Messe-Essentials: was erfahrene Aussteller nie missen möchten

Messen bringen Aussteller in ein überfülltes, schnelllebiges Umfeld, in dem Unternehmen ständig um Sichtbarkeit, Aufmerksamkeit und Gespräche konkurrieren.

Unter diesen Bedingungen können relativ kleine Details einen überraschend großen Einfluss auf den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung haben. Ein fehlender Adapter kann eine Installation verzögern. Eine schlechte Beschilderung kann einen Stand von einem belebten Gang aus unsichtbar machen. Eine schwache Beleuchtung kann ein ansonsten starkes Branding untergraben. Vergessene Ladegeräte, beschädigte Grafiken oder schlecht geplante Lagerung können zu unnötigem Druck führen, noch bevor die Veranstaltung überhaupt begonnen hat.

Einige wesentliche Ausstellungselemente sind offensichtlich:

• Display-Grafiken
• Druckerzeugnisse
• Markenkleidung
• Lead-Capture-Tools

Andere werden erst dann wichtig, wenn die Aussteller Probleme aus erster Hand erfahren.

Die Ratschläge in diesem Leitfaden beruhen auf Gesprächen mit Messeveranstaltern, Veranstaltungsteams, Ausstellern und Besuchern sowie auf den eigenen Erfahrungen von Solopress bei Messen in ganz Großbritannien. Viele der hier angeführten Zitate und Beispiele stammen aus Interviews, die wir auf Veranstaltungen wie Your Business Expo und The Print Show geführt haben.

• Die kleinen Details, die Besuchern sofort auffallen
• Großformatige Ausstellungsstücke, die Sichtbarkeit schaffen
• Gedruckte Materialien werden von den Besuchern immer noch geschätzt
• Werbeartikel, die man tatsächlich behält
• Interaktive Elemente, die zu Gesprächen anregen
• Gastfreundschaft, Komfort und Besuchererlebnis
• Was erfahrene Aussteller immer mitbringen
• FAQs

Die kleinen Details, die Besuchern sofort auffallen

Messebesucher entscheiden schnell, welche Stände ansprechend und organisiert sind und es wert sind, sich mit ihnen zu beschäftigen. Oftmals werden diese Eindrücke durch kleinere praktische Details und nicht durch große strukturelle Merkmale vermittelt.

Interaktion leicht gemacht

Eine einfache Überlegung, die viele kleine Unternehmen und aufstrebende Marken übersehen, besteht darin, klar und deutlich zu sagen, was sie eigentlich tun. Sara Osoba von Der Park MK riet den Ausstellern, ihre Stände zu nutzen, um das Angebot ihres Unternehmens vorzustellen und zu definieren. “Machen Sie wirklich klar, was Ihr Unternehmen tut, damit die Leute nicht dastehen und sich fragen, ob sie stehen bleiben und reden sollen.”

Markenkleidung, sichtbar Schlüsselbänder und eindeutige Namensschilder helfen den Besuchern, schnell zu erkennen, wer zum Standteam gehört und an wen sie sich mit Fragen wenden können. In überfüllten Hallen, in denen die Besucher Hunderte von konkurrierenden Nachrichten verarbeiten, ist es wichtig, das Zögern zu verringern.

Der erste Eindruck wird sowohl durch das Verhalten als auch durch das Branding geprägt. Steve Lloyd von Ausstellung Mastery rät den Ausstellern: “Stehen Sie auf, telefonieren Sie nicht und seien Sie immer, immer freundlich, höflich und lächeln Sie”. Kleine Signale der Aufmerksamkeit können es den Besuchern leichter machen, ein Gespräch zu beginnen. 

Zu den praktischen Details, die den Umgang mit den Ständen erleichtern, gehören:

• eindeutig gebrandete Kleidung für das Personal
• lesbare Namensschilder und Schlüsselbänder
• offene Besucherzugangspunkte
• sichtbare QR-Codes
• prägnante Display-Botschaften
• praktische Aufbewahrung, die verhindert, dass sich um den Stand herum Unordnung bildet

QR-Codes haben sich als besonders nützliche Messeinstrumente erwiesen, da sie es Unternehmen ermöglichen, Gespräche digital fortzusetzen, ohne sich vollständig auf gedruckte Handouts zu verlassen.

