Guia de preparação para exposições e feiras

Expor numa feira comercial representa um investimento significativo de tempo, dinheiro e recursos. O espaço para o stand, as viagens, o alojamento, os materiais de exposição, o pessoal e as actividades promocionais são rapidamente contabilizados, sobretudo para as empresas que participam em eventos industriais de maior dimensão.

Como O espetáculo da impressão O diretor do evento, Chris Davies, explicou que a exposição acarreta custos, “Mas mais do que o dinheiro, é o seu tempo.”

Esse investimento também vem acompanhado de uma janela de oportunidade concentrada. Os expositores podem ter apenas algumas horas ou dias para atrair a atenção, iniciar conversas e deixar uma impressão duradoura em potenciais clientes, fornecedores e parceiros.

É por isso que organizadores experientes, gestores de locais e expositores voltam sempre ao mesmo ponto: a preparação é importante.

As orientações deste artigo baseiam-se na experiência da Solopress em fornecer impressões para feiras e em expor em feiras comerciais, bem como em conversas com organizadores, equipas de locais, expositores e especialistas em stands sobre o que contribui para o sucesso dos eventos. Desde a escolha do campo certo e a compreensão dos requisitos do local até ao ensaio da disposição dos stands e ao planeamento do acompanhamento pós-feira, a preparação influencia quase todos os aspectos da experiência da exposição.

Quer esteja a expor pela primeira vez ou a aperfeiçoar uma abordagem já estabelecida, um planeamento cuidadoso dá à sua empresa uma maior probabilidade de gerar pedidos de informação válidos, conversas produtivas e um retorno significativo do investimento do evento.

Conteúdo

• Defina objectivos claros antes de começar a planear
• Determine a escala correta da presença na exposição
• Escolha o evento certo
• Faça um orçamento realista e preveja os imprevistos
• Selecione o local certo para o lançamento
• Planeie e ensaie o seu stand antes do evento
• Compreenda os requisitos do local e as orientações para os expositores
• Prepare a sua equipa tão cuidadosamente como o seu stand
• Ensaie as conversas, não os guiões
• Promova a sua presença antes do início da exposição
• Planeie o seu acompanhamento antes do início da exposição
• Espere problemas e mantenha-se adaptável
• Lista de controlo para a preparação da exposição final
• Secção FAQ

Defina objectivos claros antes de começar a planear

As feiras podem ter objectivos comerciais muito diferentes. Algumas empresas participam em feiras comerciais para gerar contactos e garantir reuniões, enquanto outras se concentram no lançamento de produtos, no reforço das relações com os clientes existentes ou no aumento da visibilidade num determinado sector.

Esses objectivos devem moldar quase todas as decisões que se seguem, desde a dimensão do stand e a localização do campo até aos materiais que produz e ao pessoal que leva para o evento.

Quando a Solopress participa em feiras comerciais, a atividade é normalmente construída em torno de um foco de campanha ou objetivo comercial claro. Esse tema central influencia então tudo, desde demonstrações e concursos a conteúdos sociais, materiais promocionais e vestuário de marca. Ter um foco claro ajuda a moldar a experiência do visitante e dá à equipa uma mensagem mais consistente para comunicar durante todo o evento.

Sem um objetivo definido, os expositores podem facilmente cair na armadilha de tentar comunicar tudo ao mesmo tempo. Em pavilhões de exposição lotados, onde os visitantes são expostos a centenas de mensagens concorrentes, a clareza é muitas vezes mais eficaz do que o volume.

Antes de comprometer o orçamento, vale a pena decidir exatamente o que é o sucesso para a sua empresa. Os objectivos podem incluir:

• geração de contactos qualificados
• organização de reuniões de distribuidores
• lançamento de um novo produto
• aumentar a visibilidade da marca
• marcação de demonstrações
• reforçar as relações com os clientes actuais

Objectivos claros também facilitam as decisões práticas de planeamento. Uma empresa centrada principalmente na geração de contactos pode dar prioridade a layouts abertos e a uma rápida participação dos visitantes, enquanto uma empresa que lança um produto premium pode investir mais em demonstrações, hospitalidade ou áreas de apresentação.

