De ultieme gids voor gepersonaliseerde kalenders en agenda's

Op maat gemaakt Kalenders en agenda's ze combineren twee eigenschappen die promotiemateriaal niet altijd tegelijkertijd weet te realiseren: ze vallen goed op en zijn echt nuttig.

Een kalender kan een jaar lang een plekje veroveren aan de muur of op het bureau van een klant. Een agenda kan een vast onderdeel worden van de manier waarop een team projecten, afspraken en deadlines organiseert. Door uw huisstijl, afbeeldingen en belangrijke data toe te voegen, kunt u van een alledaags planningshulpmiddel een promotieartikel, een relatiegeschenk of een praktische uitdrukking van uw bedrijfsidentiteit maken.

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u het juiste formaat kiest, uw inhoud plant, uw ontwerp aanpast en drukwerk aanlevert waarmee u het gewenste resultaat bereikt.

Inhoud

• Waarom zou je kiezen voor bedrukte kalenders en agenda's?
• Wat is het verschil tussen een agenda en een planner?
• Welk kalender- of agendaformaat moet je kiezen?
• Hoe kunnen bedrijven op maat gemaakte kalenders gebruiken?
• Hoe kunnen kalenders worden ingezet als promotieartikelen of producten voor fondsenwerving?
• Hoe kunnen op maat gemaakte planners collega’s en teams helpen?
• Wat moet je in je ontwerp opnemen?
• Hoe moet je illustraties voor kalenders en agenda’s voorbereiden?
• Wat moet je controleren voordat je een bestelling plaatst?
• Checklist voor agenda's en planners

Waarom zou je kiezen voor bedrukte kalenders en agenda's?

Digitale kalenders zijn handig voor meldingen, uitnodigingen en het plannen van persoonlijke afspraken. Gedrukte kalenders en agenda’s vervullen een andere functie.

Ze bieden direct een visueel overzicht zonder dat je een app hoeft te openen of door afzonderlijke vermeldingen hoeft te zoeken. A Wandplanner kan een heel jaar in één keer weergeven. A Wandkalender kan de huidige maand naast merkafbeeldingen weergeven. A Bureaukalender biedt gebruikers de ruimte om te schrijven, te schetsen en hun werk direct voor zich te ordenen.

Ze blijven zichtbaar

Een flyer wordt misschien één keer gelezen. Een e-mail kan in de inbox verdwijnen. Een kalender die een plekje aan de muur of op het bureau heeft veroverd, blijft gedurende zijn hele levensduur zichtbaar.

Daardoor is Calendars bijzonder geschikt voor bedrijven die hun naamsbekendheid bij bestaande klanten, leveranciers en zakelijke contacten willen behouden.

Ze geven je een reden om je merkidentiteit te behouden

Promotieartikelen werken het beste als de ontvanger een praktische reden heeft om ze te bewaren. Een kalender helpt mensen om data te onthouden. Een agenda helpt hen hun tijd te organiseren.

Van de ontvanger wordt niet gevraagd om een advertentie op te slaan. Hij of zij krijgt iets nuttigs aangeboden dat tegelijkertijd uw merk uitdraagt.

Ze zijn geschikt voor een breed publiek

Er kunnen kalenders worden aangemaakt voor:

• • Klanten en potentiële klanten
  • Collega’s
  • Leden en sympathisanten
  • Franchisenemers en winkellocaties
  • Scholen, verenigingen en buurtgroepen
  • Fans van een artiest, fotograaf, team of organisatie
  • Donateurs en klanten die geld inzamelen voor goede doelen

 

De opmaak, de afbeeldingen en de mate van merkpresentatie kunnen vervolgens worden aangepast aan de doelgroep.

Wat is het verschil tussen een agenda en een planner?

De termen overlappen elkaar soms, maar het verschil komt meestal neer op de manier waarop het product zal worden gebruikt.

Kalenders geven datums weer

Kalenders ordenen dagen in maanden en plaatsen het datumrooster meestal naast foto’s, illustraties of merkgerelateerde inhoud.