Halten Sie den Stand aufgeräumt

Auch die betriebliche Präsentation ist wichtig. Bei einem regen Messebetrieb können Kisten, persönliche Gegenstände, Ersatzbestände, Kabel und Verpackungsmaterial schnell zu einem unübersichtlichen Durcheinander am Stand führen, wenn die Aufbewahrung nicht im Voraus gut durchdacht wurde. Erfahrene Aussteller wiesen immer wieder darauf hin, wie wichtig verdeckte Stauräume oder abschließbare Theken sind, um den ganzen Tag über Ordnung zu halten. 

Ein unübersichtlicher Stand wirkt weniger professionell und erschwert es den Besuchern, sich auf die wichtigsten Botschaften, Produkte und Vorführungen zu konzentrieren.

Gelegenheiten für Gespräche schaffen

Ein offenes und einladendes Design ist leichter zugänglich. Steve Lloyd von Ausstellung Mastery rät Ausstellern, keine physischen Barrieren zwischen sich und ihrem Publikum zu errichten. “Bei kleineren Ausstellungen mit Tischen setzen sich viele Leute hinter den Tisch. Das ist eine automatische Barriere.” 

Die Bequemlichkeit kann auch beeinflussen, wie lange die Besucher an einem Stand bleiben und wie natürlich sich Gespräche entwickeln.

Als Solopress mit Carla Cressy OBE von Die Endometriose-Stiftung auf der Fertility Show gehörten gebrandete Regiestühle zum Standaufbau. Die Stühle sorgten nicht nur für visuelle Konsistenz, sondern boten den Besuchern auch die Möglichkeit, innezuhalten, sich auszuruhen und in einer ruhigeren, weniger hektischen Atmosphäre über ihre eigenen Erfahrungen mit Endometriose zu sprechen.

Weitere Informationen über das Projekt finden Sie unter Die Endometriose-Stiftung auf der Fertilitätsmesse.

Großformatige Ausstellungsstücke, die Sichtbarkeit schaffen

Wenn die Besucher erst einmal bereit sind, sich zu engagieren, besteht die nächste Herausforderung darin, ihre Aufmerksamkeit überhaupt erst zu erregen. Messebesucher sind von dem Moment an, in dem sie die Messehalle betreten, von visueller Konkurrenz umgeben. Großformatige Ausstellungsstücke helfen den Ausstellern, sich schnell bemerkbar zu machen, vor allem in überfüllten Hallen, wo die Besucher vielleicht nur kurz über einen Gang schauen, bevor sie sich entscheiden, wo sie stehen bleiben.

Anpassung der Anzeige an den Raum

Unterschiedliche Messeumgebungen erfordern unterschiedliche Ansätze. Kompakte Messestände setzen oft auf ein starkes vertikales Branding und prägnante Botschaften, um in den dicht gedrängten Reihen der Aussteller hervorzustechen. Größere Stände, die nur auf einer Fläche stehen, können mit Überkopfbeschriftungen, Leuchtkästen oder freistehenden Strukturen ausgestattet sein, die aus größerer Entfernung in der Halle sichtbar sind.

Wiederverwendbare Displaysysteme sind nach wie vor beliebt, weil sie ein Gleichgewicht zwischen Tragbarkeit und Wirkung bieten. Rollbanner, Pop-up-Displays, bedruckte Tischdecken und modulare Rückwände können oft ohne spezialisierte Auftragnehmer transportiert und aufgebaut werden, was sie zu einer praktischen Wahl für Unternehmen macht, die das ganze Jahr über mehrere Veranstaltungen besuchen.

Auf der Guitar Show in Birmingham, Ancoats Gitarren gebraucht Rollbanner und gedruckt Tischtücher um die Sichtbarkeit von einer relativ kompakten Rohbauposition aus zu verbessern, die abseits der belebtesten Besucherwege liegt. Ein einheitliches Branding trug dazu bei, den Stand in einer geschäftigen Ausstellungsumgebung, in der viele Aussteller gleichzeitig um Aufmerksamkeit konkurrierten, klar zu definieren.

Nachrichten klar und lesbar halten

Ebenso wichtig ist die Lesbarkeit der Botschaften. Messebesucher bleiben selten stehen, um lange Absätze zu lesen, während sie durch die Gänge gehen. Erfolgreiche Display-Grafiken kommunizieren in der Regel:

• wer das Unternehmen ist
• was sie bietet
• warum das wichtig ist
• worauf die Besucher ihre Aufmerksamkeit richten sollten

Dies ist ein Grund, warum Aussteller zunehmend kürzere Überschriften, größere Typografie und klarere Layouts für Ausstellungsgrafiken bevorzugen. Komplexe Botschaften können funktionieren in Broschüren oder Websites, aber bei Ausstellungen sind Klarheit und Unmittelbarkeit gefragt.

