łatwo ulegających uszkodzeniu przedmiotów, w tym:
- przewody przedłużające
- ładowarki
- papeteria
- taśma i mocowania
- cyfrowe pliki graficzne
- zapasowe materiały drukowane
Targi kompresują ogromną liczbę ruchomych części w bardzo krótkim czasie. Wystawcy, którzy osiągają najlepsze wyniki, rzadko improwizują w samym dniu. Częściej są to firmy, które przybyły z jasnymi celami, dokładnie zrozumiały środowisko i przygotowały swój zespół na tyle starannie, aby jak najlepiej wykorzystać każdą interakcję.
Najczęściej zadawane pytania
Jak wcześnie należy rozpocząć przygotowania do targów?
Terminy przygotowań różnią się w zależności od złożoności stoiska, ale większe stoiska wystawiennicze na zamówienie mogą wymagać od sześciu do dwunastu miesięcy planowania. Nawet mniejsi wystawcy mogą skorzystać na rozpoczęciu przygotowań z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, aby zapewnić czas na planowanie stoiska, działania marketingowe i logistykę.
Co wystawcy powinni zabrać ze sobą na targi?
Wymagania różnią się w zależności od wydarzenia, ale wystawcy zazwyczaj potrzebują:
- drukowane materiały marketingowe
- wizytówki
- systemy wyświetlania
- markowa odzież
- narzędzia do pozyskiwania leadów
- ładowarki i adaptery
- przewody przedłużające
- papeteria
- przekąski
- konfiguracja sprzętu
Co sprawia, że targi odnoszą sukces?
Udane wystawy zazwyczaj łączą w sobie:
- jasne cele
- solidne przygotowanie
- przystępny personel
- skuteczne działania następcze
- jasny przekaz
- Praktyczna konstrukcja stojaka
- Znaczące zaangażowanie odwiedzających
Dlaczego działania następcze po wystawach są ważne?
Większość rozmów targowych nie staje się natychmiast sprzedażą. Szybkie działania następcze pomagają utrzymać tempo, podczas gdy interakcje i rozmowy są wciąż świeże w pamięci odwiedzających.
Jak wystawcy mogą przyciągnąć więcej odwiedzających na swoje stoisko?
Przystępny personel, silny przekaz wizualny, demonstracje, konkursy, gościnność, elementy interaktywne i skuteczna promocja przed pokazem mogą pomóc zwiększyć zaangażowanie na stoisku i liczbę odwiedzających.
Polish