Ze zijn geschikt voor:

• Data snel controleren
• Seizoensgebonden afbeeldingen weergeven
• Verjaardagen, evenementen en feestdagen vieren
• Een relatiegeschenk voor het hele jaar
• Het ontwerpen van merchandise met foto’s of illustraties

De organisatoren zetten een activiteit op

Agenda’s bieden meer ruimte voor afspraken, taken, deadlines en notities. Ze kunnen het hele jaar op één blad weergeven of het jaar indelen in maanden, weken of afzonderlijke werkperiodes.

Ze zijn geschikt voor:

• Projectplanning
• Campagneplanning
• Beschikbaarheid van het personeel
• Leverings- en productietermijnen
• Evenementenprogramma's
• Academische termen
• Dienstroosters
• Dagelijks en wekelijks takenbeheer

Een kalender laat gebruikers zien wanneer een bepaalde datum valt. Een planner biedt hen de ruimte om te bepalen wat er op die datum gaat gebeuren.

Welk kalender- of agendaformaat moet je kiezen?

Welk formaat het meest geschikt is, hangt af van waar het wordt geplaatst, hoeveel informatie er moet worden weergegeven en of afbeeldingen of tekstruimte voorrang hebben.

Wiro-gebonden wandkalenders

Wiro-gebonden wandkalenders hebben een aparte pagina voor elke maand en kunnen worden gepersonaliseerd met uw huisstijl en maximaal 13 foto’s. Solopress biedt de formaten A3, A4 en A5 aan, zowel in staand als liggend formaat.

Geschikt voor:

• Klantgeschenken met merknaam
• Fotografie en illustratie
• Wanden in kantoren, winkels en woningen
• Maandelijkse aanbiedingen
• Bedrijven die behoefte hebben aan ruimte voor beeldmateriaal

Dankzij de spiraalbinding kun je de pagina’s gemakkelijk omslaan naarmate de maanden verstrijken. Bij grotere formaten komen de foto’s beter tot hun recht, terwijl kleinere kalenders minder ruimte aan de muur innemen en goedkoper te verspreiden zijn.

Wandkalenders met nietjes

 

Wandkalenders met nietjes kunnen als een boekje worden opengevouwen en zijn voorzien van een ophanggaatje. Ze bieden ruime pagina’s voor afbeeldingen in kleur en kunnen worden geleverd op basis van sjablonen, kant-en-klare ontwerpen of afzonderlijke afbeeldingen.

Geschikt voor:

• Fotoproducten
• Kunstenaars en illustratoren
• Liefdadigheidsinstellingen en buurtverenigingen
• Sport, reizen en lifestyle
• Ontwerpen die goed tot hun recht komen op brede paginavullende lay-outs

Een geniete uitvoering kan een meer journalistieke uitstraling geven, vooral wanneer de afbeeldingen de belangrijkste reden zijn waarom iemand de kalender koopt of bewaart.

Bureaukalenders

Bureaukalenders worden in de directe werkomgeving van de gebruiker geplaatst. Solopress biedt A5- en DL-formaten in liggend formaat aan, die kunnen worden gepersonaliseerd met bedrijfslogo’s en foto’s.

Geschikt voor:

• Business-to-business-geschenken
• Campagnes voor accountbeheer
• Receptiebalies en werkplekken
• Merken waarvan de klanten op kantoor werken
• Beknopt naslagwerk per maand

Omdat de kalender dicht bij de gebruiker staat, blijven contactgegevens, websiteadressen en ingetogen merkboodschappen gemakkelijk te vinden zonder het ontwerp te overheersen.

Tentkalenders

Tentkalenders zijn compacte, vrijstaande producten met een prisma-achtige structuur. De Tentkalenders van Solopress bieden een overzicht van 12 maanden, waarbij aan elke kant zes maanden worden weergegeven.