Olivia Earl of Postwerke riet den Ausstellern, ihre Stände nicht mit Informationen zu überfrachten, sondern stattdessen auf plakative Grafiken zu setzen, die neugierig machen. “Verwenden Sie große Grafiken, damit die Leute eher neugierig als verängstigt sind, wenn sie Ihren Stand betrachten.” Stacey Lacey von Reine virtuelle Assistenten Er stellte ebenfalls fest, dass die Besucher oft dazu neigen, an Ständen vorbeizugehen, an denen “zu viel los ist”.

Beleuchtung und Wegweiser zur Verbesserung der Sichtbarkeit einsetzen

Die Beleuchtung kann die Sichtbarkeit erheblich beeinflussen. Leuchtkästen, beleuchtete Theken und von innen beleuchtete Grafiken tragen dazu bei, dass Stände in dunkleren Hallen oder an Orten mit ungleichmäßiger Deckenbeleuchtung gut sichtbar bleiben. Selbst relativ kleine beleuchtete Elemente können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit von belebten Gängen aus auf sich zu ziehen.

Bodengrafiken, Hängeschilder und freistehende Fahnen können die Sichtbarkeit über die Standfläche hinaus erhöhen. Mehrere Aussteller beschrieben, dass sie diese Elemente nutzen, um den Besuchern zu helfen, ihren Stand später am Tag wieder zu finden, nachdem sie zuvor während der Veranstaltung vorbeigekommen waren.

Die wirkungsvollsten Messeauftritte versuchen selten, alles auf einmal zu vermitteln. Stattdessen helfen sie den Besuchern, schnell zu verstehen, warum es sich lohnt, den Stand überhaupt anzusteuern.

Gedruckte Materialien werden von den Besuchern immer noch geschätzt

Messebesucher sind in sehr kurzer Zeit einer enormen Menge an Informationen ausgesetzt. Gespräche verschwimmen, Visitenkarten sammeln sich an, und Produktvorführungen konkurrieren um die Aufmerksamkeit.

Gedruckte Materialien tragen dazu bei, dass ein Gespräch über den eigentlichen Stand hinaus andauert. Sie bieten den Besuchern etwas Greifbares, auf das sie zurückgreifen können, wenn sie in ihr Büro zurückkehren und Zeit haben, über die Unternehmen nachzudenken, denen sie während der Veranstaltung begegnet sind.

Geben Sie den Besuchern etwas, das sie behalten können 

Broschüren, Flugblätterund Präsentationsmappen haben alle ihren Platz auf Messen, aber erfahrene Aussteller betonten immer wieder, dass der Nutzen wichtiger ist als die Menge.

Besucher, die Taschen durch die Messehallen tragen, werden schnell wählerisch, was sie behalten. Gedruckte Materialien, die sich generisch anfühlen, übermäßig werblich sind oder sich nur schwer scannen lassen, werden oft weggeworfen, bevor die Veranstaltung überhaupt beendet ist.

Der stärkste Ausstellungsdruck bietet einen schnellen Zugang zu den Informationen, die die Besucher wahrscheinlich später benötigen, wie z. B:

• Kontaktinformationen
• Produktinformation
• Preissteuerung
• technische Daten
• Schlüsseldienste
• nächste Schritte

Einige Aussteller produzieren jetzt kleinere, gezieltere Auflagen, die auf bestimmte Veranstaltungen, Branchen oder Besuchergruppen zugeschnitten sind, anstatt bei jeder Messe, an der sie teilnehmen, die gleiche allgemeine Broschüre zu verteilen.

Die fMaterielle Angelegenheiten

Kompakt gefaltete Prospekte, Produktkarten und übersichtliche Leitfäden sind für die Teilnehmer oft leichter zu tragen als große Kataloge, insbesondere bei Veranstaltungen, bei denen sich die Besucher stundenlang zwischen den Hallen und Ausstellern bewegen.

Die wirkungsvollsten Ausstellungsdrucksachen sind in der Regel so gestaltet, dass sie sich am tatsächlichen Verhalten der Menschen auf Veranstaltungen orientieren. Besucher überfliegen oft zuerst und lesen dann erst richtig. Daher sind klare Layouts, prägnante Texte und eine starke visuelle Hierarchie besonders wichtig.