Tentar atingir demasiados objectivos desconexos ao mesmo tempo pode diluir a eficácia do stand e tornar mais difícil para os visitantes compreenderem o que a sua empresa tem para oferecer.

Determine a escala correta da presença na exposição

Uma das primeiras decisões de planeamento que os expositores enfrentam é a dimensão da presença que pretendem criar num evento. Essa escolha influencia o orçamento, o pessoal, a logística, a conceção do stand e o tipo de interação que os visitantes poderão ter com a empresa nesse dia.

Para alguns expositores, em especial para as empresas mais pequenas ou para os que participam pela primeira vez, um esquema de concha ou um espaço compacto apenas para exposição pode oferecer a via mais prática para expor. Estes espaços mais pequenos podem, ainda assim, criar um forte impacto visual quando apoiados por uma marca clara, uma disposição cuidada e materiais de exposição bem concebidos.

Quando Guitarras Ancoats Exposta no The Guitar Show em Birmingham, a empresa operava a partir de uma estrutura relativamente compacta, posicionada ligeiramente afastada das áreas mais movimentadas do pavilhão. Os banners em rolo, as toalhas de mesa impressas e o branding cuidadosamente planeado ajudaram a definir claramente o espaço e a aumentar a visibilidade num ambiente de exposição repleto de pessoas.

Os projectos mais pequenos e os campos compactos são frequentemente bem adaptados:

• expositores pela primeira vez
• eventos especializados
• orçamentos mais pequenos
• configurações de ecrãs portáteis
• as empresas dão prioridade à flexibilidade

Tendem também a oferecer vantagens práticas, incluindo custos mais baixos, logística mais simples e sistemas de exposição autónomos reutilizáveis que podem ser adaptados a vários eventos.

Os stands por medida de maiores dimensões criam diferentes oportunidades. Os espaços maiores permitem aos expositores incorporar demonstrações, hospitalidade, áreas de reunião e elementos interactivos, mas também exigem um maior investimento, um planeamento mais pormenorizado e uma coordenação mais estreita com os organizadores e os empreiteiros.

Tanto nos stands pequenos como nos grandes, um princípio emergiu consistentemente das nossas conversas com organizadores e expositores: a clareza é importante.

As feiras comerciais são ambientes cheios de gente e de movimento rápido, onde os visitantes estão rodeados de mensagens concorrentes. Os stands bem sucedidos tendem a comunicar rapidamente o seu objetivo, a guiar os visitantes naturalmente através do espaço e a fazer com que a interação seja direta e acessível.

A presença mais eficaz numa exposição não é necessariamente a maior ou mais elaborada. É a que está mais em sintonia com os objectivos, o público e o orçamento do expositor.

Escolha o evento certo

Nem todas as exposições são adequadas para a sua empresa. Um grande número de visitantes pode parecer atrativo, mas a relevância do público é normalmente muito mais importante do que o número de visitantes em bruto.

Os eventos especializados de menor dimensão podem, por vezes, gerar oportunidades comerciais mais fortes, uma vez que as conversas são mais direcionadas e os participantes chegam com intenções mais claras.

Uma vez definidos os objectivos, os expositores podem avaliar quais os eventos com maior probabilidade de ajudar a atingi-los. Factores como a demografia dos participantes, a mistura de expositores, a relevância da indústria, o alcance geográfico e a presença da concorrência podem ajudar a determinar se um evento está de acordo com os seus objectivos.

O carácter prático do local também merece atenção. Os requisitos de deslocação, a disponibilidade de alojamento, o acesso à carga e as restrições de instalação podem influenciar o custo global e a complexidade da exposição.

Para as empresas que são novas num determinado evento, participar primeiro como visitante pode proporcionar uma visão valiosa antes de comprometer o orçamento para expor. Percorrer o recinto da exposição permite às empresas observar o comportamento dos visitantes, avaliar o ambiente e determinar se o público está de acordo com os seus produtos ou serviços.