Geschikt voor:

• Weggeefartikelen voor beurzen en conferenties
• Receptiebalies
• Klantenservicebalies
• Compacte werkplekken
• Eenvoudige ontwerpen voor een jaaroverzicht

Ze nemen weinig ruimte in beslag en worden plat geleverd om in elkaar te zetten, waardoor ze gemakkelijk op te slaan, te distribueren of in een promotiepakket op te nemen zijn.

Muurplanners

Wandplanners geven het hele jaar weer op één groot vel. De wandplanners van Solopress hebben het formaat A2 en zijn verkrijgbaar in staande of liggende uitvoering.

Geschikt voor:

• Gezamenlijke teamplanning
• Campagne- en evenementenkalenders
• Productieomgevingen
• Scholen en opleidingsinstellingen
• Vakantie- en middelenplanning

Een wandplanner is vooral handig wanneer meerdere mensen hetzelfde schema moeten kunnen volgen. Met kleurcodes kun je teams, projecten, locaties of soorten activiteiten van elkaar onderscheiden.

Bureaukalenders

Bureaukalenders bieden schrijfruimte op een blok met afscheurbare pagina’s. Solopress biedt varianten met 12, 25, 50 of 100 pagina’s, met sjablonen per maand en per jaar. De pagina’s zijn aan de onderrand gelijmd om te voorkomen dat ze tijdens het gebruik omkrullen.

Geschikt voor:

• Dagelijkse takenlijsten
• Wekelijkse roosters
• Afspraakplanning
• Opmerkingen en berekeningen
• Promotionele kantoorbenodigdheden
• Intern gebruik door het team

Ze nemen een prominente plaats in op het bureau van de gebruiker, maar de werkruimte moet wel praktisch blijven. De huisstijl moet de werkruimte omkaderen in plaats van ermee te concurreren.

Hoe kunnen bedrijven op maat gemaakte kalenders gebruiken?

Bij het ontwerpen van een promotiekalender moet je uitgaan van de reden waarom iemand deze zal gebruiken. Begin bij de ontvanger in plaats van bij het logo.

Cadeaus voor klanten en potentiële klanten

Kalenders kunnen een nuttig eindejaarscadeau zijn voor klanten, leveranciers en potentiële klanten. Ze zijn vooral geschikt wanneer uw bedrijf een langdurige relatie met de ontvanger heeft en graag in het geheugen wil blijven hangen.

Denk ook aan:

• Contactgegevens
• Website of bestelinformatie
• Belangrijke data voor de sector
• Seizoensgebonden herinneringen
• Onderhoudsintervallen
• Boekingstermijnen
• Nuttige tips of feiten

Een accountant zou bijvoorbeeld belastingdeadlines kunnen vermelden. Een leverancier van tuinartikelen zou seizoensgebonden plantadvies kunnen geven. Een evenementenlocatie zou belangrijke evenementen kunnen aangeven. Een groothandel zou besteldeadlines kunnen vermelden.

Nuttige informatie geeft de ontvanger nog een reden om de kalender te raadplegen.

Accountbeheer

 

Kalenders kunnen worden verstuurd als onderdeel van een geplande campagne voor klantbeheer, in plaats van als een op zichzelf staand relatiegeschenk.

Ze zouden kunnen worden gecombineerd met:

• Een persoonlijke brief
• Een nieuwe catalogus
• Bijgewerkte contactgegevens
• Een jaarlijkse herziening van de tarieven of dienstverlening
• Een bedankpakket voor klanten
• Een afspraak met een accountmanager

Door de bijbehorende boodschap persoonlijk te maken, komt het cadeau doordacht over, zelfs als de kalender zelf in grote oplage wordt geproduceerd.

Evenementen en tentoonstellingen

Tentkalenders en bureaukalenders zijn praktische alternatieven voor promotieartikelen die wellicht weinig verband houden met het beroepsleven van de ontvanger.

Een kalender die in de herfst wordt uitgedeeld, kan vrijwel direct van pas komen. Vermeld beknopte contactgegevens en geef duidelijk aan wat uw bedrijf te bieden heeft, zodat de ontvanger het bedrijf ook maanden na het evenement nog kan herkennen.