Drucken zur Unterstützung von Gesprächen verwenden

Gedruckte Materialien können auch eine aktive Rolle bei Gesprächen spielen, anstatt nur als Mitbringsel zu dienen.

Produktdatenblätter, Vergleichstabellen und Musterpakete bieten den Besuchern etwas zum Anschauen, Anfassen und Diskutieren, während sie mit den Ausstellern sprechen. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn es darum geht, technische Produkte, Spezifikationen oder Serviceoptionen zu erläutern.

Auf mehreren Veranstaltungen, an denen Solopress teilnahm, erregten haptische Druckmuster immer wieder die Aufmerksamkeit der Besucher, die sie beim Durchstöbern des Standes oder beim Warten auf Gespräche ganz selbstverständlich in die Hand nahmen. Die physische Interaktion schuf oft Gelegenheiten für ein Engagement, das durch rein digitale Displays nicht in gleicher Weise gefördert wurde.

Kombinieren Sie Print mit digitaler Nachbereitung

Viele Aussteller nutzen Print inzwischen als Brücke zu den digitalen Ressourcen, anstatt die beiden als konkurrierende Alternativen zu betrachten.

QR-Codes können die Besucher zu einem bestimmten Ort führen:

• Ressourcen zum Herunterladen
• Buchungssysteme
• Mailinglisten
• Demonstrationen
• digitale Kataloge

Dieser Ansatz ermöglicht es den Ausstellern, die Masse zu reduzieren und den Besuchern dennoch nützliche Informationen zu liefern, auf die sie auch nach der Veranstaltung zugreifen können.

Werbeartikel, die man tatsächlich behält

Werbeartikel sind nach wie vor einer der erkennbarsten Bestandteile der Ausstellungskultur, aber der Nutzen ist oft wichtiger als die Neuheit allein.

Messebesucher sammeln im Laufe einer Veranstaltung eine große Anzahl von Werbegeschenken. Gegenstände, die sich wie Wegwerfartikel anfühlen oder nichts mit der Identität des Ausstellers zu tun haben, werden den Besuchern wahrscheinlich nicht in Erinnerung bleiben, wenn sie nach Hause zurückkehren. Produkte mit praktischem Wert haben in der Regel eine längere Lebensdauer, sowohl physisch als auch psychologisch.

Vorrang des Nutzens vor der Neuartigkeit

Zu den üblichen Werbeartikeln für Ausstellungen gehören:

• Tragetaschen
• Wasserflaschen
• Stifte
• Notizbücher
• Aufkleber
• Schlüsselbänder
• Becher
• Markenkleidung

Diese Produkte funktionieren auch nach der Veranstaltung weiter, da die Besucher sie oft in Büros, am Arbeitsplatz, zu Hause oder bei künftigen Ausstellungen wiederverwenden.

Tote Bags sind ein besonders gutes Beispiel. Viele Teilnehmer verwenden sie sofort, um die Broschüren, Muster und Werbematerialien, die den ganzen Tag über gesammelt werden, erhöhen die Sichtbarkeit auf der gesamten Ausstellungsfläche und bieten gleichzeitig einen echten praktischen Nutzen.

Nutzen Sie Werbegeschenke, um Gespräche zu beginnen

Die besten Werbeartikel bieten mehr als nur ein Logo. Sie schaffen Gelegenheiten zur Interaktion.

Bei einer Messekampagne von Solopress wurde kostenloser bedruckter Kaffee zu einem der wirksamsten Instrumente zur Kundenbindung am Stand. Die Besucher sammelten nicht einfach ein Werbegeschenk ein. Sie blieben stehen, interagierten mit dem Standteam und teilten Fotos der Getränke in den sozialen Medien.

Da die Teilnehmer die gebrandeten Becher am Veranstaltungsort herumtrugen, ging die Aufmerksamkeit über die unmittelbare Umgebung des Standes hinaus und schuf natürliche Gelegenheiten für Gespräche.

Verbinden Sie die Waren mit der breiteren Kampagne

Werbeartikel sind oft am wirkungsvollsten, wenn sie ein breiteres Ausstellungsthema unterstützen, anstatt isoliert zu stehen.

Viele Aussteller koordinieren ihre Waren mit Standgrafiken, sozialen Aktivitäten, Wettbewerben und Vorführungen, so dass jedes Element zu einem einheitlichen Besuchererlebnis beiträgt.