Quanto mais claramente um evento corresponder aos seus objectivos e ao seu público-alvo, maior será a probabilidade de o seu investimento em tempo, pessoal e orçamento gerar retornos comerciais válidos.

Faça um orçamento realista e preveja os imprevistos

Os custos das feiras raramente se ficam pela taxa inicial de reserva do stand. Para além do espaço em si, os expositores podem também ter de orçamentar sistemas de exposição, gráficos, transporte, alojamento, pessoal, eletricidade, acesso à Internet, pavimentos, aluguer de mobiliário, materiais promocionais e actividades de marketing, mesmo antes do início do evento.

Os custos adicionais podem surgir rapidamente quando o planeamento está em curso. Os expositores podem descobrir que precisam de energia ou conetividade extra, gráficos de substituição, materiais impressos adicionais ou serviços de última hora no local que não estavam incluídos no orçamento original. Atrasos na montagem, artigos de exposição danificados ou requisitos de pessoal subestimados também podem aumentar os custos de forma inesperada.

A existência de uma margem no orçamento para despesas imprevistas ajuda a reduzir a pressão se os planos tiverem de ser alterados perto do evento.

Os custos típicos da exposição podem incluir:

• espaço do stand
• sistemas de visualização e gráficos
• transporte e alojamento
• pessoal e horas extraordinárias
• eletricidade e acesso à internet
• aluguer de pavimentos e mobiliário
• artigos promocionais e literatura
• sistemas de captação de chumbo
• apoio à instalação
• marketing e promoção social

Se fizer um orçamento cuidadoso, também será mais fácil decidir onde é que o investimento terá o maior impacto. Para alguns expositores, isso pode significar dar prioridade a uma maior área de exposição. Outros podem optar por investir mais fortemente em demonstrações, hospitalidade ou sistemas de exposição reutilizáveis que possam suportar vários eventos ao longo do tempo.

Quanto mais cedo estes custos forem identificados, mais fácil será tomar decisões informadas sobre a escala e a complexidade globais da presença na exposição.

Selecione o local certo para o lançamento

Depois de ter escolhido um evento, a posição do seu stand no local pode ter uma grande influência na visibilidade e no envolvimento dos visitantes.

A maioria dos organizadores fornece plantas antes da reserva, permitindo aos expositores avaliar as rotas de passagem e identificar as áreas susceptíveis de atrair níveis mais elevados de tráfego. Os stands perto das entradas, dos refrescos, dos teatros de seminários e das principais passagens têm frequentemente maior visibilidade ao longo do evento, embora estas localizações também possam ter preços mais elevados.

O movimento dos visitantes nos pavilhões de exposições raramente é distribuído de forma homogénea. Algumas áreas tornam-se naturalmente mais movimentadas do que outras, dependendo da disposição do recinto, da localização das principais atracções e da forma como os participantes circulam pelo espaço durante o dia.

A análise cuidadosa das plantas baixas antes da reserva pode ajudar os expositores a avaliar:

• rotas prováveis de aproximação dos visitantes
• espaços para seminários ou atracções nas proximidades
• pontos de congestionamento
• visibilidade a partir das principais passadeiras
• acesso a zonas de armazenagem ou de carga

Para os expositores que vão a um evento pela primeira vez, a visita prévia como participante pode fornecer uma visão útil sobre a forma como as pessoas se movimentam efetivamente no recinto na prática. O comportamento dos visitantes no mundo real é muitas vezes diferente do que uma simples planta pode sugerir.

A melhor localização do stand nem sempre é apenas a mais movimentada. É a posição que dá à sua empresa a maior oportunidade de atrair os visitantes certos e criar interações produtivas ao longo do evento.

Planeie e ensaie o seu stand antes do evento

As empresas com quem falámos sublinharam repetidamente o valor de ensaiar a disposição dos stands antes de chegarem ao local, especialmente quando trabalham com locais desconhecidos ou espaços de exposição compactos.

Mesmo stands relativamente simples podem tornar-se difíceis de montar em condições de exposição se nunca tiverem sido testados previamente. As pressões de tempo, os cais de carga lotados e as regras desconhecidas do local podem rapidamente transformar pequenos descuidos em problemas stressantes.