Detailhandel- en franchisenetwerken

Een centraal marketingteam kan agenda’s aanmaken die in alle vestigingen, dealers of franchiselocaties kunnen worden gebruikt.

Hieronder kunnen onder meer vallen:

• Data van de nationale campagne
• Lokale marketingruimtes
• Productlanceringen
• Actieperiodes
• Opleidingsdata
• Inlevertermijnen
• Door het merk goedgekeurde foto's

Door een gemeenschappelijke kalender of agenda aan te bieden, kunnen verschillende vestigingen volgens hetzelfde schema werken en tegelijkertijd een consistente visuele identiteit behouden.

Hoe kunnen kalenders worden ingezet als promotieartikelen of producten voor fondsenwerving?

Een op maat gemaakte kalender hoeft niet per se als geschenk te worden weggegeven. Dankzij indrukwekkende foto’s, illustraties of een boeiend thema kan het een volwaardig verkoopproduct op zich zijn.

Maak van je bestaande publiek klanten

Kalenders kunnen dienen als promotieartikelen voor:

• Kunstenaars en illustratoren
• Fotografen
• Sportverenigingen
• Muzikanten en artiesten
• Bezienswaardigheden
• Erfgoedorganisaties
• Dierenwelzijnsorganisaties
• Buurtgroepen
• Online makers

Het publiek koopt toegang tot de afbeeldingen en de onderwerpen. Dankzij de kalenderindeling blijft die inhoud het hele jaar door bruikbaar.

Stel een duidelijk thema vast

Een verzameling afbeeldingen die niets met elkaar te maken hebben, kan een kalender een geïmproviseerde indruk geven. Een herkenbaar thema geeft het product een sterkere identiteit.

Mogelijke benaderingen zijn onder meer:

• Elke maand een ander product of project
• Seizoenslandschappen
• Portretten van medewerkers of leden van de gemeenschap
• Archieffoto's
• Inzendingen van klanten
• Advies met afbeeldingen
• Een jaar uit het leven van een organisatie
• Afbeeldingen die zijn gegroepeerd op kleur, locatie of onderwerp

Plan de reeks als een geheel, in plaats van elke maand afzonderlijk te kiezen.

Gebruik voorbestellingen om de vraag in te schatten

Door middel van voorbestellingen kunnen organisaties de vraag inschatten voordat ze zich vastleggen op een grotere hoeveelheid. Dit is met name handig bij nieuwe merchandise, een beperkte doelgroep of seizoensgebonden fondsenwerving.

Stel een duidelijke deadline vast, zodat er voldoende tijd overblijft voor het voltooien van het drukwerk, het goedkeuren van de proefdruk, de productie en de distributie.

Bescherm uw marge

Houd bij het vaststellen van de prijs van kalenders voor wederverkoop rekening met het volgende:

• Drukkosten
• btw
• Kunstwerken en fotografie
• Verpakking
• Betalingsverwerking
• Verzendkosten of afhandeling
• Commissies in de detailhandel
• Beschadigde of onverkochte voorraad
• Het bedrag dat is gereserveerd voor fondsenwerving

Kalenders zijn onderworpen aan btw, in tegenstelling tot bepaalde boeken en gedrukte publicaties. Liefdadigheidsinstellingen dienen de actuele richtlijnen van HM Revenue and Customs te raadplegen om te beoordelen of er btw kan worden teruggevorderd.

Hoe kunnen op maat gemaakte planners collega’s en teams helpen?

Interne drukwerk hoeft niet standaard te zijn. Een planner met uw merknaam zorgt ervoor dat belangrijke informatie beter opvalt en zorgt tegelijkertijd voor een uniforme uitstraling in gedeelde werkruimtes.

Maak één overzicht van het jaar

Een gedeelde muurplanner kan het volgende weergeven:

• Campagneperiodes
• Productlanceringen
• Vakbeurzen
• Training
• Onderhoud
• Inventarisaties
• Financiële deadlines
• Verlof van medewerkers
• Verslagperioden
• Seizoensgebonden vraag

Hierdoor wordt het risico verkleind dat belangrijke data in afzonderlijke inboxen, documenten of individuele agenda’s terechtkomen.