Dadurch können die Besucher eine stärkere Verbindung zwischen dem Werbegeschenk und dem dahinter stehenden Unternehmen herstellen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Interaktion im Nachhinein in Erinnerung bleibt.

Bleib damit kleben

Nicht jeder Werbeartikel muss speziell für Ihre Marke hergestellt werden. Für eine schnelle, kostengünstige und einzigartige Reihe von Werbeartikel, individuell bedruckt Aufkleber können viele Gegenstände in Markengeschenke verwandelt werden.

Auf alltäglichen Gegenständen angebracht, können Aufkleber leicht verfügbare Produkte in Messe-Giveaways verwandeln, die auf eine bestimmte Kampagne, ein bestimmtes Publikum oder ein Veranstaltungsthema zugeschnitten sind. Dieser Ansatz bietet den Ausstellern mehr Flexibilität als die Bestellung großer Mengen an vorgebrandeten Artikeln und erleichtert das Experimentieren mit Ideen in begrenzter Auflage.

Verschiedene Aufkleberoberflächen können auch dazu beitragen, unterschiedliche Ziele zu erreichen. Folienaufkleber und holografische Aufkleber sorgen für visuelle Wirkung, während individuell geformte Aufkleber so zugeschnitten werden können, dass sie ein Logo, die Produktsilhouette oder die Konturen des Gegenstands, auf dem sie angebracht werden, ergänzen. Klare Aufkleber eignen sich besonders gut für Glas, während Sticker-Etiketten zur Kennzeichnung von Speisen und Getränken verwendet werden können, die speziell für eine Veranstaltung zubereitet werden.

Dieser Ansatz kann auch Möglichkeiten eröffnen, die über herkömmliche Ausstellungsgüter hinausgehen, also lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf. Spielkartenpackungen, Saatgutpackungen, Bonbongläser, Telefonständer oder Puzzlespiele können oft einfach durch die Kombination von Standardprodukten mit sorgfältig gestalteten Aufklebern hergestellt werden.

Für Aussteller, die etwas Unverwechselbares schaffen wollen, ohne sich auf große Mengen an maßgeschneiderten Artikeln festzulegen, können Aufkleber eines der flexibelsten Werbemittel sein.

Vermeiden Sie es, die falsche Aufmerksamkeit zu erregen

Mehrere Veranstalter merkten an, dass Werbegeschenke am besten funktionieren, wenn sie ein sinnvolles Engagement ergänzen, anstatt es zu ersetzen.

Stände, die sich ausschließlich auf die Verteilung von Gratisartikeln konzentrieren, können Besucher anziehen, deren Hauptinteresse darin besteht, Werbeartikel zu sammeln, anstatt sich über die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen zu informieren.

Die wirksamsten Werbeartikel unterstützen in der Regel ein breiteres Ziel, sei es:

• Gespräche beginnen
• Erweiterung der Sichtbarkeit
• Verstärkung der Markenbildung
• ermutigende Fortsetzung
• Schaffung positiver Assoziationen mit dem Unternehmen

Interaktive Elemente, die zu Gesprächen anregen

Ausstellungsbesucher reagieren oft stärker auf Stände, die ihnen etwas zu tun geben und nicht nur etwas zu sehen.

Interaktive Elemente tragen dazu bei, Gesprächsbarrieren zu durchbrechen, Bewegung an den Ständen zu schaffen und die Besucher dazu zu bewegen, sich länger mit den Ausstellern zu beschäftigen.

Wählen Sie Interaktionen, die zu Ihrem Publikum passen

Verschiedene Unternehmen gehen dabei auf unterschiedliche Weise vor. Einige konzentrieren sich auf Live-Demonstrationen oder Produkttests, während andere Wettbewerbe, Gastfreundschaft oder soziale Inhalte nutzen, um die Teilnahme zu fördern.