Um ensaio não precisa de ser muito elaborado. A marcação das dimensões do stand num armazém, escritório ou parque de estacionamento pode ajudar os expositores a compreender como o espaço funcionará na prática e a identificar problemas antes de chegarem ao local.

As configurações práticas podem revelar-se:

• fluxo de visitantes incómodo
• linhas de visão bloqueadas
• disposição pouco prática do mobiliário
• problemas de armazenamento ocultos
• questões de gestão de cabos
• falta de fixações ou ferramentas
• dificuldades de montagem

Vários expositores recomendaram fotografar os layouts de ensaio concluídos para tornar a montagem mais rápida e consistente no local. Outros sublinharam o valor da criação de inventários de embalagem detalhados, depois de terem aprendido, por experiência própria, como os componentes esquecidos podem ser perturbadores quando a montagem começa.

Os problemas práticos são muitas vezes mais mundanos do que os expositores esperam. Durante a montagem de uma exposição, a Solopress descobriu que o enchimento de bases de bandeiras pesadas no local implicava deslocações repetidas pelo recinto com pequenas garrafas de água, uma vez que os aspectos práticos da instalação não tinham sido totalmente considerados de antemão.

Os ensaios constituem também uma oportunidade para avaliar a própria experiência do visitante.

Chris Davies observou que alguns expositores criam involuntariamente barreiras ao rodearem os seus stands com máquinas ou balcões de grandes dimensões, obrigando os visitantes a conversarem “por cima de uma máquina” em vez de os encorajar a entrar confortavelmente no espaço.

Pontos de acesso abertos, linhas de visão claras e um fluxo lógico de visitantes ajudam a criar um ambiente mais acolhedor e incentivam um maior envolvimento.

Compreenda os requisitos do local e as orientações para os expositores

Os organizadores experientes sublinham sempre a importância de ler atentamente a documentação do expositor antes de chegar ao local do evento.

Os manuais do expositor contêm frequentemente informações operacionais críticas que abrangem:

• horários de configuração
• acesso ao carregamento
• modalidades de estacionamento
• entregas
• requisitos eléctricos
• empreiteiros aprovados
• normas de segurança
• procedimentos de avaria
• eliminação de resíduos
• contactos de emergência

Brian Charity Gestor de eventos sénior na Centro de Exposições de Liverpool descreveu o manual do expositor como “essencialmente uma Bíblia para todos os expositores” porque centraliza quase tudo o que os participantes precisam de saber antes de chegarem ao local.

Apesar disso, os organizadores deparam-se regularmente com expositores que esquecem pormenores importantes quando a montagem já está em curso.

Muitos expositores que estão a expor pela primeira vez ficam surpreendidos com a natureza dos próprios dias de instalação. Antes da abertura de um evento, os pavilhões de exposição assemelham-se muitas vezes a estaleiros de construção activos, com empilhadores a deslocarem-se pelos cais de carga, empreiteiros a montarem stands e equipas a trabalharem com prazos apertados.

Alguns locais exigem EPI, tais como vestuário de alta visibilidade durante os períodos de montagem e desmontagem. Outros têm horários rigorosos para entregas, acesso de veículos e movimentos de empreiteiros.

Os requisitos técnicos também podem tornar-se mais complicados do que o esperado quando se envolvem fornecedores terceiros. Durante a montagem de uma exposição da Solopress, foi necessário coordenar o acesso adicional à eletricidade e à rede entre o local, os construtores do stand e os fornecedores externos de café para garantir que a instalação funcionasse corretamente no dia.

As relações bem sucedidas dos expositores com os organizadores e os locais de exposição são normalmente de colaboração e não de confronto. Como explicou Chris Davies:

“Se a exposição não for um sucesso, não há exposição”.”

Este interesse partilhado é a razão pela qual os organizadores e os locais de encontro oferecem muitas vezes:

• activos promocionais
• orientação do expositor
• assistência técnica
• conselhos de layout
• oportunidades de marketing
• apoio à conformidade

Muitos expositores subutilizam estes recursos, apesar de estes já fazerem parte do investimento global no evento.