De bedrijfsidentiteit versterken

Interne kalenders kunnen dezelfde lettertypes, kleuren, afbeeldingen en toon bevatten als het materiaal dat voor klanten bestemd is.

Dit is met name van groot belang bij meerdere vestigingen of locaties, waar inconsistente documenten de merkherkenning geleidelijk kunnen ondermijnen.

Mogelijke aanpassingen zijn onder meer:

• Bedrijfswaarden
• Foto's van medewerkers
• Contactpersonen van de afdeling
• Herinneringen inzake gezondheid en veiligheid
• Arbeidsvoorwaarden
• Operationele mijlpalen
• Thema's voor interne campagnes
• Erkenning van de prestaties van het personeel

De inhoud moet nog steeds een praktisch doel dienen. Bedrijfsboodschappen zullen meer aandacht krijgen als ze worden geïntegreerd in een planner die mensen toch al moeten gebruiken.

Rolspecifieke versies aanmaken

Verschillende afdelingen hebben mogelijk niet dezelfde informatie nodig.

Een detailhandelaar kan aparte planners maken voor:

• Winkelmanagers
• Regiomanagers
• Marketingteams
• Merchandisingteams
• Distributiecentra

De kern van de merkidentiteit kan consistent blijven, terwijl het tijdschema, de terminologie en de planningsgebieden per doelgroep kunnen verschillen.

7. Wat moet je in je ontwerp opnemen?

Een kalender of agenda is niet zomaar een poster die in maanden is ingedeeld. Het ontwerp moet overzichtelijk blijven, ook nadat er afspraken, herinneringen en handgeschreven notities aan zijn toegevoegd.

Begin met het beoogde gebruik

Bepaal of de prioriteit ligt bij:

• Beelden weergeven
• Data controleren
• Schrijfafspraken
• Een team aansturen
• Een bedrijf promoten
• Verkoop van merchandise

Dit besluit dient als leidraad voor de opmaak, de hoeveelheid witruimte en de balans tussen huisstijl en praktische inhoud.

Geef datums voldoende ruimte

Maandnamen, weekdagen en datumcijfers moeten duidelijk herkenbaar blijven. Controleer het ontwerp op het uiteindelijke afdrukformaat en ga niet af op hoe groot het er op het scherm uitziet.

Laat voldoende lege ruimte over op plaatsen waar gebruikers iets moeten schrijven. Donkere achtergronden, drukke patronen en grote merklogo’s kunnen ervoor zorgen dat handgeschreven tekst moeilijk leesbaar is.

Pas de huisstijl consequent toe

Vermeld het juiste:

• Logo
• Merkkleuren
• Lettertypes
• Beeldstijl
• Contactgegevens
• Websiteadres

Je kunt je merk op elke pagina laten terugkomen zonder hetzelfde grote logo twaalf keer te herhalen. Denk bijvoorbeeld aan een consistente voettekst, paginarand, kleurenschema of een klein merkteken.

De voorpagina kan een krachtigere boodschap overbrengen. Op de binnenpagina’s moet meer nadruk worden gelegd op datums en beeldmateriaal.

Kies afbeeldingen die goed afgedrukt kunnen worden

Gebruik afbeeldingen met een hoge resolutie die scherp blijven bij de vereiste afmetingen. Ga er niet zomaar vanuit dat een afbeelding die geschikt is voor een website of een bericht op sociale media ook duidelijk wordt weergegeven op een A3-pagina.

Controleer elke afbeelding op:

• Resolutie
• Focus
• Samenstelling
• Consistente kleurbehandeling
• Ruimte voor het kalenderraster
• Toestemming om het te reproduceren
• Geschiktheid voor de maand of het seizoen

Plaats geen belangrijke afbeeldingen, tekst of details dicht bij de rand van een pagina, een perforatie, een vouw of een bindplaats.