Interaktive Funktionen können sein:

• Live-Demonstrationen
• Wettbewerbe
• Fototermine mit Markenzeichen
• Stichprobenprüfung
• Social-Media-Aktivität
• digitale Bildschirme
• QR-Code-Interaktionen
• Gastfreundschaftserlebnisse

Die Messeveranstalter betonten wiederholt die Bedeutung der Einfachheit. In geschäftigen Ausstellungsumgebungen müssen die Besucher schnell verstehen, was angeboten wird und wie sie daran teilnehmen können. Jean-Pierre Allard von Die Video-Nachrichtenfabrik ist der Meinung, dass interaktive Aktivitäten am besten funktionieren, wenn sie das Mitmachen mit dem Lernen verbinden. “Es sollte einige interaktive Dinge an Ihrem Stand geben, damit die Leute vorbeikommen, Spaß haben und etwas über Ihr Unternehmen lernen”. Lorraine Devereux vom YMCA Milton Keynes beschrieb ein einfaches Hook-a-Duck-Spiel, das sie auf Messen einsetzt und das “ein bisschen Spaß macht und einige Gespräche eröffnet”.” 

Teilnahme einfach halten

Messebesucher müssen ständig zwischen Zeit und Aufmerksamkeit abwägen. Lange Wartezeiten, zu komplizierte Anweisungen oder Aktivitäten, die ein hohes Maß an Engagement erfordern, können von der Teilnahme abschrecken, insbesondere bei größeren Veranstaltungen, bei denen die Besucher möglicherweise versuchen, an einem einzigen Tag Dutzende von Ständen zu besuchen.

Kleinere Interaktionen funktionieren oft erstaunlich gut. Produktproben, schnelle Vorführungen oder einfache Bewirtungsangebote können natürliche Gesprächsanlässe schaffen, ohne dass aufwendige Vorbereitungen oder große Budgets erforderlich sind.

Möglichkeiten außerhalb des Standes schaffen

Bei einer Solopress-Ausstellungskampagne wurden die Besucher aufgefordert, Fotos von gedruckten Kaffees auf LinkedIn als Teil eines Wettbewerbs in Verbindung mit dem allgemeinen Ausstellungsthema zu teilen.

Die Aktivität ermutigte die Teilnehmer, sowohl physisch als auch digital zu interagieren und die Sichtbarkeit des Standes über die Ausstellungshalle hinaus zu erhöhen. Die Besucher trugen gebrandete Becher durch den Veranstaltungsort, während Posts in den sozialen Medien dazu beitrugen, zusätzliche Aufmerksamkeit beim Publikum zu erzeugen, das nicht an der Veranstaltung teilnahm.

Interaktion relevant machen

Die Aussteller betonten jedoch wiederholt, dass die Interaktion für das Unternehmen relevant sein sollte und nicht davon ablenken darf.

Aktivitäten, die Warteschlangen anlocken, ohne ein sinnvolles Engagement zu erzeugen, können zwar Besucher anlocken, führen aber nicht unbedingt zu nützlichen Geschäftsgesprächen.

Die stärksten Messeinteraktionen unterstützen den übergeordneten Zweck des Standes, sei es die Demonstration eines Produkts, die Präsentation von Fachwissen oder die Schaffung von Möglichkeiten, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten.

Gastfreundschaft, Komfort und Besuchererlebnis

Messen sind eine körperlich anstrengende Umgebung. Besucher können ganze Tage damit verbringen, zwischen den Hallen hin und her zu laufen, während Gesprächen zu stehen und große Mengen an Informationen in einer überfüllten Umgebung zu verarbeiten.

Aussteller, die dies erkannt haben, schaffen oft bessere Besuchererlebnisse, indem sie sorgfältig über Komfort und Atmosphäre sowie über die Sichtbarkeit nachdenken.

Machen Sie es den Menschen leicht, zu bleiben

Der Komfort kann beeinflussen, wie lange die Besucher an einem Stand verweilen und wie natürlich sich Gespräche entwickeln.

In Gesprächen mit Ausstellern wurde immer wieder betont, wie wichtig es ist, den Besuchern Raum zum Innehalten zu geben. Die Besucher bleiben oft länger bei den Unternehmen, wenn die Umgebung einladend und entspannt ist. 

Einfache Überlegungen können sein:

• Sitzgelegenheiten
• Erfrischungen
• Ladepunkte
• Ruhigere Sitzungsräume
• übersichtliche Layouts
• klare Beschilderung
• Ablagemöglichkeiten für Taschen oder Literatur

Diese Details mögen im Vergleich zu Standgrafiken oder Werbemaßnahmen zweitrangig erscheinen, aber sie können einen direkten Einfluss darauf haben, wie die Besucher den Stand selbst erleben.

Gastfreundschaft funktioniert am besten, wenn sie sich echt anfühlt

Erfrischungen sind nach wie vor eines der gängigsten Bewirtungsinstrumente, da sie den Besuchern auf natürliche Weise Gelegenheit zum Innehalten geben.