Prepare a sua equipa tão cuidadosamente como o seu stand

Um bom grafismo do stand e materiais de exposição podem atrair a atenção, mas um envolvimento significativo continua a depender fortemente das pessoas que representam a empresa no dia.

Os visitantes formam impressões rapidamente, não só a partir dos expositores e da marca, mas também da atmosfera e do comportamento. O pessoal que parece distraído, desinteressado ou inacessível pode, involuntariamente, desencorajar a interação antes mesmo de as conversas começarem.

Os organizadores sublinharam repetidamente o número de oportunidades que os expositores perdem simplesmente porque ninguém se envolve ativamente com os participantes que passam.

Este facto torna-se especialmente notório nos períodos mais calmos. Alguns stands permanecem passivos e esperam que os visitantes iniciem as conversas. Outros criam interação de forma proactiva.

Numa exposição, a Solopress promoveu uma oferta de café gratuito a partir do seu stand. Apesar da grande sinalização e da forte imagem visual da marca, o envolvimento inicial foi inferior ao esperado. Quando os membros da equipa começaram a abordar ativamente os participantes e a oferecer bebidas diretamente, a interação aumentou significativamente. O problema não era o conceito em si, mas o pressuposto de que os visitantes iniciariam naturalmente a interação sem serem encorajados.

As feiras comerciais são também ambientes física e mentalmente exigentes. Dias longos de conversas repetidas requerem concentração, adaptabilidade e energia.

Vários expositores sublinharam o valor de trazer para os eventos uma mistura equilibrada de pessoas, que pode incluir:

• pessoal de vendas para iniciar conversas, qualificar contactos e criar rapidamente relações
• especialistas técnicos para responder com confiança a perguntas pormenorizadas sobre produtos ou processos
• pessoal de marketing manter a coerência das mensagens, gerir a atividade promocional e criar conteúdos sociais durante o evento
• liderança sénior, A sua presença é frequentemente um sinal de empenhamento e pode encorajar conversações comerciais de nível superior
• membros da equipa operacional ou de produção que possa explicar o cumprimento, a logística ou as capacidades de fabrico em termos práticos
• representantes do serviço ao cliente que compreendem as preocupações comuns dos clientes e o tratamento quotidiano das contas
• demonstradores de produtos que consegue manter as apresentações claras, cativantes e a funcionar sem problemas ao longo do dia

A rotação de responsabilidades ao longo do dia também pode ajudar a manter os níveis de energia. Alternar entre demonstrações, captação de contactos, gestão de stands e envolvimento dos visitantes evita a fadiga e ajuda as conversas a manterem-se frescas e entusiasmadas.

Ensaie as conversas, não os guiões

A preparação deve ir para além da configuração física e da logística. Os expositores mais eficazes também preparam a forma como tencionam comunicar após o início do evento.

Os visitantes de feiras comerciais raramente reagem bem a longos monólogos ensaiados. As salas de exposição são ambientes ruidosos, cheios de gente e altamente competitivos, onde os períodos de atenção são limitados e as distracções constantes.

As conversas naturais têm geralmente um desempenho muito melhor do que as apresentações com guiões muito elaborados.

A encenação de papéis antes do evento pode ajudar as equipas a praticar:

• introduções concisas
• perguntas de qualificação
• demonstrações de produtos
• tratamento de objecções
• captação de leads
• transição natural de conversas

Vários expositores sublinharam a importância de evitar a sobrecarga de informação. Os visitantes absorvem muito menos informação do que os expositores muitas vezes supõem, particularmente quando se deslocam rapidamente entre dezenas de stands durante um único dia.

As explicações curtas e específicas são geralmente mais memoráveis do que tentar comunicar todas as capacidades, produtos ou serviços de uma só vez.

S2 Design e Publicidade aconselhou os expositores a desenvolverem “um discurso de elevador que não soe demasiado ensaiado ou robótico”, O seu discurso é muito importante, pois é mais importante parecer informado e coloquial do que excessivamente escrito.