Voeg data toe die belangrijk zijn voor je publiek

De kalendersjablonen van Solopress bevatten Britse feestdagen, die u kunt behouden, verwijderen of aanvullen met uw eigen data.

Je zou ook kunnen toevoegen:

• Branche-evenementen
• Besteltermijnen
• Schoolperiodes
• Bewustwordingsdagen
• Lidmaatschapsverlengingen
• Wedstrijden en prestaties
• Lokale evenementen
• Startdata van de campagne

Controleer of elke datum relevant is. Te veel vermeldingen kunnen het ontwerp moeilijker te overzien maken.

Vermeld duidelijk de bronvermelding

Kalenders met foto’s, illustraties of door gebruikers ingezonden materiaal moeten mogelijk voorzien zijn van bijschriften of bronvermeldingen.

Bepaal of deze worden weergegeven:

• Naast elke afbeelding
• In het kalenderraster
• Op de binnenkant van de omslag
• Op een speciale pagina met aftiteling

Zorg ervoor dat de behandeling van begin tot eind consistent verloopt.

8. Hoe moet je het drukwerk voor agenda’s en planners voorbereiden?

Het gebruik van de juiste sjabloon is de veiligste manier om de pagina-afmetingen, datums, afloopgebieden en productspecifieke kenmerken vast te leggen. Voor echt uitgebreid advies over het voorbereiden van je ontwerp kun je terecht op de ‘Handleiding ’Hoe lever je illustratiemateriaal aan?’.

Solopress biedt downloadbare sjablonen voor kalenders en planners in verschillende formaten. De huidige sjablonen voor 2027 omvatten wandkalenders met spiraalbinding, wandkalenders met nietjes, bureaukalenders, tentkalenders, wandplanners en bureauplanners. De sjablonen geven het beschikbare afdrukgebied weer, evenals het gebied dat mogelijk wordt bijgesneden. Ze bevatten ook Britse feestdagen, die u kunt behouden, verwijderen of aanvullen met data die voor uw doelgroep van belang zijn. Zoek Kalendersjablonen vind je hier.

Gebruik het sjabloon voor precies jouw product

Kies uw product, formaat en uitlijning voordat u begint met het definitieve ontwerp.

Pas de afmetingen van een sjabloon dat voor een ander formaat is gemaakt niet aan. Een A3-wandkalender, een A5-bureaukalender en een A2-wandplanner hebben verschillende afmetingen en lay-outs. Gebruik altijd het sjabloon dat bij het exacte product hoort dat u wilt bestellen.

Zorg voor een afloop van 3 mm

De afloop is het deel van de afbeelding dat buiten de snijrand valt. Dit zorgt ervoor dat er tijdens het snijden kleine verschuivingen kunnen optreden en voorkomt dat er ongewenste witte lijnen rond het eindproduct ontstaan.

Zorg ervoor dat achtergrondkleuren, afbeeldingen en patronen aan elke buitenrand 3 mm buiten de snijlijn uitsteken. Plaats tekst, logo’s en andere essentiële details minstens 3 mm binnen de snijlijn, binnen het veilige gebied. Snijtekens zijn niet nodig, mits het bestand in de juiste afmetingen wordt aangeleverd met de volledige afloop van 3 mm.

Houd rekening met de naad, vouwen en boorgaten

Zorg ervoor dat belangrijke tekst, gezichten, datums en contactgegevens niet in de buurt komen van spiraalbindingen, vouwen, perforatiegaatjes en gelijmde randen.

Wandkalenders zijn voorzien van een perforatiegaatje, zodat ze aan een haak of spijker kunnen worden opgehangen. Dit wordt op de ontwerpsjablonen van Solopress aangegeven met een magenta stip. Plaats geen tekst of belangrijke delen van een afbeelding op deze plek, aangezien het gaatje een deel van de afdruk zal bedekken.

Volg de productsjabloon nauwkeurig en controleer hoe de kalender of agenda in elkaar wordt gezet en gebruikt. Bij producten met een spiraalbinding moet er bovendien voldoende ruimte naast de binding zijn, zodat de inhoud niet door de spiraal wordt bedekt.