Kaffee, Wasser und kleine Snacks können dazu beitragen, eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu schaffen, insbesondere bei größeren Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer möglicherweise mehrere Stunden lang ständig zwischen den Ständen hin und her laufen.

Gastfreundschaft ist jedoch in der Regel am wirkungsvollsten, wenn sie eher einladend als transaktional ist. Die Besucher reagieren eher positiv, wenn die Erfrischungen Teil eines umfassenderen Bemühens sind, ein angenehmes Standerlebnis zu schaffen, anstatt einfach nur als Anreiz zum Anhalten zu dienen.

Vernachlässigen Sie nicht den Komfort des Personals

Das Erlebnis für die Besucher ist nur eine Seite der Gleichung.

Für die Aussteller selbst kann der Komfort die Leistung an langen Messetagen beeinflussen. Ermüdetes, unbequemes Personal ist weniger geneigt, während einer Veranstaltung energisch, aufmerksam und proaktiv zu bleiben.

Sara Osoba von Der Park MK empfahl, genügend Leute zu haben, die sich den ganzen Tag über gegenseitig unterstützen. “Ein paar Leute zu haben, die sich gegenseitig den Rücken freihalten, kann es einfacher machen, Mittagspausen, Toilettenpausen und unerwartete Anforderungen abzudecken, ohne den Stand unbeaufsichtigt zu lassen. 

Mehrere erfahrene Aussteller empfahlen, praktische Überlegungen einzuplanen, wie z. B.:

• geplante Pausen
• trinkwasser
• Snacks (für außerdienstliche Momente)
• sichere Speicherung
• Telefon-Lademöglichkeiten
• einen Ort, an dem persönliche Gegenstände aufbewahrt werden können

Diese Vorkehrungen sind für die Besucher vielleicht nie sichtbar, können aber einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie effektiv ein Team im Laufe einer geschäftigen Ausstellung arbeitet.

Was erfahrene Aussteller immer mitbringen

Viele Ausstellungsprobleme sind eher auf kleine operationelle Versäumnisse als auf große strategische Fehler zurückzuführen.

Erfahrene Aussteller entwickeln oft detaillierte Packroutinen, da scheinbar unbedeutende fehlende Gegenstände zu unverhältnismäßig großen Störungen führen können, sobald der Aufbau beginnt.

Paket für praktische Probleme

Häufig vergessene Ausstellungsgegenstände sind unter anderem:

• Verlängerungskabel
• Ladegeräte
• Adapter
• Tablets oder Geräte für Demos und Lead-Erfassung
• Klebeband und Befestigungen
• Kabelbinder
• Schreibwaren
• Reinigungsmittel
• Ersatzgrafiken
• Sicherung von Artwork-Dateien
• abgefülltes Wasser
• bequemes Schuhwerk
• Powerbanken

Bei der Planung von Ausstellungen spielen diese Elemente nur selten eine Rolle, aber sie können von unschätzbarem Wert sein, wenn Installationen länger dauern als erwartet oder die Ausrüstung in letzter Minute gewartet werden muss.

Sichern Sie wichtige Vermögenswerte

Mehrere Aussteller empfahlen auch die Aufbewahrung von Duplikaten wichtiger digitaler Daten auf mehreren Geräten oder Cloud-Systemen für den Fall, dass Laptops, USB-Laufwerke oder Internetverbindungen vor Ort ausfallen.

Die Planung der Datensicherung ist besonders wichtig, wenn es um Ausstellungen geht:

• Live-Demonstrationen
• digitale Präsentationen
• Gastgewerbeausrüstung
• Zahlungssysteme
• interaktive Displays

Eine fehlgeschlagene Präsentation, eine fehlende Datei oder eine nicht verfügbare Internetverbindung lassen sich viel leichter bewältigen, wenn ein alternativer Zugang im Voraus geplant wurde.

Bauen Sie Flexibilität in Ihren Tag ein

Zusätzliche personelle Flexibilität kann ebenfalls hilfreich sein. Einige Aussteller empfahlen, einen zusätzlichen Mitarbeiter über die erforderliche Mindestbesetzung hinaus mitzubringen, damit Pausen, Aufbauprobleme oder unerwartete Gespräche erledigt werden können, ohne den Stand unbeaufsichtigt zu lassen.