Ensaie as conversas, não os guiões

Confiar inteiramente na afluência às exposições pode ser arriscado. A promoção antes da exposição ajuda a criar familiaridade antes mesmo de os visitantes chegarem ao local e pode melhorar significativamente a qualidade das interações durante o próprio evento.

Muitos organizadores fornecem aos expositores recursos promocionais, incluindo logótipos, gráficos para redes sociais, modelos de correio eletrónico, faixas para a Web e recursos digitais. Estes materiais são frequentemente subutilizados, apesar de serem especificamente concebidos para ajudar os expositores a maximizar a visibilidade antes do início do evento.

A promoção útil antes do espetáculo pode incluir:

• campanhas de correio eletrónico
• atividade nas redes sociais
• marcação de consultas
• convites de clientes
• anúncios teaser
• banners de sítios web
• comunicados de imprensa

Algumas das acções de marketing de exposições mais eficazes também criam uma razão específica para os participantes visitarem o próprio stand.

Os concursos, as demonstrações, os lançamentos, a hospitalidade e as experiências interactivas podem ajudar a gerar expetativa antes do salão, especialmente quando apoiam objectivos comerciais mais amplos em vez de funcionarem como distracções.

A Solopress combinou cafés impressos gratuitos com um concurso do LinkedIn numa exposição para incentivar os participantes a partilharem conteúdos online e a expandirem o conhecimento para além da própria exposição. A atividade funcionou porque criou oportunidades de conversação diretamente relacionadas com a mensagem mais ampla que a empresa queria comunicar.

Devon Luffrum de A sua exposição de negócios sublinhou também que os organizadores têm todo o interesse em ajudar os expositores a atrair visitantes, uma vez que uma forte participação dos expositores contribui diretamente para o êxito e a reputação do próprio evento.

 

Planeie o seu acompanhamento antes do início da exposição

Um dos temas recorrentes mais fortes dos expositores experientes diz respeito ao que acontece depois da exposição terminar.

As feiras comerciais criam rapidamente um impulso, mas esse impulso desvanece-se com a mesma rapidez se o acompanhamento for atrasado ou desorganizado.

O especialista em exposições Steve Lloyd, da Domínio da exposição descreveu este declínio de entusiasmo como “a lei da diminuição do espanto”, O termo "recordação" refere-se à forma como o entusiasmo e a recordação do visitante enfraquecem naturalmente quanto mais tempo passa após a interação original.

Antes do início do evento, os expositores devem decidir:

• como serão registados os contactos
• quem é responsável pelo acompanhamento
• a rapidez com que o contacto deve ocorrer
• que informações devem ser recolhidas
• como será dada prioridade aos prospectos

Os expositores experientes recomendam muitas vezes que dê tempo suficiente aos potenciais clientes para regressarem aos seus escritórios e processarem o evento em si, ao mesmo tempo que fazem um seguimento suficientemente rápido para que as conversas permaneçam frescas na sua memória.

O acompanhamento personalizado tem geralmente um desempenho muito melhor do que as mensagens de correio eletrónico de vendas genéricas e atrasadas distribuídas a todos os contactos em simultâneo.

Sempre que possível, a continuidade também ajuda. Ter o mesmo membro da equipa a continuar a conversa após o evento pode reforçar as relações e fazer com que as interações pareçam mais genuínas e relevantes.

Espere problemas e mantenha-se adaptável

Mesmo as exposições cuidadosamente planeadas raramente decorrem sem desafios.

As entregas chegam atrasadas. Os gráficos ficam danificados. As ligações à Internet falham. O equipamento avaria. Os horários mudam. As multidões comportam-se de forma diferente do esperado. Em condições de exposição, os problemas relativamente pequenos podem agravar-se rapidamente, uma vez que os períodos de montagem são rigorosamente programados e, muitas vezes, vários fornecedores estão a trabalhar em simultâneo no mesmo espaço.

Os gestores e organizadores dos locais de exposição sublinharam repetidamente que as exposições implicam uma constante resolução de problemas nos bastidores. A diferença entre expositores bem-sucedidos e mal-sucedidos raramente reside no facto de os problemas ocorrerem ou não. Mais frequentemente, a diferença reside na forma como esses problemas são tratados com calma e eficácia quando surgem.