Gebruik afbeeldingen met een hoge resolutie

Foto’s en andere op pixels gebaseerde afbeeldingen moeten bij hun uiteindelijke afdrukformaat een minimale resolutie van 300 ppi hebben.

Als je een kleine afbeelding in je ontwerp vergroot, neemt de effectieve resolutie ervan af, wat kan leiden tot een wazig of korrelig resultaat. Het instellen van een afbeelding met lage resolutie op 300 ppi voegt de ontbrekende details niet toe; begin daarom met een bronbestand dat groot genoeg is voor de ruimte die het moet vullen.

Stel de kleuren in op CMYK

Beeldschermen geven kleur weer met behulp van rood, groen en blauw licht, ook wel RGB genoemd. Bij commercieel drukwerk worden kleuren doorgaans weergegeven met behulp van cyaan, magenta, geel en zwarte inkt, ook wel CMYK genoemd.

Zorg ervoor dat u uw ontwerp vóór het indienen in de CMYK-kleurmodus opmaakt of converteert. RGB-bestanden worden voor het drukken naar CMYK geconverteerd, waardoor sommige kleuren kunnen veranderen, met name helderdere tinten die niet met CMYK-inkten kunnen worden weergegeven. Gebruik het FOGRA39-kleurprofiel indien uw software dit toestaat.

Een afdrukklare PDF exporteren

Een PDF met hoge resolutie is doorgaans het meest betrouwbare formaat voor voltooide ontwerpen voor agenda’s en planners, omdat hierin de paginalay-out, afbeeldingen en letterinstellingen behouden blijven.

Sluit alle lettertypen in bij het exporteren van je bestand. Bij het exporteren vanuit Adobe InDesign of Illustrator raadt de Solopress-kleurgids de voorinstelling PDF/X-1a:2001 aan. PDF-, JPG- en PNG-bestanden kunnen via de productpagina’s van de Kalender worden geüpload, maar één enkel PDF-bestand is de duidelijkste manier om een voltooid ontwerp van meerdere pagina’s aan te leveren.

Pagina's in de juiste volgorde aanleveren

Voor kalenders met meerdere pagina’s dient u één PDF-bestand in te dienen waarin de afzonderlijke pagina’s in de volgorde staan waarin ze moeten verschijnen. Plaats de voorpagina op pagina één en de achterpagina op de laatste pagina.

Rangschik de pagina’s niet als dubbele pagina’s of “Printers’ Pairs”. Solopress zorgt ervoor dat de pagina’s correct worden geplaatst voor het drukken en inbinden. Als u afzonderlijke bestanden aanlevert, nummer deze dan duidelijk om de gewenste volgorde aan te geven.

Controleer de uitlijning en het aantal pagina’s

Controleer of elke pagina voldoet aan de door het product vereiste staande of liggende afdrukstand.

Controleer of het aantal pagina’s in je bestand overeenkomt met de productspecificatie en het sjabloon. Zorg ervoor dat er geen sjablooninstructies, hulplijnen of ongebruikte pagina’s zichtbaar blijven in het geëxporteerde drukwerk.

Controleer elke datum

Hoewel de sjablonen van Solopress op juistheid zijn gecontroleerd, kan een verkeerde datum rampzalige gevolgen hebben als u uw eigen lay-out op maat maakt. Controleer daarom het volgende:

• Het jaar
• Dagen van de week
• Het aantal dagen in elke maand
• Schrikkeljaren
• Britse feestdagen
• Aangepaste gebeurtenissen en deadlines
• Schoolperiodes
• Terugkerende data
• Contactgegevens
• Bijschriften en bronvermeldingen

Vraag iemand anders om een aparte controle uit te voeren. Door herhalingen in de kalenderrasters kunnen fouten moeilijk op te merken zijn als je het ontwerp zelf hebt gemaakt.

Controleer de proefdruk zorgvuldig

De proefdruk is je laatste kans om het ontwerp te controleren voordat het in productie gaat.