Auch das Timing sollte sorgfältig bedacht werden. Die Aussteller haben wiederholt davor gewarnt, wichtige Lieferungen so zu planen, dass sie zum letztmöglichen Zeitpunkt am Veranstaltungsort eintreffen. Verspätungen bei Kurieren, im Verkehr oder beim Zugang zum Veranstaltungsort können den Zeitplan für den Aufbau schnell unter Druck setzen.

Wenn es möglich ist, kann die Einplanung zusätzlicher Zeit für Lieferungen, Installation und Tests die Auswirkungen von Problemen verringern, die sonst am Tag der Veranstaltung zu Stress führen könnten.

FAQs

Was sollten Sie zu einem Messestand mitbringen?

Die meisten Aussteller benötigen eine Kombination aus Ausstellungsmaterial, gedruckter Literatur, Werbeartikeln und praktischer Aufbauausrüstung. Zu den wichtigsten Dingen gehören:

• Rollbanner und Messestände
• Broschüren und Flugblätter
• Visitenkarten
• Markenkleidung und Schlüsselbänder
• QR-Codes, die auf digitale Ressourcen verweisen
• Ladegeräte und Verlängerungskabel
• Klebeband, Befestigungen und Kabelbinder
• Bleierfassungssysteme
• Erfrischungen und Bewirtungsartikel
• Sicherung von Artwork-Dateien

Viele erfahrene Aussteller empfehlen auch die Mitnahme von Ersatzkabeln, digitalen Duplikaten und einem zusätzlichen Teammitglied über die erforderliche Mindestbesetzung hinaus.

Welche Werbeartikel eignen sich am besten für Messen?

Werbeartikel mit praktischem Nutzen sind in der Regel am besten geeignet, da die Besucher sie nach der Veranstaltung eher behalten und wiederverwenden. Übliche Messe-Giveaways sind Tragetaschen, Wasserflaschen, Stifte, Notizbücher, Aufkleber und Markenkleidung.

Artikel, die eine umfassendere Kampagne, Aktivität oder Konversation unterstützen, sind oft einprägsamer als generische Werbegeschenke, die ohne Kontext verteilt werden.

Sind gedruckte Materialien auf Messen noch sinnvoll?

Ja. Obwohl viele Aussteller inzwischen Print mit digitalen Follow-up-Tools wie QR-Codes kombinieren, helfen gedruckte Materialien den Besuchern immer noch, sich nach Beendigung des Gesprächs an den Aussteller zu erinnern.

Kompakt Broschüren, Prospekte, Produktblätter und gedruckte Muster sind nach wie vor nützlich, da sie den Besuchern etwas Greifbares bieten, wenn sie die Messehalle verlassen.

Wie können Aussteller mehr Besucher an ihren Stand locken?

Eine gute Sichtbarkeit, ansprechbares Personal und klare Botschaften tragen dazu bei, dass die Besucher den Stand stärker nutzen. Viele Aussteller nutzen auch:

• Live-Demonstrationen
• Wettbewerbe
• Gastfreundschaft
• interaktive Erlebnisse
• Social-Media-Aktivität
• Förderprodukte
• großformatige Display-Grafiken

Warum verwenden Aussteller QR-Codes auf Messen?

QR-Codes helfen den Ausstellern, Gespräche digital fortzusetzen, ohne sich vollständig auf gedruckte Handouts zu verlassen. Sie werden häufig verwendet, um Besucher zu leiten:

• Buchungsformulare
• Mailinglisten
• Produktinformation
• Demonstrationen
• digitale Broschüren
• Wettbewerbsbeiträge

Sie verringern auch die Menge an gedrucktem Material, das die Besucher den ganzen Tag mit sich herumtragen müssen.

Was sind die am häufigsten vergessenen Ausstellungsstücke?

Verlängerungskabel, Ladegeräte, Adapter, Klebeband, Kabelbinder und Sicherungsdateien gehören zu den Dingen, von denen die Aussteller am häufigsten feststellen, dass sie sie brauchen, sobald der Aufbau begonnen hat.

Viele erfahrene Aussteller empfehlen auch die Mitnahme von Powerbanks, Wasserflaschen, Reinigungsmitteln und Duplikaten digitaler Daten als Notfallmaßnahmen. Wenn Sie zusätzliche Zeit für Lieferungen einplanen und Ersatzversionen wichtiger Materialien mitbringen, können Sie verhindern, dass kleine Versäumnisse zu großen Problemen am Messetag führen.