Um tema recorrente dos expositores experientes foi a importância de evitar pontos únicos de falha. Se apenas um membro da equipa compreender a construção do stand, se uma entrega atrasada contiver componentes essenciais ou se um computador portátil tiver a única cópia de ficheiros importantes de trabalhos artísticos, pequenos contratempos podem rapidamente tornar-se grandes problemas operacionais.

Algumas precauções práticas podem ajudar a reduzir a pressão no dia:

• inclua tempo de contingência nos calendários de preparação em vez de planear ao minuto
• chegue cedo se o acesso ao local o permitir
• guarde cópias de segurança dos ficheiros de trabalhos artísticos na nuvem e em dispositivos separados
• traga carregadores, extensões e adaptadores de reserva
• embale ferramentas básicas, fita adesiva e fixações sobresselentes
• teste previamente as demonstrações e as funcionalidades dependentes da Internet
• confirme antecipadamente os prazos de entrega e os contactos do local
• prepare-se para doenças do pessoal ou interrupções de viagem
• assegure-se de que mais do que um membro da equipa compreende o processo de configuração
• considere a possibilidade de contratar pessoal adicional durante os períodos de montagem e desmontagem

A preparação cria flexibilidade porque as responsabilidades, os objectivos e os planos de emergência já são conhecidos antes de a pressão começar a aumentar.

Lista de controlo para a preparação da exposição final

Antes de viajar para o evento, confirme:

• dimensões do suporte
• horários de configuração
• modalidades de entrega
• Requisitos de EPI
• alojamento e estacionamento
• materiais impressos
• artigos promocionais
• cabos de carregamento e adaptadores
• ferramentas e fixações
• sistemas de captação de chumbo
• horários das equipas
• contactos de emergência

Sempre que possível, leve consigo cópias de segurança para artigos normalmente esquecidos ou facilmente danificados, incluindo:

• cabos de extensão
• carregadores
• artigos de papelaria
• fita adesiva e fixações
• ficheiros de arte digital
• materiais impressos de reserva

As feiras comprimem um grande número de partes móveis num período de tempo muito curto. Os expositores com melhor desempenho raramente improvisam no próprio dia. Mais frequentemente, são as empresas que chegaram com objectivos claros, compreenderam bem o ambiente e prepararam a sua equipa com cuidado suficiente para tirar o máximo partido de cada interação.

Perguntas frequentes

Com que antecedência deve começar a preparar-se para uma feira comercial?

Os prazos de preparação variam em função da complexidade do stand, mas os stands de exposição personalizados de maiores dimensões podem exigir seis a doze meses de planeamento. Mesmo os expositores mais pequenos beneficiam do facto de iniciarem os preparativos com vários meses de antecedência para terem tempo para planear o stand, as actividades de marketing e a logística.

O que é que os expositores devem trazer para uma feira comercial?

Os requisitos variam consoante os eventos, mas os expositores precisam normalmente de

• materiais de marketing impressos
• cartões de visita
• sistemas de visualização
• vestuário de marca
• ferramentas de captação de contactos
• carregadores e adaptadores
• cabos de extensão
• artigos de papelaria
• refrescos
• equipamento de configuração

O que torna uma feira comercial bem sucedida?

As exposições bem sucedidas combinam geralmente:

• objectivos claros
• preparação sólida
• pessoal acessível
• acompanhamento efetivo
• mensagens claras
• design prático do suporte
• envolvimento significativo dos visitantes

Porque é que o acompanhamento após as exposições é importante?

A maioria das conversas em exposições não se transforma imediatamente em vendas. Um acompanhamento rápido ajuda a manter a dinâmica enquanto as interações e as conversas ainda estão frescas na memória do visitante.

Como é que os expositores podem atrair mais visitantes para o seu stand?

Pessoal acessível, mensagens visuais fortes, demonstrações, concursos, hospitalidade, elementos interactivos e uma promoção eficaz antes da exposição podem ajudar a aumentar a participação no stand e o número de visitantes.