Bekijk het ontwerp op het uiteindelijke afdrukformaat om te controleren of datums, bijschriften en andere tekst duidelijk en goed leesbaar zijn. Zoom in tot ongeveer 300 of 400% om foto’s, logo’s en andere afbeeldingen te controleren op pixelvorming. Controleer elke pagina, de paginavolgorde, de snijpositie, de veilige zone en eventuele kleurveranderingen als gevolg van de conversie naar CMYK.

Keur de proefdruk pas goed als u er zeker van bent dat alle inhoud correct is. Zodra een proefdruk is goedgekeurd, kan Solopress niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen die in het goedgekeurde bestand aanwezig waren.

9. Waar moet je op letten voordat je een bestelling plaatst?

Een kalendercampagne heeft een vaste looptijd. Vertragingen verkorten de beschikbare tijd voor verspreiding, verkoop en gebruik.

Werk terug vanuit de distributie

Houd rekening met tijd voor:

1. Het formaat kiezen
2. Afbeeldingen en datums verzamelen
3. Het ontwerp afronden
4. Interne goedkeuring
5. Controle van illustraties
6. Goedkeuring van proefdruk
7. Afdrukken en levering
8. Verpakking en distributie

Bedrijven die kalenders voor klanten produceren, moeten mogelijk rekening houden met leveringen aan afzonderlijke vestigingen, verzendgegevens, distributie door het verkoopteam of het meeverzenden met andere bestellingen.

Bevestig het aantal

Overweeg:

• De omvang van de lijst met ontvangers
• Verwachte bezoekersaantallen
• Vereisten voor personeel en vestigingen
• Vraag vanuit de detailhandel
• Verkoophoeveelheden
• Vervangende exemplaren
• Archief- en fotokopieën

Wat betreft handelsgoederen moet je de lagere stukprijs van een grotere oplage afwegen tegen het risico dat je na het begin van het jaar met onverkochte voorraad blijft zitten.

Plan de distributie voordat je gaat afdrukken

Bepaal of agenda’s:

• Afzonderlijk geplaatst
• Toegevoegd aan de bestellingen van klanten
• Uitgedeeld door accountmanagers
• Online verkocht
• Uitgedeeld tijdens evenementen
• Geleverd aan winkels
• Verzonden naar vestigingen
• Uitgereikt aan werknemers

De verzendwijze kan van invloed zijn op de afmetingen, het gewicht, de verpakking en de hoeveelheid van de kalender die u kiest.

10. Checklist voor agenda’s en planners

Controleer voordat je je ontwerp uploadt of je het volgende hebt:

• Er is een formaat gekozen dat geschikt is voor de beoogde locatie
• De juiste productsjabloon gebruikt
• Het jaar en alle datums gecontroleerd
• Alleen relevante feestdagen en evenementen toegevoegd
• Gebruikte afbeeldingen met hoge resolutie
• Toestemming voor het reproduceren van alle inhoud is bevestigd
• Stel de kleuren in op CMYK
• Inclusief 3 mm afloop
• Belangrijke inhoud binnen beveiligde zones bewaard
• Geschikt voor inbinding, vouwen, boorgaten en gelijmde randen
• Alle lettertypen zijn ingebed
• Meerdere pagina’s met illustraties in de juiste volgorde gerangschikt
• Controleer alle contactgegevens en bijschriften
• De volledige PDF in het uiteindelijke formaat gecontroleerd
• Geplande hoeveelheden en distributie
• Er is voldoende tijd ingecalculeerd voor proefdruk, productie en levering

Een succesvolle, op maat gemaakte kalender of agenda begint met het bieden van iets wat mensen echt nodig hebben. Stem het formaat af op hun werkgewoonten, geef voorrang aan datums en schrijfruimte en pas branding terughoudend toe.

Het resultaat kan uw bedrijf onder de aandacht brengen, een verkoopbaar product opleveren of collega’s helpen bij het organiseren van het komende jaar, lang nadat veel ander campagnemateriaal zijn rol heeft vervuld.